Акт о проверке аттестатов — это официальный документ, фиксирующий результаты процедуры верификации подлинности и действительности документов об образовании (аттестатов, дипломов, сертификатов) или квалификационных удостоверений. Составление такого акта обязательно при приеме на работу, допуске к выполнению определенных видов работ, аккредитации образовательных организаций или проведении проверок контролирующими органами.

Ниже представлен подробный разбор структуры акта, порядка его заполнения и типовой образец, который можно адаптировать под нужды конкретной организации.

Правовое основание и цели составления акта

Основанием для проведения проверки и составления акта служат:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 76) — требование представления документов об образовании при приеме на работу.
• ФЗ «Об образовании в РФ» (ст. 60, 92) — регулирование хранения и проверки документов об образовании.
• Постановление Правительства РФ № 1343, правила ведения реестров документов об образовании (ФИС ФРДО).
• Локальные нормативные акты организации (Положение о кадровой службе, Инструкция по проверке подлинности документов).

Основные цели:

1. Подтверждение факта наличия у лица соответствующего уровня образования/квалификации.
2. Выявление поддельных или недействительных документов.
3. Фиксация результатов проверки для защиты интересов работодателя/организации в случае споров или проверок ГИТ/Рообрнадзора.

Кто и как проводит проверку

Проверку аттестатов может осуществлять:

• Кадровик / HR-менеджер — при приеме на работу (визуальный осмотр, проверка по ФИС ФРДО).
• Комиссия по проверке — при плановых проверках, аттестации персонала или допуске к опасным производственным объектам. Состав комиссии утверждается приказом руководителя.
• Уполномоченное лицо, по доверенности или в рамках аудита.

Способы проверки:

• Визуальный: осмотр бланка на предмет признаков защиты (водяные знаки, микротекст, гелиограммы, УФ-метки), сверка серий и номеров с образцами.
• Электронный (ФИС ФРДО): запрос в Федеральную информационную систему регистров документов об образовании и/или квалификаций. Это основной способ подтверждения подлинности с 2014 года.
• Запрос в учебное заведение: направление официального письма в учебное заведение-выпускника (если данные отсутствуют в ФРДО или вызывает сомнения).

Структура акта о проверке аттестатов

Единой утвержденной формы (как форма № Т-2 или М-2) для этого акта не существует. Организация разрабатывает его самостоятельно (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете») и утверждает в учетной политике или локальном акте. Однако обязательны следующие реквизиты (п. 4 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»):

1. Наименование документа: «Акт о проверке подлинности и действительности документов об образовании (квалификации)»;
2. Дата составления (число, месяц, год).
3. Место составления (населенный пункт, название организации).
4. Основание: номер и дата приказа о создании комиссии / распоряжения о проверке / заявления сотрудника.
5. Состав комиссии (или лицо, проводившее проверку): должности, ФИО (частично ), подписи.
6. Объект проверки: данные проверяемого лица (ФИО , должность, подразделение), реквизиты проверяемого документа (вид, серия, номер, дата выдачи, регистрационный номер в ФРДО, наименование учебного заведения).
7. Результаты проверки: подробное описание (совпадают ли данные с ФРДО, состояние бланка, наличие признаков защиты, ответ учебного заведения).
8. Подписи членов комиссии / проверяющего лица с расшифровкой.
9. Подпись проверяемого лица (при наличии) с ознакомлением под роспись.

Типовой образец акта (Шаблон)

Важные нюансы заполнения (Best Practices)

Работа с ФИС ФРДО

С 2021 года доступ к ФРДО для работодателей осуществляется через ЕСИА (Госуслуги) организации. В акте обязательно указывайте:

• Дата и время запроса к системе.
• Идентификатор запроса (Request ID) или скриншот результата (приложение к акту).
• Статус документа: «Действителен», «Аннулирован», «Не найден».

Важно: Если документ выдан до 2014 года, его может не быть в ФРДО. В этом случае проверка проводится только через запрос в архив или учебное заведение, что должно быть отражено в акте.

Проверка документов иностранного образца

Для дипломов/аттестатов зарубежных вузов акт должен содержать сведения о:

• Наличии Апостиля или консульской легализации.
• Результатах признания (нострификации) в Рособрнадзоре (если требуеться для должности).
• Наличии нотариально заверенного перевода.

Хранение акта

• Срок хранения: не менее 75 лет (как для личных дел сотрудников) или в соответствии с утвержденным графиком архивации организации.
• Акт хранится в личном деле сотрудника (раздел «Документы об образовании») или в отдельном деле «Акты проверки документов».
• Копия акта (при необходимости) направляется в службу безопасности или профильный отдел.

Последствия выявления подделки

Если акт фиксирует, что документ не подлинный:

1. Составить служебную записку руководителю с предложением об отказе в приеме на работу (ст. 64 ТК РФ) или об увольнении за представление недостоверных документов (п. «в» ч. 1 ст. 81 ТК РФ — в течение 3 месяцев со дня обнаружения).
2. Направить уведомление в полицию (ст. 327 УК РФ, подделка документов).
3. Внести сведения в локальную «черную книгу» / базу недобросовестных соискателей (с соблюдением 152-ФЗ «О персональных данных»).

Типовые ошибки при составлении

• Отсутствие ссылки на приказ о создании комиссии. Акт, подписанный одним кадровиком без приказа, может быть признан недействительным в суде.
• Неполные реквизиты документа. Не указана серия, регистрационный номер ФРДО или полное наименование вуза на момент выдачи.
• Формулировка «Проверено, все ок». Недопустимо. Нужны конкретные данные: «Серия 12ВВ № 123456 совпадает с ФРДО, регистрационный номер 77АА 123456 подтвержден».
• Игнорирование расхождений в ФИО. Если в паспорте «Иванов», а в дипломе «Иванова» (девичья фамилия) — в акте ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть отметка о представлении свидетельства о перемене имени/свидетельства о браке и их реквизитах.
• Проверка только копии. Акт составляется только по результатам осмотра оригинала. Копия хранится в деле, но проверяется оригинал.

Автоматизация процесса

Для крупных организаций рекомендуется внедрение модулей HR-систем (1C:ЗУП, SAP, Bitrix24, специализированные SaaS-решения), которые:

• Автоматически отправляют запросы в ФРДО по API.
• Генерируют акт в заданном шаблоне (Word/PDF) с подстановкой данных.
• Фиксируют электронную подпись (ЭЦП) членов комиссии.
• Складывают готовый акт в электронное личное дело сотрудника.

Грамотно составленный акт о проверке аттестатов — это главный инструмент защиты организации от кадровых рисков и юридических последствий нанятия неквалифицированных специалистов (особенно в сфере образования, медицины, атомной энергетики, ОПО, оборонки). Использование единого утвержденного шаблона, обязательная проверка через ФРДО и фиксация всех этапов в акте исключают произвол и обеспечивают доказательную базу в случае споров.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При разработке локальных актов рекомендуется согласовать форму акта с юристами организации с учетом отраслевой специфики.