Каждый, кто занимается торговлей, складским хозяйством или логистикой, рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда товар прибывает на склад без сопроводительных документов — накладных, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных. В такой ситуации нельзя просто принять товар «на словах»: необходимо правильно оформить акт приемки товара без документов, который зафиксирует фактическое состояние поставки и защитит интересы получателя.
Когда составляется акт приемки без документов
Акт составляется в следующих типичных ситуациях:
- поставщик не вложил в партию товаросопроводительные документы (ТТН, ТОРГ-12, УПД);
- документы утеряны перевозчиком в пути;
- товар доставлен курьерской службой без надлежащего оформления;
- поставка осуществлена по устной договоренности или по счету без отгрузочных документов;
- документы обещаны поставщиком позже (по электронной почте или с следующей партией).
Зачем нужен такой акт
Документ выполняет несколько важных функций:
- Фиксация факта поставки — подтверждает, что товар реально поступил на склад получателя.
- Защита от претензий — получатель не может быть обвинен в недостаче, которая возникла не по его вине.
- Основание для претензии поставщику — акт служит доказательством нарушения условий договора.
- Основание для оприходования — бухгалтерия может временно принять товар к учету на основании акта (с последующей корректировкой).
Обязательные реквизиты акта
Унифицированной формы акта приемки товара без документов не существует, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. Однако в акте обязательно должны быть указаны:
- наименование документа — «Акт приемки товара без сопроводительных документов»;
- дата и место составления;
- наименование организации-получателя (например, ООО «Торговый дом »);
- состав комиссии: председатель и члены комиссии с указанием должностей (директор склада Петров И. , кладовщик Сидорова А. , бухгалтер Козлова М. );
- наименование поставщика и реквизиты договора (договор поставки № * от ..20);
- данные о транспортном средстве и водителе (гос. номер а/м АА77, водитель Иванов С. , паспорт 45 № *);
- перечень фактически поступившего товара: наименование, количество, состояние упаковки;
- отметка об отсутствии сопроводительных документов;
- выводы комиссии и принятое решение (принять на ответственное хранение, оприходовать и т.д.);
- подписи всех членов комиссии.
АКТ № *
приемки товара без сопроводительных документов
г. Москва