Организации и предприниматели‚ использующие в своей деятельности бензиновые генераторы (для резервного электроснабжения‚ работ на выездных объектах‚ в строительстве и т.д.)‚ обязаны документально подтверждать расход горюче-смазочных материалов. Основным документом для этого служит акт на списание ГСМ. В данной статье мы подробно разберём‚ как правильно составить такой акт именно для бензинового генератора‚ приведём образец и дадим практические рекомендации.

Зачем нужен акт на списание ГСМ

Акт списания ГСМ выполняет несколько важных функций:

• Бухгалтерский учёт — на основании акта стоимость израсходованного топлива списывается на затраты предприятия (счета 20‚ 23‚ 25‚ 26‚ 44 и др.);
• Налоговый учёт — документально подтверждённые расходы на топливо уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль или УСН;
• Внутренний контроль, акт позволяет отслеживать фактический расход топлива и предотвращать его хищение или нецелевое использование;
• Обоснование перед проверяющими — при налоговой или аудиторской проверке акт служит первичным документом‚ подтверждающим производственный характер расходов.

Особенности списания ГСМ на генератор

В отличие от автотранспорта‚ для генераторов не применяются путевые листы. Поэтому расход топлива подтверждается иными документами:

• журналом учёта работы генератора (с указанием даты‚ времени запуска и остановки‚ наработки в моточасах);
• паспортом оборудования‚ где указан нормативный расход топлива (обычно в литрах в час при определённой нагрузке);
• чеками и накладными на приобретение бензина;
• актом на списание ГСМ‚ составляемым по итогам месяца или иного отчётного периода.

Важно: нормы расхода топлива для генераторов организация устанавливает самостоятельно на основании технической документации производителя и закрепляет их приказом руководителя.

Обязательные реквизиты акта

Единой унифицированной формы акта на списание ГСМ законодательством не установлено‚ поэтому организация разрабатывает её самостоятельно. Однако согласно ст. 9 Закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ документ должен содержать:

1. наименование документа («Акт на списание ГСМ»);
2. дату составления;
3. наименование организации;
4. содержание хозяйственной операции (списание топлива на работу генератора);
5. измерители операции в натуральном и денежном выражении (литры‚ рубли);
6. данные об объекте (марка‚ модель‚ инвентарный номер генератора);
7. состав комиссии — должности‚ фамилии‚ подписи ответственных лиц;
8. подпись руководителя или уполномоченного лица.

Ниже приведён пример заполненного акта (персональные данные частично скрыты):

ООО «СтройМонтажСервис»
ИНН 7725456‚ ОГРН 115774890
Адрес: 115‚ г; Москва‚ ул. Промышленная‚ д. 1‚ стр. 2
Тел.: +7 (495) -*-12

АКТ № 14
на списание горюче-смазочных материалов

г. Москва — 31 августа 2026 г.

Комиссия в составе:

• председатель комиссии — главный инженер Петров А.И.;
• члены комиссии: механик Сидоров В.К.‚ бухгалтер Кузнецова О.Н.‚

составила настоящий акт о том‚ что за период с по при эксплуатации бензинового генератора:

• марка‚ модель: Fubag BS 5500;
• заводской номер: 2023-08;
• инвентарный номер: ОС-00*;
• место эксплуатации: строительный объект «ЖК Солнечный»‚ г. Москва‚ ул. Лучевая‚ д. ;

израсходовано следующее количество ГСМ‚ подлежащее списанию:

Наименование ГСМ: бензин автомобильный АИ-92
Норма расхода по паспорту: 2‚5 л/час при нагрузке 75%
Наработка за период: 48 моточасов (по журналу учёта работы генератора)
Фактический расход: 120 литров
Цена за литр: 55‚00 руб.
Сумма к списанию: 6 600‚00 руб. (шесть тысяч шестьсот рублей 00 копеек)

Расход топлива соответствует установленным нормам (приказ № 12-н от ). Остаток топлива в баке на конец периода: 5 литров. Основание: журнал учёта работы генератора‚ чеки на приобретение ГСМ №№ ‚ от августа 2026 г.

Подписи членов комиссии:

• Главный инженер — ____________ /Петров А.И./
• Механик, ____________ /Сидоров В.К./
• Бухгалтер — ____________ /Кузнецова О.Н./

Утверждаю:
Генеральный директор ООО «СтройМонтажСервис» ____________ /Иванов С.П./
«31» августа 2026 г. М.П.

Порядок составления акта: пошаговая инструкция

1. Издайте приказ о нормах расхода топлива для генератора и о создании постоянно действующей комиссии по списанию ГСМ.
2. Ведите журнал учёта работы генератора — фиксируйте каждый запуск‚ время работы и дозаправки.
3. Сохраняйте чеки на приобретение бензина (или оформляйте заправку по топливным картам).
4. По итогам месяца комиссия сверяет наработку с нормой расхода и фактическим остатком топлива.
5. Составьте акт в двух экземплярах (для бухгалтерии и для материально ответственного лица).
6. Утвердите акт у руководителя и передайте в бухгалтерию для проводок: Дт 20 (23‚ 26‚ 44), Кт 10.3.

Типичные ошибки при оформлении

• отсутствие ссылки на норму расхода и приказ‚ её утвердивший;
• списание топлива без подтверждения наработки генератора (журнала учёта);
• неуказание инвентарного номера и места эксплуатации оборудования;
• отсутствие подписей всех членов комиссии или утверждения руководителем;
• расхождение между данными акта и складским учётом ГСМ.

Правильно оформленный акт на списание ГСМ на бензиновый генератор, это надёжная защита расходов предприятия при проверках и инструмент внутреннего контроля. Разработайте удобную форму акта‚ закрепите её в учётной политике‚ установите обоснованные нормы расхода и ведите журнал учёта работы оборудования — тогда списание топлива не вызовет вопросов ни у налоговых органов‚ ни у аудиторов.