Оформление декретного отпуска и расчет пособия по беременности и родам (так называемых «декретных») — одна из самых ответственных задач кадровика и бухгалтера. Несмотря на то, что с 2022 года пособие назначается автоматически Социальным фондом России (СФР) на основании электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН), работодателю всё равно необходимо грамотно оформить кадровые документы и, в ряде случаев, подготовить специальные заявления от сотрудницы.

В этой статье мы подробно разберем актуальные на правила расчета, перечень необходимых заявлений и предоставим ссылки на актуальные образцы.

Ключевые изменения и правила 2026 года

Расчетный период

Для декретных отпусков, начинающихся в 2026 году, расчетным периодом являются два предшествующих календарных года: 2024 и 2025 (ст. 14 ФЗ-255). Заработок за эти годы суммируется и делится на 730 дней (или 731 в високосный год) для получения среднего дневного заработка.

Автоматическое назначение

Работодатель не подает заявление в СФР о назначении пособия. Его задача — в срок передать в Фонд сведения о застрахованном лице (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) и выплатить аванс/зарплату за период до начала отпуска. Само пособие СФР назначит и выплатит напрямую сотруднице на основе ЭЛН.

Минимальные и максимальные пределы (на 2026 год)

• Максимальная база за 2024 и 2025 годы устанавливается ежегодно правительством. Превышающая лимит сумма в расчете не учитывается.
• Минимальное пособие рассчитывается на основе МРОТ, действующего на момент начала отпуска (если средний заработок ниже МРОТ или стаж менее 6 месяцев).

Алгоритм расчета декретных в 2026 году (кратко)

1. Определить расчетный период: 2024 и 2025 годы.
2. Сложить заработок за эти годы, к которому применялись страховые взносы (с учетом лимитов базы по каждому году).
3. Рассчитать средний дневной заработок (СДЗ): Сумма заработка / 730 (дней в 2024+2025).
4. Умножить СДЗ на количество дней отпуска:
   • 140 дней (обычные роды: 70 до + 70 после);
   • 156 дней (осложненные роды: +16 дней после);
   • 194 дня (рождение двух и более детей: 84 до + 110 после).

Пример расчета (из практики)

Сотрудница, финансовый директор. Заработок за 2025 год — 1 200 000 руб., за 2024 год — 1 500 000 руб. (оба года в пределах лимитов базы). Уходит в декрет на 140 дней в 2026 году.

• Сумма заработка: 2 700 000 руб.
• СДЗ: 2 700 000 / 730 = 3 698,63 руб.
• Пособие: 3 698,63 × 140 = 517 808,20 руб.

Когда и какие заявления пишет сотрудница?

Хотя СФР платит автоматически, внутри организации сохраняется документооборот. Основные виды заявлений:

Заявление на предоставление отпуска по беременности и родам (Основной документ)

Необходимо для оформления приказа (формы Т-6 или собственная форма) и фиксации даты начала отпуска в табеле учета рабочего времени (формы Т-12/Т-13).

Важно: Дата начала отпуска в заявлении должна совпадать с датой начала ЭЛН. Нельзя указать дату раньше выдачи больничного.

Структура заявления:

• Шапка: Наименование организации, ФИО руководителя (маска: ), ФИО сотрудницы (маска: ), табельный номер.
• Суть просьбы: «Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам на 140 (156, 194) календарных дней с по на основании листа нетрудоспособности № *».
• Дата, подпись, расшифровка.

Заявление о продлении отпуска при осложненных родах

Если роды были осложненными, ЭЛН выдается на 156 дней (вместо 140). Сотрудница пишет заявление о продлении отпуска на дополнительные 16 дней.

Основание: Листок нетрудоспособности (ЭЛН) с кодом осложнения. Приказ о продлении издается на основании этого заявления и ЭЛН.

Заявление о замене расчетных лет (Критически важно!)

Если в расчетном периоде (2024, 2025) сотрудница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком до 1,5 лет, она имеет право заменить эти годы на более ранние (2022, 2023 и т.д.), чтобы увеличить средний заработок.

• Форма: Утверждена приказом СФР от № 643.
• Срок: Подается до назначения пособия (лучше вместе с документами на декрет).
• Суть: «Прошу заменить 2024 год на 2022 год для расчета среднего заработка…».

Без этого заявления СФР/работодатель рассчитает пособие по фактическим годам, что может сильно занизить выплату.

Заявление на выдачу расчетных листков (Справки о заработке)

Если сотрудница работала у других работодателей в расчетном периоде, ей нужны справки о заработке (ранее — форма 182н, сейчас, сведения в формате СФР). Она пишет заявление текущему работодателю с просьбой запросить эти данные или выдает их самостоятельно, если они у нее на руках.

Образцы документов: где брать актуальные формы?

Используйте только свежие бланки 2024–2026 годов. Старые образцы (до 2022 г.) могут содержать неактуальные реквизиты (ФСС вместо СФР, бумажные ЛН вместо ЭЛН).

Надежные источники (доступны в открытом доступе или по подписке):

• Сайт СФР (sfr.gov.ru) — раздел «Бланки и формы», форма заявления о замене лет (Приказ № 643).
• КонсультантПлюс / Гарант — раздел «Акты, образцы, формы, договоры» → «Образец заявления на декретный отпуск 2026», «Образец заявления о замене календарных лет».
• Контур.Экстерн / Контур.Бухгалтерия, встроенные конструкторы документов и онлайн-калькуляторы.
• Система «Главбух» / «Кадры» — сервис «Расчетчик зарплат» и подборки документов.
• Сайты банков-партнеров (Газпромбанк, Сбер и др.) — часто публикуют чек-листы и образцы для клиентов.

Чек-лист документов для сотрудника (скачивайте полный пакет):

1. Заявление на отпуск по Б и Р (образец 2026).
2. Заявление о замене расчетных лет (форма приказа СФР № 643), при необходимости.
3. Согласие на обработку персональных данных (актуальная редакция).
4. Копия паспорта, СНИЛС (для кадровой карточки).
5. Справки о заработке от прошлых работодателей за 2024–2025 гг. (если были).

Онлайн-калькуляторы для проверки расчета

Перед сдачей отчетности или выплатой аванса рекомендуется проверить сумму в независимых калькуляторах:

• Контур.Экстерн: Удобный пошаговый мастер (Шаг 1 — выбор периода 2024–2025).
• Сайт СФР: Официальный калькулятор пособий.
• Бухгалтерские порталы (Главбух, Клерк, Унистафф): Калькуляторы с учетом последних лимитов базы.

Типичные ошибки при оформлении (на что обратить внимание)

Действия работодателя: пошаговая инструкция

1. Получить от сотрудницы заявление на отпуск и ЭЛН (распечатку/код).
2. Проверить, нужна ли замена расчетных лет. Если да, принять заявление по форме № 643.
3. Рассчитать средний заработок (проверить по калькулятору).
4. Издать приказ о предоставлении отпуска (Т-6 / своя форма).
5. Внести запись в табель (код «Р» или «14»).
6. Передать в СФР Сведения о заработке (СЗВ-ТД/СТАЖ) за 2024–2025 гг. (если не сдавали ранее).
7. Выдать сотруднице расчетный листок (при увольнении/конец года) или справку о доходах для СФР (если просит).

В 2026 году главная нагрузка на бухгалтера сместилась с «ручного» расчета и подачи заявлений в фонд на качественную подготовку исходных данных: правильный расчетный период, учет замены лет, своевременная сдача сведений в СФР и грамотное кадровое оформление приказами.

Используйте только актуальные образцы заявлений (особенно форму замены лет приказа СФР № 643) и проверяйте расчеты онлайн-калькуляторами Контур или СФР. Храните все подписанные оригиналы заявлений в личном деле сотрудника (маска хранения: * лет).

Статья подготовлена на основе актуальной на информации из открытых источников (СФР, КонсультантПлюс, Контур, Главбух, Кадры, Газпромбанк, Академия Unistaff). Данные о лимитах базы страховых взносов и МРОТ уточняйте по официальным документам на дату расчета. Персональные данные в примерах замаскированы (*).