Документооборот в образовательных учреждениях требует строгого соблюдения правил оформления первичной учетной документации. Акт — один из самых востребованных документов, фиксирующий факты, события или результаты проверок. В данной статье подробно разбираются виды актов, применяемые в школьной практике, общие правила их составления, обязательные реквизиты и типичные образцы.

Понятие и правовая сила акта в школе

Акт — это документ, который подтверждает установление какого-либо факта, события, произошедшего в прошлом или имеющего место в настоящем. В школьной среде акты являются основным инструментом фиксации результатов работы комиссий, инвентаризационных комиссий, комиссий по приемке-передаче и расследованию происшествий.

Согласно общепринятым правилам делопроизводства (в т.ч. рекомендациям Секретариата), главное требование к акту, соблюдение порядка изложения содержания и правильное оформление. Документ, составленный с нарушением формы или процедуры, может быть признан недействительным контролирующими органами (роно, прокуратура, суд).

Ключевой принцип: коллегиальность

Акт всегда составляется несколькими лицами — членами комиссии или свидетелями. В составе коллегиального органа должно быть не менее трех человек. Это обеспечивает объективность изложения фактов и отражает плюрализм мнений. Составление акта в одностороннем порядке не допускается, такой документ не будет иметь юридической силы.

Основные виды актов в образовательной организации

Невозможно дать полный перечень всех возможных актов, так как любое событие можно оформить этим документом. Однако в школе выделяют наиболее частые категории:

• Акты приема-передачи: передача материальных ценностей (оборудование, мебель, учебники), сдача-приемка выполненных работ (капремонт, текущий ремонт), передача дел к хранению в архив.
• Акты осмотра (проверки): проверка состояния материально-технической базы, соблюдения техники безопасности (ТБ), противопожарной безопасности (ПБ), санитарно-эпидемиологических норм, готовности к новому учебному году.
• Акты инвентаризации и ревизий: ежегодная инвентаризация основных средств, библиотечного фонда, товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в столовой/складе, не плановая ревизия при смене материально ответственных лиц (МОЛ).
• Акты расследования несчастных случаев и травм: оформляются в строгом соответствии с Приказом Минтруда РФ от № 73 (для учащихся — с учетом специфики).
• Акты об отказе от подписи/ознакомления: отказ учителя/учащегося/родителя от подписи приказа, объяснительной записки, акта проверки.
• Акты выявления дефектов/брака: при поставке питания, канцтоваров, оборудования.
• Акты списания/уничтожения: списание изношенного имущества, уничтожения документов с истекшим сроком хранения, порченых продуктов питания.
• Акты испытаний/аттестации: испытание систем пожаротушения, вентиляции, аттестация рабочих мест.

Процедура создания комиссии и сроки составления

Для оформления акта необходимо наличие приказа (распоряжения) директора о создании комиссии.

Типы комиссий:

1. Постоянно действующие: инвентаризационная комиссия, комиссия по приемке-передаче ТМЦ, комиссия по охране труда. Их состав утверждается ежегодно в начале учебного/календарного года.
2. Временные (ад-хок): создаются на конкретный случай: расследование травмы, проверка факта хищения, приемка объекта после ремонта, отбор документов к уничтожению.

Сроки составления (ориентировочные, регламентируются локальными актами и законом):

• Акт об отказе от подписи / факте опоздания / отсутствии: составляется оперативно, в день выявления факта.
• Акт расследования несчастного случая (легкая травма): в течение 3 дней после происшествия.
• Акт расследования несчастного случая (тяжелая травма/смерть): в течение 15 дней (срок может быть продлен председателем комиссии).
• Акт инвентаризации: в сроки, установленные приказом о проведении инвентаризации (обычно к дате составления годовой отчетности).
• Акт приемки-передачи: в день фактической передачи имущества/работ.

Единые правила оформления акта (Общая форма)

Несмотря на разнообразие видов, структура акта унифицирована. Обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и практике делопроизводства):

Типовые образцы актов (Шаблоны для школы)

Ниже приведены структурные шаблоны самых востребованных актов. Внимание: конкретные формы могут устанавливаться локальными нормативными актами школы (Положением о документообороте). Унифицированные формы (ф. ОС-1, ОС-2, ИНВ-1 и др.) обязательны для бухгалтерского учета основных средств и инвентаризации.

Образец 1. Акт приемки-передачи имущества (внутренний перемещение / поступление)

Используется при передаче оборудования между кабинетами, поступлении от поставщика, передаче в аренду.

МБОУ СОШ № * г. *

АКТ № ___
приемки-передачи материальных ценностей

г. * «___» _________ 202_ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: ____________________ / _______________ / (Должность, ФИО, Подпись)
Член комиссии: ____________________ / _______________ / (Должность, ФИО, Подпись)
Член комиссии: ____________________ / _______________ / (Должность, ФИО, Подпись)

действующие на основании Приказа директора МБОУ СОШ № * № ___ от «___» ________ 202_ г.,
составили настоящий Акт о том, что:

Передает: _________________________________________________________ (ФИО, Должность МОЛ/Поставщика)
Принимает: _________________________________________________________ (ФИО, Должность МОЛ/Ответственного)

следующие материальные ценности:

┌────┬────────────────────────┬──────────┬────────┬────────────┬────────────────────┐
│ № │ Наименование │ Ед. изм. │ Кол-во │ Инв. № / │ Состояние │
│ п/п│ │ │ │ Зав. № │ (новое/б/у, дефекты)│
├────┼────────────────────────┼──────────┼────────┼────────────┼────────────────────┤

│ 1 │ Ноутбук * │ шт. │ 1 │ * │ Новое, комплект полный│
│ 2 │ Парта школьная однолиц.│ шт. │ 10 │ ⎯ │ Б/у, удовл. состояние │
└────┴────────────────────────┴──────────┴────────┴────────────┴────────────────────┘
Всего наименований: ___ , на сумму: ___ руб. __ коп. (Без НДС / С НДС ___%).
Ценности приняты (переданы) в полном объеме, претензий по комплектации и качеству нет.
Передача произвела: _______________ / _______________ / (Подпись, ФИО)
Приемку произвел: _______________ / _______________ / (Подпись, ФИО)

Члены комиссии:
____________________ / _______________ /
____________________ / _______________ /
____________________ / _______________ /

УТВЕРЖДАЮ
Директор МБОУ СОШ № *
_______________ / _______________ /
«___» _____________ 202_ г. М.П.

Образец 2. Акт осмотра готовности школы к новому учебному году

Сдается в орган управления образованием (ОУ) за подпись руководителя администрации/главы МР.

МБОУ СОШ № * г. *

АКТ № ___
осмотра готовности к новому 202_/202_ учебному году

г. * «___» августа 202_ г.

Комиссия в составе:
Председатель: ____________________ / _______________ / (ФИО, Должность в ОУ/Администрации)
Член: ____________________ / _______________ / (Директор школы)
Член: ____________________ / _______________ / (Завхоз/Инженер по ТБ)
Член: ____________________ / _______________ / (Председатель родительского комитета)

осмотрела здание школы по адресу: г. , ул. , д. .

УСТАНОВИЛА:

Пожарная безопасность: ППС в рабочем состоянии (акт проверки №  от *), эвакуационные пути свободны, схемы эвакуации на местах, огнетушители пролонгированы (срок до *).
Техника безопасности / Охрана труда: Кабинеты физики, химии, информатики, мастерские соответствуют СанаПиН/СанПиН. Журналы инструктажей заведены. СИЗ выданы.
Санитарно-эпидемиологическое состояние: Вентиляция работает, освещение соответствует нормам (протокол замеров № ), питьевой режим обеспечен (кулеры/фонтанчики), столовая соответствует требованиям (акт Госсанитарного надзора № ).
Материально-техническая база: Учебная мебель соответствует росту учащихся (___% соответствия). Учебники обеспечены на ___%. Спортивный инвентарь в наличии.
Антитеррористическая защита: Охрана (ЧОП/вневедомственная) — договор № *. Кнопка «Пугаловка» рабочая. Видеонаблюдение покрывает периметр и входную группу. Проездная система работает.
Доступная среда (если применимо): Пандус установлен, поручни есть, санитарная комната адаптирована.

ВЫЯВЛЕНЫ НЕДОСТАТКИ (при наличии):
_________________________________________________________________ (Описание, место, срок устранения).
_________________________________________________________________
Школа МБОУ СОШ № * ГОТОВА / НЕ ГОТОВА к приему обучающихся 1 сентября 202_ г.
При неготовности: устранить недостатки до «___» ________ 202_ г.

Подписи членов комиссии:
_______________ / _______________ /_______________ / _______________ /
_______________ / _______________ /_______________ / _______________ /

Образец 3. Акт инвентаризации основных средств (Форма ИНВ-3 или свободная форма с обязательными реквизитами)

Проводится ежегодно к 31 декабря или при смене МОЛ.

МБОУ СОШ № * г. *

АКТ № ___
ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
(Кабинет № ___, Столовая, Склад, Администрация — выбрать нужное)
г. * «___» _________ 202_ г.

Комиссия в составе (Приказ № ___ от ___):
Председатель: ____________________ / _______________ /
Член (Бухгалтер): ____________________ / _______________ /
Член (МОЛ): ____________________ / _______________ /
Член: ____________________ / _______________ /

провела инвентаризацию основных средств на 31 декабря 202_ г.

РЕЗУЛЬТАТЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ:
┌────┬────────────────────┬──────────┬────────────┬────────────┬────────────┬────────────┐
│ № │ Наименование ОС │ Инв. № │ По данным │ Фактическ. │ Расхожд. │ Примечание │
│ п/п│ │ Зав. № │ учета (кол.)│ наличие │ (излишки/ │ (сост., │
│ │ │ │ │ (кол.) │ недostat.) │ местонах.) │
├────┼────────────────────┼──────────┼────────────┼────────────┼────────────┼────────────┤│ 1 │ Интерактивная панель│ * │ 1 │ 1 │ 0 │ Рабочее │
│ 2 │ Шкаф металлический │ * │ 1 │ 0 │ -1 (нед.) │ Списан по │
│ │ │ │ │ │ │ акту №___ │
└────┴────────────────────┴──────────┴────────────┴────────────┴────────────┴────────────┘

ИТОГО: Выявлено недostatок на сумму ___ руб. (списано актами списания № ___).
Излишков не выявлено. Неучтенных ОС не выявлено.

Данные инвентаризации вносятся в инвентарную книгу / карточки ОС.
Расхождения оформлены соответствующими первичными документами (акты списания, акты о приходе).

Члены комиссии:
____________________ / _______________ /
____________________ / _______________ /
____________________ / _______________ /
____________________ / _______________ /
УТВЕРЖДАЮ
Директор МБОУ СОШ № *
_______________ / _______________ /
«___» _____________ 202_ г. М.П.

Образец 4. Акт об отказе от подписи (ознакомления)

Критически важен для доказательства соблюдения процедуры информирования сотрудника/учащегося/родителя.

МБОУ СОШ № * г. *

АКТ № ___
об отказе от подписи (ознакомления)

г. * «___» _________ 202_ г.

Мы, нижеподписавшиеся:
____________________ / _______________ / (Должность, ФИО — лицо, вручающее документ)
____________________ / _______________ / (Должность, ФИО — свидетель 1)
____________________ / _______________ / (Должность, ФИО — свидетель 2)

СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ о том, что:
«___» ________ 202_ г. в ___ часов ___ минут в кабинете № ___ (или иное место)
лицу: _________________________________________________________ (ФИО полностью, должность/класс)
был вручен к ознакомлению под роспись документ:
«_________________________________________________________»
(Наименование: Приказ № ___, Акт № ___, Объяснительная записка, Протокол и т.д. от «___» ________ 202_ г.)

Гражданин(ка) __________________________ (ФИО) ОТКАЗАЛ(А)СЬ от подписи в журнале учета ознакомления / на самом документе / от получения копии документа, мотивируя это: _________________________________________________________ (цитируем слова или пишем «мотивы не сообщал(а)»).

О личности отказывающегося удостоверено: _________________________________ (паспорт, студенческий, устно известное лицо).

Об отказе от подписи составлен настоящий Акт в 3-х экземплярах:
1 экз. — к делу (к приказу/акту).
2 экз. — лицу, отказавшемуся (вручен под роспись / направлен заказным письмом с вложением № ___).
3 экз. — в журнал регистрации отказов.
СОСТАВИЛИ:
_______________ / _______________ / (Вручитель)
_______________ / _______________ / (Свидетель 1)
_______________ / _______________ / (Свидетель 2)

Образец 5. Акт списания (уничтожения) документов с истекшим сроком хранения

Обязателен перед уничтожением архива. Основание — Экспертная комиссия по оценке ценности документов.

МБОУ СОШ № * г. *

АКТ № ___
выделении документов к уничтожению

г. * «___» _________ 202_ г.

Экспертная комиссия по оценке научной и практической ценности документов в составе:
Председатель: ____________________ / _______________ / (Директор/Зам.директора)
Член (Секретарь/Архивариус): ____________________ / _______________ /
Член: ____________________ / _______________ /
Член: ____________________ / _______________ /

РУКОВОДСТВОВАЯСЬ:
— Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
— Типовым перечнем типовых управленческих архивных документов... (Указание на конкретный перечень, утвержденный Минкультурой/Росархивом);
— Приказом директора № ___ от «___» ________ 202_ г. «Об утверждении перечня документов к уничтожению»;

УСТАНОВИЛА:
В архиве школы (кабинете архива/складе) находятся документы с истекшим сроком хранения, не подлежащие перевода в государственный архив, подлежащие уничтожению.

ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ К УНИЧТОЖЕНИЮ:

┌────┬──────────────────────────────────────┬────────┬────────┬────────────────┐│ № │ Наименование дела / серии документов │ Годы │ Кол-во │ Срок хранения │
│ п/п│ │ │ дел/л. │ (по перечню) │
├────┼──────────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────────────┤
│ 1 │ Журналы регистрации входящей корресп.│ 2018 │ 2 шт. │ 5 лет │
│ 2 │ Распоряжения по текущей деятельности │ 2019 │ 15 л. │ 5 лет │
│ 3 │ Отчеты о движении ТМЦ (ксерокопии) │ 2017 │ 1 пачка│ 1 год │
└────┴──────────────────────────────────────┴────────┴────────┴────────────────┘

Всего дел к уничтожению: ___ шт. / ___ л.
Способ уничтожения: механическое (измельчение/шредер) / сжигание (подчеркнуть нужное).
Уничтожение производить: «___» ________ 202_ г. в присутствии членов комиссии.
Акт об уничтожении составить по итогам.

Члены ЭК:
____________________ / _______________ /
____________________ / _______________ /
____________________ / _______________ /
____________________ / _______________ /

УТВЕРЖДАЮ
Директор МБОУ СОШ № *
_______________ / _______________ /
«___» _____________ 202_ г. М.П.

Типичные ошибки при составлении актов в школе

1. Составление одним лицом. Подпись только завхоза или только директора без комиссии делает акт ничтожным.
2. Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт подписывают люди, у которых нет полномочий на дату составления.
3. Неполные реквизиты членов комиссии. Только фамилии без должностей, отсутствие расшифровки подписей.
4. Смешивание фактов и выводов. В тексте акта пишут: «Учитель виноват», вместо: «Обнаружено отсутствие журнала инструктажей в кабинете № 5».
5. Исправления и зачеркивания. В актах исправления недопустимы. Ошибочный акт аннулируется, составляется новый с новым номером.
6. Несвоевременность. Акт инвентаризации подписан в марте за прошлый год без основания (продления сроков приказом).
7. Отсутствие приложений. Фотофиксация дефектов, протоколы замеров освещения/шума, накладные поставщика должны быть приложены и оговорены в акте («Приложение № 1 — фото 3 листа»).

Электронный документооборот (ЭДО) и акты

С переходом на ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, Госуслуги/РЭШ) акты могут оформляться в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) директора и членов комиссии.

• Правовая сила эквивалентна бумажному оригиналу (ст. 6 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
• Обязательно наличие атрибутов ЭП (сертификат ключа проверки ЭП) у каждого подписанта.
• Журнал регистрации актов ведется в информационной системе.
• Для внутренних актов (инвентаризация, осмотр) часто используют гибридный вариант: печать -> скан -> ЭП -> отправка в ОУ/РОНО.

Хранение и учет актов

• Журнал регистрации актов (форма свободная, колонки: №, Дата, Вид акта, Краткое содержание, Исполнитель, Срок хранения, Примечание).
• Сроки хранения определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности образовательных организаций (утв. Росархивом):
  • Акты приемки-передачи ОС, инвентаризации — 5 лет (после составления годовой отчетности).
  • Акты расследования несчастных случаев — 45 лет (до 75 лет при тяжелых исходах).
  • Акты осмотров (ПБ, ТБ, санитария) — 5 лет (или до следующей проверки + 1 год).
  • Акты об отказе от подписи, 5 лет (в составе дела с документом, к которому отказ).
  • Акты выделения к уничтожению, постоянно (как учетная документация архива).

Грамотное составление актов — залог финансовой безопасности школы, защиты прав учащихся и сотрудников, а также успешного прохождения проверок контролирующими органами. Главные правила: коллегиальность (мин. 3 человека), наличие приказа на комиссию, полнота реквизитов, фактическое содержание без эмоций, соблюдение сроков и правильное архивирование. Использование типовых шаблонов (как приведенных выше), адаптированных под локальные акты конкретной школы, значительно снижает риск ошибок.

---

Данная статья подготовлена на основе общих правил делопроизводства и материалов открытых источников (в т.ч. sekretariat.ru) в ознакомительных целях. Для применения в конкретной организации необходимо согласовать формы и процедуры с утвержденным Положением о делопроизводстве и бухгалтерской политикой МБОУ.