Акт приема-передачи документации — это первичный документ‚ который фиксирует факт передачи документов от одной организации к другой. Он защищает обе стороны от претензий: передающая сторона подтверждает‚ что документы переданы в полном объеме‚ а принимающая — что получила именно те документы‚ которые указаны в акте.
Когда составляется акт
- при смене руководителя‚ главного бухгалтера или ответственного за архив сотрудника;
- при передаче бухгалтерской и кадровой документации на аутсорсинг;
- при реорганизации‚ ликвидации или слиянии компаний;
- при передаче документов в архив или налоговые органы;
- при исполнении договоров (передача проектной‚ технической‚ договорной документации);
- при переезде офиса или передаче дел между структурными подразделениями.
Обязательные реквизиты акта
Унифицированной формы акта приема-передачи документации законодательство не устанавливает‚ поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
- наименование документа, «Акт приема-передачи документации»;
- дата и место составления;
- наименования организаций (передающей и принимающей стороны)‚ их ИНН‚ ОГРН‚ адреса;
- основание передачи (номер и дата договора‚ приказа‚ распоряжения);
- ФИО и должности уполномоченных представителей сторон;
- перечень передаваемых документов с указанием количества экземпляров‚ листов‚ периода‚ за который документы составлены;
- отметка о состоянии документов (полнота‚ отсутствие повреждений);
- подписи сторон с расшифровкой и печати (при наличии).
Образец акта приема-передачи документации
АКТ № *
приема-передачи документации
г. Москва