Правильное оформление акта на уничтожение документов — обязательная процедура для любой организации, соблюдающей законодательство в области архивного дела и документооборота. Несоблюдение формы или порядка составления может привести к штрафным санкциям со стороны контролирующих органов (Росархив, налоговая инспекция, Роскомнадзор). В данной статье мы подробно разберем актуальные образцы, нормативную базу и пошаговый алгоритм заполнения на .

Нормативная правовая база: на что опираться в 2026 году

Главным документом, регламентирующим порядок уничтожения документов, является Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил хранения документов, подлежащих передаче в архивы Российской Федерации, и Правил уничтожения документов, не подлежащих передаче в архивы Российской Федерации».

• Приложение № 3 к Приказу № 77 — Рекомендуемый образец акта об уничтожении документов.
• Приложение № 13 к Приказу № 77 — Образец акта о выделении документов к уничтожению.
• ФЗ-22 «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19, 22).
• ФЗ-152 «О персональных данных» (ст. 19, 21) — для документов с ПДн.
• Приказ Минфина РФ от № 236н (бухгалтерский учет).

Важно: На практике считается безопасным использовать образец из Приложения № 3 к Правилам Росархива, адаптировав его под специфику организации путем добавления необходимых реквизитов (логотип, код по ОКПО, ссылки на внутренние приказы).

Два этапа, два акта: принципиальная разница

Процесс уничтожения документов условно делится на два этапа, каждый из которых требует оформления отдельного документа:

Акт о выделении документов к уничтожению (Этап 1)

Составляется до непосредственного уничтожения. Фиксирует факт отбора дел с истекшими сроками хранения, не представляющих архивной ценности.

• Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.
• Основание для составления комиссии по экспертизе сроков хранения.
• Содержит перечень дел (номенклатуру), подлежащих уничтожению.

Акт об уничтожении документов (Этап 2)

Составляется после физического уничтожения бумажных носителей или безвозвратного удаления электронных данных. Подтверждает факт выполнения процедуры.

• Подписывается всеми членами комиссии по уничтожению.
• Хранится в организации в течение срока, установленного для отчетности (обычно 5 лет или до следующей проверки).
• Является основным документом для защиты при проверках.

Структура и обязательные реквизиты Акта об уничтожении (Образец 2026)

Документ условно делится на три части: вводная (шапка), табличная (перечень) и заключительная (процедура и подписи).

Вводная часть (Шапка)

1. Наименование документа: «АКТ об уничтожении документов».
2. Номер и дата составления: Присваивается по внутреннему порядку (например, № 12 от г.).
3. Место составления: Город/Населенный пункт (например, г. );
4. Наименование организации: Полное и сокращенное (ООО «»).
5. Ссылка на основание: «В соответствии с Актом (Приказом) о выделении документов к уничтожению № * от ..202* г.».
6. Состав комиссии: ФИО председателя и членов комиссии, их должности. (Фамилии частично скрыты: И.И. , П.С. ).

Табличная часть (Перечень уничтоженных документов)

Рекомендуется оформлять в виде таблицы для наглядности. Обязательные колонки:

Примечание: В примере выше данные условны. Реальные номенклатурные индексы и наименования берутся из Утвержденной номенклатуры дел вашей организации;

Заключительная часть (Процедура и подписи)

Самая важная часть, подтверждающая факт уничтожения. Текст обычно формулируется так:

«Установлено: *..202 года по адресу: г. , ул. , д. , пом. , в присутствии членов комиссии, в соответствии с Актом (Приказом) от ..202* г., о выделении к уничтожению по списку, архивных документов, общим весом кг (всего * единиц хранения, * листов), были полностью уничтожены путем [указать способ: измельчения в шредере / сожжения / макулатуры] с использованием оборудования [название/модель шредера].

Уничтожение произведено в срок с *..202 по *..202 г. Документы восстановлению не подлежат».

Далее следуют подписи всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО) и датой. Печать организации ставится по усмотрению (для ООО не обязательна, но рекомендуется для вероятия).

Способы уничтожения: что писать в акте

Закон не устанавливает жесткий перечень способов, но требует гарантировать невозможность восстановления информации. В акте обязательно указывайте конкретный способ:

• Измельчение в шредере (уничтожителе): Наиболее частый вариант. Укажите класс секретности/размер частиц (например, P-4, P-5 по DIN 66399). Для ПДн, не ниже P-4.
• Сожжение: В специальных печах. Требует акта от организации, осуществляющей сожжение (если вывозят на сторону).
• Макулатура: Только если документы НЕ содержат гостайну, коммерческую тайну или ПДн. Требует акта приема-передачи от пункта приема макулатуры.
• Программное удаление (для ЭДО): Использование сертифицированных средств защиты информации (СЗИ) для безвозвратного стирания данных с носителей.

Особенности для специальных категорий документов

Уничтожение документов с персональными данными (ПДн)

Согласно ст. 21 ФЗ-152 и Постановлению Правительства РФ № 1119, акт должен содержать:

• Ссылку на Приказ об утверждении перечня ПДн, подлежащих уничтожению.
• Способ обезличивания или уничтожения (шредер класса P-4 и выше).
• Подпись ответственного за защиту ПДн (часто — ДПО / DPO).
• Рекомендуется оформлять отдельный акт или приложение к общему акту.

Бухгалтерские документы

Сроки хранения устанавливаются организацией самостоятельно на основе ст. 29 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (минимум 5 лет для первички, бессрочно для годовой отчетности). В акте обязательно ссылаются на Учетную политику и Номенклатуру дел по бухгалтерии.

Электронные документы и носители

Акт составляется в двух экземплярах (на бумаге и/или в ЭДО). Указываются:

• Тип носителя (HDD, SSD, флешка, лента LTO).
• Инвентарный/серийный номер носителя.
• Метод уничтожения: демагнитирование, физическое разрушение (пресс, шредер для жестких дисков), программная затирка (по ГОСТ Р 50739-95 или методике ФСТЭК/ФСБ).

Пошаговая инструкция: как составить акт без ошибок

1. Проведите экспертизу сроков хранения. Комиссия сверяет дела с номенклатурой. Составьте Акт о выделении (Приложение № 13 к Приказу № 77).
2. Издайте Приказ (Распоряжение) руководителя об утверждении Акта о выделении и создании комиссии по непосредственному уничтожению.
3. Организуйте процесс уничтожения. Привлеките ответственных лиц, при необходимости, стороннюю лицензированную компанию (тогда нужен договор и их акт выполненных работ).
4. Заполните Акт об уничтожении (Приложение № 3 к Приказу № 77) непосредственно в процессе или сразу после уничтожения.
5. Соберите подписи. Все члены комиссии, указанные в Приказе, должны подписать акт. Отсутствие подписи хотя бы одного члена делает акт недействительным.
6. Заархивируйте акт. Акт об уничтожении хранится в организации. Срок хранения акта — не менее 5 лет (или согласно вашей номенклатуре, часто «До прекращения деятельности организации» для актов на уничтожение архивов).

Типичные ошибки при заполнении (чек-лист для проверки)

• Нет ссылки на Акт о выделении/Приказ. Акт об уничтожении «висит в воздухе».
• Не указан способ уничтожения. Фраза «уничтожены» без уточнения способа (шредер/сожжение) недопустима.
• Несовпадение данных с Актом о выделении. Количество дел, листов, наименования должны совпадать идеально.
• Отсутствие веса/объема. Для бумажных документов обязательно указание веса в кг или количества листов.
• Подписи лиц, не входящих в комиссию по Приказу. Только уполномоченные лица.
• Уничтожение до истечения сроков. Проверьте даты крайних записей в делах и сроки в номенклатуре.

Образец текста Акта (для копирования в Word)

Ниже приведен универсальный текстовый шаблон. Замените данные в квадратных скобках и скрытые маркеры * на реальные данные.

Хранение и ответственность

Составленные акты об уничтожении являются документами строгой отчетности по архивному делу.

• Срок хранения актов: Устанавливается номенклатурой организации. Рекомендация Росархива — не менее 5 лет, для актов на уничтожение уникальных документов — 75 лет / бессрочно.
• Ответственность: За нарушение правил уничтожения документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ, штраф на должностных лиц до 5 000 руб., на юрлиц — до 200 000 руб.). Умышленное уничтожение документов, подлежащих передаче в архив, влечет уголовную ответственность (ст. 292 УК РФ).

Резюме

Ключевой момент — двухэтапность (Акт выделения → Приказ → Акт уничтожения) и полнота реквизитов в итоговом Акте об уничтожении. Используйте Приложение № 3 к Приказу Росархива № 77 как базу, добавляйте вес/объем, точный способ уничтожения (модель шредера) и обеспечивайте подписание всеми членами комиссии. Храните акты так же тщательно, как финансовую отчетность.

Статья подготовлена на основе актуальной на г. нормативной базы (Приказ Росархива № 77, ФЗ-22, ФЗ-152, ФЗ-402). Данные об организации, адресах, фамилиях и телефонах в примерах замаскированы (*) в целях безопасности. Перед применением шаблонов проконсультируйтесь с архивистом или юристом вашей организации.