Оформление пропуска, обязательная процедура для доступа на территорию охраняемых объектов, в бизнес-центры, на производственные предприятия, в учебные заведения и государственные учреждения․ Грамотно заполненное заявление — залог быстрого получения пропуска и отсутствия проблем на контрольно-пропускном пункте (КПП)․ В этой статье мы подробно разберем основные виды заявлений, правила заполнения, типичные ошибки и предоставим наглядные образцы заполненных заявлений на пропуск для различных ситуаций․
Общие требования к заполнению заявления
Независимо от типа пропуска (разовый, временный, постоянный) и категории лица (сотрудник, посетитель, водитель, представитель подрядчика), существуют универсальные правила:
- Чистоплотность: Заявление заполняется разборчивым почерком (синей или черной пастой) или печатается на компьютере․ Исправления, зачеркивания и помарки недопустимы․
- Достоверность данных: Все сведения должны соответствовать предъявляемому документу, удостоверяющему личность (паспорту гражданина РФ или иному документу)․
- Полнота сведений: Обязательны к заполнению все поля бланка․ Если какое-то поле не применимо, ставится тире («—») или пишется «Не имеется»․
- Подпись и дата: Заявление должно быть подписано заявителем (и/или руководителем организации-заявителя) с расшифровкой подписи и указанием даты составления․
Основной пакет данных (Что указывается в любом заявлении)
В любом образце заявления на пропуск присутствуют следующие блоки информации․ Обратите внимание: в примерах ниже конфиденциальные данные скрыты маской ․
- Данные организации-заявителя (если пропуск оформляет юрлицо/ИП):
- Полное наименование: ООО «»
- ИНН/КПП: /
- Юридический адрес: г․ , ул․ , д․ , офис
- Контактный телефон организации: +7 () —
- Данные физического лица (кого оформляют):
- Фамилия, Имя, Отчество: **
- Дата рождения: ․․
- Место рождения: г․
- Гражданство:
- Документ, удостоверяющий личность: Паспорт РФ серия № , выдан ․*․, код подразделения **
- Адрес регистрации (прописки): г․ , ул․ , д․ *, кв․ *
- Телефон для связи: +7 () —
- Цель и параметры визита:
- Цель визита: Работа / Встреча / Доставка груза / Обучение / Ремонт и т;д․
- Срок действия пропуска: с *․․ по ․․
- Режим работы: Понедельник–Пятница :* – *: / Круглосуточно / По графику смены․
- Транспортное средство (если нужно): Марка/Модель *, гос․ знак **
Образцы заполнения по типам пропусков
Образец заявления на постоянный пропуск сотрудника (Стандартная форма)
Используется для штатных сотрудников организации, расположенной на охраняемой территории, или для сотрудников арендаторов бизнес-центра․
на выдачу постоянного пропуска на территорию ООО «Безопасность-Плюс» / Бизнес-центр «»
От организации-заявителя:
Наименование: ООО «Вектор-Девелопмент»
ИНН: 77 КПП: 77
Адрес: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, офис 305
Телефон: +7 (495) —
Руководитель: Иванов И․И․ (подпись/печать)
Данные сотрудника:
ФИО полностью: Петров Петр Петрович
Дата рождения:
Паспорт: 45 12 123456, выдан Отделом МВД р-на Таганского г․ Москвы , код 770-045
Регистрация: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 5, кв․ 12
Телефон: +7 (916) —*
Должность: Ведущий инженер
Табельный номер: 00458
Параметры пропуска:
Тип: Постоянный (с фото)
Срок действия: с по (по трудовому договору № 123 от )
Доступ: Пропускная система, 3-й этаж, серверная, архив
Автомобиль: Нет / Да (Kia Rio, гос․ знак А123ВЕ777)
Обязательства:
Обязуюсь соблюдать режим доступа, правила внутреннего трудового распорядка и инструкцию по охране труда․ При увольнении/переводе обязуюсь сдать пропуск в течение 1 рабочего дня․
Дата: Подпись уполномоченного лица орг-ции: ____________ /Сидоров С․С․/ М․П․
Образец заявления на разовый/гостевой пропуск (Для посетителей)
Оформляется на конкретную дату и время․ Часто заполняется сотрудником принимающей стороны (секретарем, менеджером, охранником по телефону) или самим посетителем на КПП․
на выдачу разового пропуска посетителю
Дата визита: Время прихода: 10:00 Время ухода (план): 13:00
Данные посетителя:
ФИО: Смирнов Алексей Владимирович
Дата рождения:
Паспорт: 45 09 654321, выдан МВД р-на Красносельского , код 770-012
Гражданство: РФ
Телефон: +7 (903) —*
Организация (кого представляет): ИП Смирнов А․В․ / ООО «Поставщик-Снаб»
Цель визита: Переговоры с ком․ директором по договору поставки № 456
Принимающее лицо (ФИО, должность, тел․): Козлова Мария Сергеевна, Ком․ директор, +7 (495) —* (доб․ 105)
Кабинет/Зона доступа: Каб․ 402 (Переговорная «Большая»)
Транспорт: Пешком / Такси (не требуется парковка)
Подпись посетителя: ____________ /Смирнов А․В․/
Виза службы безопасности / Принимающего: ____________ /Козлова М․С․/
Образец заявления на пропуск для водителя / курьера / грузовика (Логистика)
Имеет специфику: обязательно указываются данные транспортного средства, номерной знак прицепа (если есть), цель (погрузка/разгрузка), номер накладной/ТТН․
(На с 08:00 до 12:00 / Разовый / Многократный на месяц)
Данные перевозчика/организации:
Организация: ООО «ТрансЛогистик»
ИНН: 50*
Диспетчер/Ответственный: Волков Д․Д․, тел․ +7 (925) —
Данные водителя:
ФИО: Кузнецов Сергей Игоревич
Дата рождения:
Паспорт: 45 05 987654
Водительское удостоверение: 77 123456, кат․ B, C, E
Телефон водителя: +7 (999) —*
Медицинская справка (форма 083/у-89): № 12345678, выдана , действ․ до
Транспортное средство:
Марка/Модель: ГАЗель NEXT / Volvo FH
Гос․ знак тягача: Х456ОР77
Гос․ знак прицепа: 7789КР77 (если применимо)
Цвет: Белый / Синий
Грузоподъемность: 1․5 т / 20 т
Цель въезда: Разгрузка стройматериалов (кирпич, цемент) по накладной № ТТН-789456 от
Место разгрузки: Склад №3, ворота «Б» (въезд со двора ул․ Строителей)
Кладовщик/Ответственный за приемку: Соколов А․П․, тел․ +7 (915) —*
Особенности/Опасные грузы: Нет / Да (класс опасности, № УН)
Подпись водителя: ____________ /Кузнецов С․И․/
Виза охраны/склада (при въезде): ____________
Образец заявления на временный пропуск (Подрядчики, стажеры, аутстаффинг)
Выдается на срок от нескольких дней до нескольких месяцев (обычно до года)․ Требует приложения копий документов и часто — допуска к работе (СУТ, медосмотр)․
на выдачу временного пропуска представителю подрядной организации
Срок действия: с по (6 месяцев)
Подрядная организация (Договор № 321 от ):
Наименование: ООО «СтройМастер»
ИНН: 77**
Адрес: г․ Москва, пр․ Мира, д․ 100, офис 10
Ответственный по КПП: Петров П․П․, тел․ +7 (495) —
Данные работника подрядчика:
ФИО: Васильев Виктор Викторович
Дата рождения:
Паспорт: 45 15 111222
СНИЛС: —** **
ИНН физлица:
Телефон: +7 (967) —*
Должность/Специальность: Электромонтер 4 разряда
Наличие СУТ (группа допуска): Группа III, протокол № 55 от
Высота/Работа в закрытом пространстве: Допуск есть, удостоверение № 887766
Зона доступа и работа:
Объект: ТЦ «Галерея», этаж -1 (паркинг), кабельные каналы
Режим: Пн-Сб 09:00-18:00, при необходимости ночные смены (по доп․ заявке)
Куратор от Заказчика: Инженер ОТИБ Николаев Н․Н․, тел․ +7 (916) —*
Подпись работника: ____________ /Васильев В․В․/
Подпись директора ООО «СтройМастер»: ____________ /Орлов О․О․/ М․П․
Согласовано Службой Безопасности Заказчика: ____________ /Дата/
Электронное оформление (Электронные пропускные системы)
Во многих крупных бизнес-центрах (например, «Москва-Сити», «Федерация», «Око»), промышленных парках и госучреждениях действуют порталы для предварительной регистрации (ППР — предварительная пропускная регистрация)․
Алгоритм действий в личном кабинете портала:
- Авторизация: Вход по логину/паролю уполномоченного лица организации (часто через ЕСИА/Госуслуги или корпоративный SSO)․
- Создание заявки: Кнопка «Новая заявка» -> Выбор типа (Сотрудник, Посетитель, Авто)․
- Заполнение карточки: Система часто подтягивает данные организации․ Нужно ввести паспортные данные гостя/сотрудника․ Важно: Проверяйте серию/номер паспорта — ошибка в одной цифре приведет к отказу во въезде․
- Загрузка фото: Для постоянных/временных пропусков требуется фото 3×4 см (или селфи по овалам) на светлом фоне, без очков и головных уборов․
- Прикрепление сканов: Копия паспорта, СНИЛС, доверенность (если оформляет не директор), договор подряда, допуска (СУТ, высотные, медосмотры)․
- Отправка на согласование: Маршрут: Инициатор -> Служба Безопасности (СБ) / Администрация БЦ -> Удостоверяющий центр (если нужен электронный ключ/карта)․
- Получение QR-кода/ПИН-кода: После одобрения на почту/в приложение приходит QR-код для прохода через турникет или получения пластиковой карты в бюро пропусков․
Типичные ошибки, приводящие к отказу
- Несоответствие паспортных данных: Опечатки в серии/номере, устаревшее фото в паспорте (после 20/45 лет), нечитаемая копия․
- Истекший срок действия документов: Просроченный паспорт, водительское удостоверение, медосмотр, протокол СУТ․
- Отсутствие доверенности/приказа: Если заявление подписывает не Генеральный директор, а менеджер/HR, обязательно приложите доверенность на представление интересов или приказ о назначении ответственного за оформление пропусков․
- Неполный пакет для спецдоступов: Для работы на высоте, в закрытых пространствах, с электроустановками — без копий удостоверений и медосмотров заявку не примут․
- Несовпадение цели визита и зоны доступа: Указано «Встреча с директором», а зона доступа — «Склад» или «Серверная»․
- Автомобиль не в заявке: Водитель приехал на машине, которой нет в базе или в заявке (другие гос․ знаки)․
Чек-лист документов для приложения к заявлению (Папка «К пропуску»)
Рекомендуем собрать пакет заранее (сканы в PDF/JPG для электронной подачи или копии для бумажной):
- [ ] Заявление на бланке организации / в портале (подписанное, со штампом при необходимости)․
- [ ] Копия паспорта гражданина РФ (развороты 2-3, 5 стр․ с пропиской) — цветная, читаемая․
- [ ] Фото 3×4 (электронное и/или бумажное 2 шт․)․
- [ ] Копия трудового договора / Приказа о приеме / Договора ГПХ / Договора подряда․
- [ ] Доверенность на представителя (если подписывает не директор) — нотариальная или простой письменной формы с печатью․
- [ ] СНИЛС (копия или номер)․
- [ ] ИНН физлица (копия или номер)․
- [ ] Спецдопуски (при необходимости): Удостоверение по высоте / Закрытые пространства / Эл․безопасность / Медкнижка / Протокол СУТ / Водительское удостоверение / ТС/Прицеп (СТС/ПТС/ОСАГО)․
Процедура получения и сдачи пропуска
Получение:
- Приход в Бюро пропусков / КПП / Администрацию БЦ в рабочее время․
- Предъявление оригинала паспорта (копии не принимаются для идентификации)․
- Фотофиксация (если не загружена заранее)․
- Выдача пластиковой карты / бумажного пропуска / брелока / наклейки на авто․
- Инструктаж по правилам пребывания на объекте (пожароопасные зоны, эвакуация, режим КТД)․
Сдача (Обязательная при увольнении, окончании договора, смене сотрудника):
- Срок сдачи: Обычно в последний рабочий день или в течение 1-3 рабочих дней после прекращения оснований․
- Акт приема-передачи: Составляется в 2 экземплярах (организация и СБ/Администрация)․
- Штрафы: За несдачу пропуска в срок организация-заявитель может быть оштрафована администрацией БЦ/промпарка (штрафы до 5 000 — 50 000 руб․ за единицу по правилам внутреннего распорядка объекта)․
- Блокировка в системе: Администратор обязан деактивировать карту в СКУД (системе контроля и управления доступом) сразу после сдачи․
Юридические нюансы и нормативная база
Оформление пропусков регулируется:
- ФЗ-248 «О пропускном режиме» (для особо важных объектов, гостайны)․
- Постановление Правительства РФ № 1119 (правила внутреннего трудового распорядка)․
- Приказы ФСБ/МВД/ФСО (для ведомственных объектов)․
- Правила внутреннего распорядка конкретного объекта (Утверждаются владельцем/арендатором/СБ)․
- ФЗ-152 «О персональных данных»: Заявление на пропуск содержит ПДн․ Организация-заявитель и СБ объекта обязаны обеспечить их защиту (шифрование, доступ по ролям, хранение в сейфе/защищенном сервере, уничтожение по истечении сроков)․ Передача данных третьим лицам без согласия субъекта запрещена․
Советы по ускорению процесса (Lifehacks для HR/Админов/Менеджеров)
- Шаблоны и автозаполнение: Храните Word/Excel-шаблоны с макросами или используйте CRM/HRM-системы (Bitrix24, 1С:ЗУП, BambooHR), где данные сотрудника подставляются автоматически․
- Единый реестр: Ведите журнал (Excel/Google Таблицы/БД) с колонками: ФИО, Тип пропуска, Номер пропуска, Дата выдачи, Дата окончания, Статус (Активен/Сдан/Просрочен/Утерян)․ Настройте условное форматирование: красным — срок заканчивается через 2 недели․
- Пакетная подача: Если оформляете группу (стажеры, сменный персонал), собирайте документы за 3-5 дней до старта и сдавайте пачкой в СБ/Бюро․
- Предварительная регистрация гостей: Для встреч регистрируйте гостей заранее (вечером или утром) через портал/телефон СБ, чтобы гость не ждал 20-30 минут на КПП․
- Цветовое кодирование: Используйте цветные ленярки/держатели для карт: Красный — гости/разовые, Синий — сотрудники, Зеленый — подрядчики/внешний персонал, Оранжевый — водители/логистика․ Это ускоряет визуальный контроль охраны․
- Напоминания о продлении: Настройте авторассылку за 14 и 3 дня до окончания срока действия постоянных пропусков․
Пример служебной записки на продление/переоформление
Часто требуется не просто заявление от физлица, а служебная записка от руководителя отдела/HR к руководителю СБ/Администрации․
Исх․ № 45-ОТ от
Кому: Начальнику Службы Безопасности ООО «Безопасность-Плюс» Козлову К․К․
От кого: Начальника Отдела Кадров ООО «Вектор-Девелопмент» Смирновой С․С․
Тема: О продлении срока действия постоянных пропусков сотрудников отдела IT
Прошу продлить срок действия постоянных пропусков следующих сотрудников отдела информационных технологий в связи с продлением трудового договора / продолжением работы на проекте до :
| № | ФИО сотрудника | Должность | № пропуска | Срок действия (был) | Новый срок |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Петров П․П․ | Ведущий инженер | BP-12345 | ||
| 2 | Сидоров С․С․ | Сисадмин | BP-12346 |
Приложения:
Копии приказа о продлении ТД (2 л․)․
Заявления от сотрудников (2 шт․)․
Подпись: ____________ /Смирнова С․С․/
Резолюция Начальника СБ: Согласовать․ Оформить к ․ Подпись ________ /Козлов К․К․/
Грамотное оформление заявления на пропуск, это не просто бюрократия, а элемент системы безопасности предприятия и комфорта работы сотрудников․ Использование единых образцов заполненных заявлений на пропуск, ведение актуального реестра, переход на электронные системы ППР и строгая дисциплина по сдаче просроченных пропусков позволяют избежать простоев на КПП, штрафов и инцидентов безопасности․
Главное правило: «Лучше потратить 10 минут на проверку данных в офисе, чем 2 часа решать проблему въезда у турникетов с недовольным клиентом или сотрудником»․
Данная статья носит информационный характер․ Бланки заявлений и требования к ним могут отличаться в зависимости от внутренних регламентов конкретного объекта (БЦ, завода, госучреждения, ЖК)․ Всегда уточняйте актуальные формы и правила у администрации или Службы безопасности объекта перед подачей документов․