Смена материально-ответственного лица (МОЛ) на складе, процедура обязательная и строго регламентированная․ Главный документ, фиксирующий факт передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от уходящего кладовщика к приходящему, — это акт приема-передачи․ Ниже мы подробно разберем, какие формы использовать, как правильно их заполнить и на какие нюансы обратить внимание в 2026 году․

Нормативная база и используемые формы

Согласно устоявшейся практике делового оборота и настройкам бухгалтерских программ (1С, «КонсультантПлюс» и др․), для оформления передачи ценностей на хранение или при смене МОЛ применяются унифицированные формы Государственного комитета по статистике (ныне Росстат)․

Основные формы:

• Форма № МХ-1, «Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение»․ Это базовый документ при передаче товаров на ответственное хранение․
• Форма № МБ-7 — «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей»․ Составляется комиссией перед составлением акта приема-передачи для подтверждения фактического наличия․
• Форма № 55․2 (унифицированная форма № 55а/55б), «Акт приема-передачи материальных ценностей при смене материально-ответственных лиц»․ Используется специально при смене кладовщика․

Важно: Организация имеет право утвердить собственные бланки (в учетной политике), однако они должны содержать все реквизиты, предусмотренные ст․ 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»․ В большинстве случаев удобнее использовать стандартные формы, так как они заложены в типовые конфигурации бухсофта․

Подготовительный этап: Инвентаризация

Составлять акт приема-передачи без предварительной инвентаризации нельзя․ Это грубое нарушение, которое лишает документ юридической силы․

1. Приказ об инвентаризации․ Издается руководителем организации (формы ИНВ-22, ИНВ-23 или свой бланк)․ Указываются сроки, состав комиссии․
2. Работа комиссии․ В комиссию входят: представитель руководства (председатель), главный бухгалтер (или его заместитель), уходящий и приходящий кладовщики, представитель внутреннего аудита/контроля․
3. Опись (МБ-7)․ Фиксируется фактическое количество, номенклатура, качество, сроки годности, состояние упаковки․
4. Сравнение с данными учета․ Выявлены излишки, недостачи, порча, оформляются отдельными актами (МБ-7, МБ-8) и служебными записками․

Только после подписания описи инвентаризации все членами комиссии можно переходить к заполнению акта приема-передачи․

Пошаговое заполнение акта приема-передачи (на примере формы № 55․2 / МХ-1)

Шапка документа

• Наименование организации: Полное или сокращенное наименование юрлица / ФИО ИП․
• Наименование структурного подразделения: Название склада, адрес: г․ , ул․ , д; , пом․ (адрес частично скрыт)․
• Номер документа: Сквозная нумерация за год․
• Дата составления: Дата окончания инвентаризации / фактической передачи․

Табличная часть (Сведения о передаваемых ценностях)

Заполняется по строкам для каждой номенклатурной позиции:

1. Номер строки․
2. Код по ОКП / внутренний код․
3. Наименование ТМЦ (полное, с характеристиками: марка, сорт, размер, артикул);
4. Единица измерения (шт․, кг, м, упаковка и т;д․)․
5. Количество по учетным данным (что должно быть по базе/карточкам)․
6. Количество фактическое (по результатам инвентаризации)․
7. Цена учетная / сумма․
8. Отклонения (излишки/недостачи)․ Отражаются отдельно в натуральном и стоимостном выражении․
9. Состояние / Упаковка / Сроки годности․ Критично для пищевых, медпрепаратов, БЮ․
10. Место хранения: Стеллаж №, Ячейка , Зона *․

Специфические реквизиты для склада (если используется форма МХ-1 или свой бланк)

• Ключи от склада / сейфов / камер: Количество комплектов, номера ключей, состояние замков․ Пример: «Передан 1 комплект ключей от ворот (№ *), 2 комплекта от офиса кладовщика»․
• Печати и штампы: Наличие печати МОЛ, штампов «Принято», «Отпущено»․
• Оборудование и инвентарь: ТСД (терминалы сбора данных), штабелеры, гидравлические рога, весы, компьютер, мебель․ Составляется отдельное приложение или строка в акте․
• Документы на руках: Накладные неоприходованные, заказы в работе, журнал учета ключей, журнал приема-выдачи ТМЦ (формы М-4, М-8, М-11 и др․)․
• Доступ к ИС (Информационным системам): Логины/пароли в 1С, WMS, CRM — передача доступа оформляется отдельным актом или приложением с маскировкой паролей ()․

Образец текстовой части акта (пробный вариант)

Ключевые моменты и частые ошибки

Ответственность сторон

В акте обязательно должна быть фраза: «Принявший претензий по количеству, качеству, комплектации и сохранности переданных ценностей не имеет»․ Это снимает ответственность с уходящего кладовщика за будущие претензии, если они не были зафиксированы в акте․

Оформление расхождений

• Излишки: Оформляются актом МБ-8, списываются на доходы организации (Дт 91․01 / Кт 41)․
• Недостачи: Оформляются актом МБ-8․ Взыскиваются с виновного (уходящего кладовщика) в пределах среднемесячного заработка (ст․ 248 ТК РФ) или через суд при полной ответственности (договор о полной индивидуальной материальной ответственности)․
• Порча/брак: Акт обследования товара (формы ТОРГ-2, ТОРГ-3 или свой бланк), решение комиссии по списанию․

Электронный документооборот (ЭДО)

В 2026 году большинство крупных и средних предприятий перешло на ЭДО (Диадок, СБИС, Контур, 1С-ЭДО)․ Акт приема-передачи подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) уходящего и приходящего МОЛ, председателя комиссии и руководителя․ Бумажный оригинал при этом может не составляться, если это закреплено во внутреннем регламенте ЭДО․

Сроки сдачи отчетности бухгалтерии

Подписанный акт (или его скан/электронная версия) должен поступить в бухгалтерию в день составления или на следующий рабочий день для своевременного перевода баланса на нового МОЛ в учетной системе (переоформление карточек М-17, складских карточек)․

Дополнительные приложения к акту

К основному акту рекомендуется прикрепить:

• Приложение № 1: Опись инвентаризации (МБ-7) — основание цифр в акте․
• Приложение № 2: Акт о расхождении (МБ-8), если есть излишки/недостачи․
• Приложение № 3: Перечень переданных ключей, печатей, ТСД, паролей (в зашифрованном виде)․
• Приложение № 4: Выписка из журнала учета ключей / журнала приема-выдачи на дату передачи․
• Приложение № 5: Справка о движении ТМЦ за последние 3-5 дней (чтобы новый кладовщик ориентировался в текущих заказах/резервах)․

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли передать склад без инвентаризации «по доверенности»?

Нет․ Доверенность (форма М-2) дает право получать и выдавать ценности от имени МОЛ, но не передает саму материальную ответственность․ Без инвентаризации и акта приема-передачи уходящий кладовщик остается ответственным за всё, что числится за ним в базе, даже если он уволен․

Что делать, если уходящий кладовщик отказался подписывать акт?

Комиссия составляет акт о отказе от подписания (свидетели: члены комиссии, охрана, посторонние лица)․ В акте приема-передачи делается отметка: «Уходящий МОЛ * отказ(а)ся от подписания, составлен соответствующий акт»․ Документ считается действительным․ Взыскание недостач производится в судебном порядке․

Нужен ли отдельный акт на оборудование (ТСД, штабелер, компьютер)?

Если оборудование закреплено за складом как имущество организации (ОС или МСИ) и не входит в ТМЦ (учет 41 счет), то да, лучше оформить отдельный акт приема-передачи основных средств/МСИ (форма ОС-1, ОС-1а или свой бланк) с указанием инвентарных номеров․ Если ТСД учитываются как ТМЦ (счет 41) — в общий акт․

Как оформить передачу, если новый кладовщик еще не устроен официально?

Временную ответственность возлагают на руководителя склада/цеха или главного бухгалтера (приказом)․ Оформляется акт приема-передачи от уходящего МОЛ к временному․ Когда новый сотрудник оформляется по ТК РФ — второй акт от временного к новому․

Где скачать актуальные бланки (2026 год)

Актуальные бланки унифицированных форм (МХ-1, МБ-7, 55․2, ИНВ-22 и др․) в формате ․xls, ․doc, ․pdf можно бесплатно загрузить в справочно-правовых системах:

• КонсультантПлюс (раздел «Бланки» -> «Унифицированные формы» -> «Материальные ценности»);
• Гарант (аналогичный раздел);
• Официальный сайт Росстата (раздел «Методология» -> «Унифицированные формы»);
• Сервисы онлайн-конструкторов документов (DataDoc, Офис․ру, Договор-образец․ру) — позволяют заполнить бланк онлайн и скачать готовый файл․

Совет: Всегда сверяйте реквизиты бланка с приказом Росстата № 132 (для МХ-1) или Приказом Минфина № 107н (для учетной политики), так как формы периодически актуализируются․

Резюме: чек-лист для идеальной передачи

1. [ ] Издан приказ об инвентаризации․
2. [ ] Проведена полная инвентаризация (МБ-7) с участием обеих сторон․
3. [ ] Выявлены и оформлены все расхождения (МБ-8, акты обследования)․
4. [ ] Заполнен Акт приема-передачи (МХ-1 / 55․2 / свой бланк) со всеми приложениями․
5. [ ] Подписаны все члены комиссии, уходящий и приходящий МОЛ (КЭП или «живая» подпись)․
6. [ ] Переданы ключи, печати, ТСД, доступы к ИС, журналы учета․
7. [ ] Документы переданы в бухгалтерию для переоформления карточек МОЛ․
8. [ ] Закрыт доступ уходящего к 1С/WMS, открыт доступ приходящего․
9. [ ] Приказ о назначении нового МОЛ подписан руководителем․

Статья подготовлена на основе актуальной практики делового оборота и данных справочно-правовых систем на ; Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с трудовым юристом или старшим бухгалтером организации․ Контакты поддержки сервисов: тел․ 8 800 *— (бесплатно по России)․