Оформление трудовой книжки государственного гражданского служащего (ГСС) имеет свою специфику, обусловленную двойной правовой природой их правового статуса: регулируются они одновременно Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Федеральным законом от N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ». Ошибки в записи об увольнении могут привести к правовым спорам, нарушению пенсионных прав служащего и штрафам для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).

В данной статье подробно разбираются правила заполнения, нормативная база (с учетом Приказа Минтруда от N 320н) и приводятся конкретные образцы записей по основным основаниям увольнения актуальные на 2026 год.

Нормативная правовая база: что руководствоваться в 2026 году

При заполнении трудовой книжки госслужащего необходимо соблюдать иерархию нормативных актов:

1. ФЗ-79 (ст. 36, 37, 38, 39, 40), специальные основания увольнения со госслужбы (предельный возраст, потеря доверия, несоответствие занимаемой должности и т.д.).
2. ТК РФ (ст. 77, 78, 80, 81, 83, 84.1) — общие основания и процедура оформления записи (формулировки, сроки, ссылки на статьи/части/пункты).
3. Приказ Минтруда России от N 320н — «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек…». Основной документ, регламентирующий технику заполнения бланка.
4. Постановление Правительства РФ от N 2295 — Особенности ведения трудовых книжек в электронном виде (ТК-Э), обязательное для госслужащих с 2021 г.

Ключевое требование ст; 84.1 ТК РФ: запись об основании и причине прекращения трудового договора должна быть сделана в строгом соответствии с формулировками ТК РФ (или иного федерального закона) со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи.

Общие правила оформления записи об увольнении

Сроки внесения записи

• Общее правило (п. 9 Порядка 320н): запись об увольнении вносится в день увольнения (последний рабочий день служащего).
• Запись вносится на основании приказа (распоряжения) об увольнении и должна точно соответствовать его тексту.

Заполнение граф (Строки таблицы раздела III «Сведения о работе»)

Подписание и скрепление печатями

• Запись подписывает уполномоченное лицо (руководитель органа или уполномоченное им лицо — начальник кадровика/инспектор).
• Подпись расшифровывается (Фамилия И.О.).
• Запись скрепляется печатью организации (если печать предусмотрена уставом/положением).
• Служащий должен ознакомиться с записью под роспись (в журнале учета движений ТК или на обратной стороне приказа). Отказ от ознакомления оформляется актом.

Образцы записей по основным основаниям увольнения

Ниже приведены типовые формулировки для графы 3. В квадратных скобках указываются переменные данные.

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ, ст. 36 ФЗ-79)

Особенность: Госслужащий обязан уведомить руководителя не позднее чем за 30 календарных дней (п. 2 ст. 36 ФЗ-79), если иное не установлено федеральным законом. Согласие руководителя на более ранний срок — основание для увольнения раньше.

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Допускается для госслужащих. Условия фиксируются в соглашении (выплаты, сроки).

Увольнение в связи со сокращением штата / численности (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Соблюдается процедура ст. 180 ТК РФ (уведомление за 2 месяца, предложение другой работы, выплаты). Для госслужащих также применяются гарантии ст. 37 ФЗ-79 (предложение иной должности госслужбы).

Увольнение в связи с истечением срока договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, ст. 38 ФЗ-79)

Специфично для госслужащих, нанятых на срок (обычно до 5 лет). Увольнение производится в день истечения срока договора.

Увольнение по основаниям, специфичным для госслужащих (ФЗ-79)

Здесь критически важно ссылаться именно на статьи ФЗ-79, так как ТК РФ не содержит этих оснований.

А) Достижение предельного возраста (ст. 39 ФЗ-79, п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Б) Потеря доверия (п. «б» ч. 1 ст. 37 ФЗ-79, п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Требует решения комиссии по вопросам этики/противоречия интересов и приказа руководителя.

В) Несоответствие занимаемой должности / результаты аттестации (п. «в» ч. 1 ст. 37 ФЗ-79, п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Г) Отказ от перевода на иную должность (п. «г» ч. 1 ст. 37 ФЗ-79)

Если служащий отказался от предложенной ему для замещения иной должности гражданской службы или должности в другом госоргане (в случаях, предусмотренных законом).

Д) Нарушение запретов и ограничений / противоречие интересов (п. «а», «д» ч. 1 ст. 37 ФЗ-79)

Увольнение по состоянию здоровья (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

На основании медицинского заключения (ВЛЭК), если здоровье не позволяет выполнять служебные обязанности.

Увольнение за прогул / грубое нарушение (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, п. «а» ч. 1 ст. 37 ФЗ-79)

Срок для наказания: не позднее 1 месяца со дня обнаружения (исключая время болезни/отпуска), не позднее 6 месяцев со дня совершения, 2 года — если следствие/суд.

Особенности оформления в Трудовой книжке в электронном виде (ТК-Э)

С 2021 года для госслужащих ведется преимущественно ТК-Э (Единый реестр «Работа в России» / ПФР/СФР).

• Срок внесения: Работодатель передает сведения в СФР в течение 1 рабочего дня со дня приказа (п. 3 ст. 66.1 ФЗ-27 «Об обязательном пенсионном страховании»).
• Формулировки: Полностью идентичны бумажной ТК (справочник оснований СФР содержит коды по ТК РФ и ФЗ-79).
• Согласие служащего: Если служащий не отказывался от бумажной ТК до , ведется параллельно бумажная и электронная. Новые сотрудники — только ТК-Э.
• Получение выписки: Служащий может получить выписку из ТК-Э через Госуслуги или лично в СФР.

Типичные ошибки и как их избежать (Чек-лист для кадровика)

1. Неполная ссылка на норму права. Пишут просто «ст. 81 ТК РФ», а нужно «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ». Для ФЗ-79 обязательна ссылка на конкретный пункт части статьи (напр., «п. «б» ч. 1 ст. 37 ФЗ-79»).
2. Свободная формулировка вместо законной. Нельзя писать «Уволен по собственному» — только «Уволен по собственному желанию в соответствии с…». Нельзя писать «Уволен за несоответствие» — только «в связи с несоответствием занимаемой должности…».
3. Указание названия органа в графе 3. При увольнении название органа не пишется (оно стоит в записи о приеме). Пишется только основание увольнения.
4. Нарушение сроков. Внесение записи «позже дня увольнения» — грубое нарушение п. 9 Приказа 320н.
5. Отсутствие росписи служащего. Служащий не ознакомлен с записью под подпись в журнале учета ТК (форма Т-3) или на приказе.
6. Ошибки в дате увольнения. Дата в графе 2 должна совпадать с датой приказа и последним днем работы (днем выдачи ТК/выписки).
7. Исправление ошибок. Нельзя зачеркивать, стирать, использовать корректор. Ошибку исправляют последующей записью: «Запись № N недействительна. Уволен(а) по… в соответствии с…» (п. 39 Приказа 320н).

Пример заполненной страницы (Визуализация)

Для наглядности представлен фрагмент заполненного раздела III «Сведения о работе»:

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли ставить печать на записи об увольнении в ТК госслужащего?

Ответ: Да, если у государственного органа (учреждения) имеется печать и ее использование предусмотрено уставом/положением. Отсутствие печати не делает запись недействительной, если подпись уполномоченного лица есть, но лучше соблюдать внутренний документооборот.

Вопрос: Что писать, если госслужащий уволен за прогул, но через 2 недели восстановлен судом?

Ответ: Вносится запись: «Запись № N от ДД.ММ.ГГГГ недействительна. Принят(а) на работу в [Название органа] на должность [Название]» (п. 39 Приказа 320н). Ссылка на судебное решение ставится в графе 4.

Вопрос: Как оформить увольнение, если служащий уходит на пенсию?

Ответ: Основание — п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (достижение предельного возраста) ИЛИ п. 3 ч. 1 ст. 37 ФЗ-79 (если возраст предельный для данной категории) ИЛИ просто п; 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (по собственному желанию в связи с выходом на пенсию — если возраст не предельный, а право на пенсию есть). Формулировка выбирается исходя из конкретного основания приказа.

Вопрос: Где хранится трудовая книжка после увольнения госслужащего?

Ответ: В архиве государственного органа (учреждения) в течение 75 лет (п. 51 Приказа 320н), затем — в архивный фонд субъекта РФ/федерального значения.

Правильное оформление записи об увольнении госслужащего — это гарантия законности кадровых процессов и защита прав обеих сторон. Главные принципы:

• Точность формулировок (только текст закона).
• Полнота ссылок (статья, часть, пункт, закон).
• Своевременность (день увольнения).
• Двойная правовая природа (всегда проверяйте ФЗ-79 + ТК РФ).

Совет: Перед подписанием приказа об увольнении кадровик должен подготовить проект записи в ТК и согласовать его с юридическим отделом органа, особенно в сложных случаях (потеря доверия, несоответствие, отказ от перевода). Используйте приведенные выше образцы как шаблоны, подставляя реквизиты конкретного приказа (* номер, * дата) и ФИО служащего (* Фамилия И.О.).

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства (ТК РФ, ФЗ-79, Приказ Минтруда 320н). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профильным трудовому юристам или в ГИТ (Государственную инспекцию труда).