Справка о доходах и суммах удержанного налога — один из самых востребованных документов в трудовых отношениях. Она необходима для оформления ипотеки, потребительских кредитов, получения налоговых вычетов (на жилье, лечение, обучение), виз, а также при трудоустройстве на новое место работы. Несмотря на то, что с 2021 года официальная форма изменилась (ныне действует бланк КНД 1175018, утвержденный приказом ФНС), в обиходе и делопроизводстве сохраняется привычное название — «2-НДФЛ».

Статья подробно разбирает, как правильно составить заявление, какие сроки выдачи установлены законом, что делать при отказе и предоставляет готовые образцы документов на 2026 год.

Нормативная база: на чем стоит требование справки

Право работника на получение сведений о своих доходах закреплено в двух ключевых кодексах:

• Налоговый кодекс РФ (ст. 230, п. 3): прямо обязывает налогового агента (работодателя) выдавать справку о доходах и суммах налога физического лица по заявлению налогоплательщика.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62): устанавливает общую обязанность работодателя предоставлять работнику копии документов, связанных с работой, не позднее трех рабочих дней со дня получения письменного заявления.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1): определяет особый порядок при увольнении — справка выдается в день прекращения трудового договора.

Важно: Объяснять причину запроса справки работник не обязан. Это его безусловное право.

Нужно ли писать заявление? Устный или письменный запрос?

В Налоговом кодексе форма обращения не регламентирована жестко (сказано просто «по заявлению»). Однако Трудовой кодекс (ст. 62) требует письменного запроса. На практике это создает правовую коллизию, но абсолютное большинство компаний и экспертов (Главбух, КонсультантПлюс, ГАРАНТ) рекомендуют оформлять письменное заявление.

Почему выгодно писать заявление:

1. Фиксация даты: Только от даты регистрации письменного документа начинается отсчет 3-дневного срока выдачи.
2. Основание для бухгалтерии: Документ легализует передачу персональных данных (доходы — конфиденциальная информация).
3. Защита прав: При споре у работника на руках остается доказательство обращения (входящий номер/подпись секретаря/отметка на копии).

Некоторые организации разрабатывают свои бланки (локальные нормативные акты), в других пишут в свободной форме. Оба варианта законны.

Структура и обязательные реквизиты заявления

Унифицированной формы нет, но согласно правилам делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и судебной практике, документ должен содержать:

• Шапку: Кому (должность руководителя, название организации, ФИО руководителя), От кого (должность, ФИО работника полностью).
• Название документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру).
• Текст просьбы: Четкое требование выдать справку с указанием периода (за 2025 год, за январь-март 2026 г., за все время работы и т.д.) и ссылкой на п. 3 ст. 230 НК РФ.
• Согласие на обработку/передачу ПДн: Обязательный пункт, так как справка содержит персональные данные. Без него бухгалтерия имеет право отказать.
• Способ получения: Лично на руки, через уполномоченного лица (с доверенностью), по почте, на электронную почту.
• Дата и подпись с расшифровкой.

Образцы заявлений на 2026 год (Готовые шаблоны)

Ниже приведены актуальные образцы, основанные на рекомендациях систем «Главбух», «КонсультантПлюс» и «ГАРАНТ» (август-сентябрь 2026 г.). Персональные данные в примерах замаскированы.

Образец №1: Классический (универсальный) — для действующего сотрудника

Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне справку о доходах и суммах налога физического лица (по форме КНД 1175018 / 2-НДФЛ) за 2025 год для предоставления в ПАО «Сбербанк» (указать цель/организацию).

В соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ и ст. 62 ТК РФ прошу подготовить документ в течение 3 рабочих дней.

Даю согласие на обработку и передачу моих персональных данных, содержащихся в справке, третьим лицам (банку/организации) для указанных целей.

Прошу выдать справку лично мне на руки (или: направить на электронную почту @.ru / передать уполномоченному по доверенности № * от ..).

..2026 г. Подпись: _____________ /Петров П;П./

Образец №2: При увольнении (в последний рабочий день)

Директору ИП Смирнову С.С.
от оператора колл-центра
Сидорова С.С.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с прекращением трудового договора № * от ..2026 г. (последний рабочий день ..2026 г.), прошу выдать мне справку о доходах и суммах налога физического лица за период работы с ..2024 г. по ..2026 г. (включительно) в день увольнения.
Основание: п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 84.1 ТК РФ.

Даю согласие на передачу данных в Пенсионный фонд / Банк «*» / иную организацию.

Прошу выдать справку лично мне при полной расчете.

..2026 г. Подпись: _____________ /Сидоров С.С./

Образец №3: От бывшего сотрудника (после увольнения)

Генеральному директору АО «Вектор»
Козлову К.К.
от бывшего главного бухгалтера
Волкова В.В. (работал(а) с ..2020 по ..2025 г.)
Проживающий по адресу: г. , ул. , д. , кв. 
Тел.: +7 () --

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне справку о доходах и суммах налога физического лица за 2024 год (или: за все время работы) для представления в ИФНС № * г. Москвы при получении имущественного налогового вычета.

Основание: п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ.

Даю согласие на обработку персональных данных. Прошу направить справку Почтой России на указанный адрес регистрации (или: готов(а) забрать лично / через представителя по доверенности).
Приложение: копия паспорта (стр. с фото и регистрацией).

..2026 г. Подпись: _____________ /Волков В.В./

Образец №4: По форме системы ГАРАНТ (август 2026) — с указанием способа передачи

В [Наименование организации-работодателя]
Главному бухгалтеру [Ф.И.О. ]
от: [Должность, Ф.И.О. работника ]

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче справки 2-НДФЛ

Прошу предоставить справку о доходах по форме 2-НДФЛ (КНД 1175018) за [значение] год для представления в [Наименование организации ].
Я даю свое согласие в срок до [число, месяц, год ] на передачу любым способом (по факсу, телефону, электронной почте и т.д.) указанной организации запрошенных ею моих персональных данных в целях [вписать нужное, например: подтверждения доходности при кредитовании].

[подпись, инициалы, фамилия ]
[число, месяц, год ]

Сроки выдачи справки: сводная таблица

Примечание: «Рабочие дни» — это дни, установленные внутренним трудововым распорядком организации (обычно пн-пт). Выходные и праздничные дни в счет не идут.

Особенности заполнения: частые ошибки и нюансы 2026 года

Период справочной информации

Закон не ограничивает период. Можно запросить за текущий год (накопленные данные), прошлые годы или за все время работы. Если нужен неполный год (например, январь-май 2026), бухгалтерия выдаст справку за неполный календарный год.

Количество экземпляров

В заявлении лучше сразу указать: «Прошу выдать справку в 2 (двух) экземплярах» — один для банка, второй для архива/другого банка. Работодатель не имеет права отказать во втором экземпляре, если это указано в заявлении.

Согласие на передачу данных (Критично!)

С 2022-2023 годов Роскомнадзор и суды жестко требуют наличия в заявлении отдельной фразы согласия на передачу персональных данных третьим лицам (банку, ФНС, посольству). Без этой фразы бухгалтер рискует штрафом за утечку ПДн и может формально отказать в выдаче «на руки» для передачи третьему лицу. Фраза: «Даю согласие на передачу моих персональных данных, содержащихся в справке, в [Название банка/организации] для целей [цель]».

Электронный вид

Справка КНД 1175018 может формироваться в XML (для ФНС) и в PDF/бумаге (для работника). В заявлении уточните: «Прошу выдать справку в бумажном виде с печатью и подписью / в электронном виде с ЭЦП на email».

Отказ работодателя: ответственность и действия работника

Прямого штрафа в НК РФ за несвоевременную выдачу справки работнику нет. Но это не значит безнаказанность.

К чему ведет отказ/просрочка:

• Ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства о выдаче документов):
  • Должностные лица: 1 000 – 5 000 руб.
  • Юридические лица: 30 000 – 50 000 руб.
  • При повторном нарушении: дисквалификация до 3 лет или штраф на организацию 50 000 – 70 000 руб.
• Судебная защита: Работник может подать иск о принуждении к выдаче справки + компенсация морального вреда + судебные издержки.
• Жалоба в ГИТ (Гоструда): Проверка по факту жалобы, предписание об устранении нарушения.

Алгоритм действий, если справку не выдают:

1. Убедится, что заявление зарегистрировано (входящий номер, подпись принявшего на копии работника).
2. Написать второе заявление-претензию с требованием исполнить обязанность в законный срок (направленное заказным почтой с описью вложения).
3. Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (через Госуслуги или сайт ГИТ).
4. Обратиться в районный суд по месту нахождения работодателя (госпошлина не взимается по трудовым спорам).

Если компания ликвидирована или реорганизована

Получить справку сложнее, но возможно:

1. Архив: Документы передаются в государственный архив или в коммерческий архивный фонд (сведения о месте хранения есть в ЕГРЮЛ/ЕГРИП или на сайте ФНС).
2. ФНС (Личный кабинет налогоплательщика): С 2023 года ФНС накапливает данные о доходах в АИС «Налог-3». Зайти в ЛК ФНС -> «Справки» -> «Справка о доходах». Данные есть, если работодатель сдавал расчеты (6-НДФЛ/ЕФС-1) корректно.
3. СФР (бывший ПФР): Можно запросить выписку из индивидуального лицевого счета (страховая история), она подтверждает стаж и заработок (хоть и не в форме 2-НДФЛ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли работодатель отказать, если я не написал заявление, а просто попросил устно?

Да, может. Ст. 62 ТК РФ требует письменного заявления. Без него нет старта срока и основания для передачи ПДн. Всегда пишите заявление в 2 экземплярах (один с отметкой о приеме оставляете себе).

Какую форму справки выдают сейчас: старую 2-НДФЛ или новую КНД 1175018?

Только КНД 1175018 («Справка о доходах и суммах налога физического лица»). Старая форма 2-НДФЛ (приказ ФНС от 2011 г.) недействительна с 2021 года. Но банки и визовые центры принимают новую форму так же, как старую.

Могу ли я запросить справку за 2020-2021 годы в 2026 году?

Да, работодатель обязан хранить документы по заработной плате 50-75 лет (в зависимости от вида). Запрос можно сделать за любой период работы.

Нужно ли ставить печать на заявлении?

Работник печать не ставит (если не ИП). Печать ставит организация-получатель на входящем номере на вашей копии заявления.

Можно ли получить справку через Госуслуги?

На Госуслугах можно получить справку ФНС (из базы налоговой), но не справку, подписанную работодателем «мокрой» печатью, которую часто требуют банки для ипотеки. Для банка лучше взять оригинал у работодателя.

Чек-лист перед сдачей заявления

• [ ] Указан правильный адресат (Руководитель или Главбух, уточните во внутреннем распоряжении).
• [ ] Указан точный период (год, квартал, «весь период работы»).
• [ ] Есть ссылка на п. 3 ст. 230 НК РФ.
• [ ] Есть фраза согласия на передачу ПДн третьему лицу (если справка не для себя).
• [ ] Указан способ получения (лично, почта, email, доверенное лицо).
• [ ] Дата и подпись с расшифровкой.
• [ ] Заявление подано в 2 экземплярах, на втором стоит входящий номер/подпись/дата/печать организации.

Получение справки 2-НДФЛ (КНД 1175018) — гарантированное право работника. Главное, оформить письменное заявление грамотно: с указанием периода, ссылкой на закон и согласием на передачу данных. Сроки жесткие: 3 рабочих дня (или в день увольнения). При нарушении сроков закон на стороне работника: штрафы работодателю по КоАП РФ и возможность взыскать компенсацию через суд. Используйте приведенные выше образцы, адаптируйте под свою ситуацию и всегда храните копию заявления с отметкой о приеме.

Статья подготовлена на основе актуальных разъяснений ФНС, Роструда, судебной практики и материалов справочно-правовых систем «Главбух», «КонсультантПлюс», «ГАРАНТ» (статус на ).