Объяснительная записка — это официальный документ, который сотрудник пишет по требованию работодателя для выяснения причин нарушения трудовой дисциплины (прогула, опоздания, раннего ухода). В случае болезни этот документ становится основанием для зачета дней пропуска как неявки по уважительной причине и исключения применения дисциплинарных взысканий (замечания, выговора, увольнения).

Ниже представлены актуальные образцы, правила оформления и правовые нюансы, регулируемые Трудовым кодексом РФ (ТК РФ).

Правовая база: когда нужна объяснительная, а когда справка?

Многие сотрудники путают два документа. Важно понимать разницу:

• Справка о нетрудоспособности (листок нетрудоспособности / электронный больничный), выдается медицинской организацией. Это единственный документ, дающий право на выплату пособия по временной нетрудоспособности (оплату больничного) и подтверждающий болезнь для бухгалтерии. С года действуют исключительно в электронном виде (ЭЛН).
• Объяснительная записка — пишется сотрудником своими руками (или печатается, но подписывается от руки) по требованию работодателя (ст. 193 ТК РФ). Она нужна кадровому отделу/руководителю для оформления табеля учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) кодом «Б» (болезнь) или «Н» (неявка по уважительной причине), а также для защиты себя от обвинения в прогуле.

Важно: Работодатель не имеет права требовать объяснительную, если сотрудник уже предоставил ЭЛН (справку о нетрудоспособности). Справка сама по себе является основанием для зачета пропуска. Однако на практике многие компании просят написать записку «для папки» или акта рассмотрения обстоятельств.

Общие правила оформления объяснительной записки

Единой утвержденной формы (как у больничного) не существует. Используеться свободная форма, но соблюдается деловой стиль и структура:

1. Шапка» (в правом верхнем углу):
   • Кому: Должность руководителя организации (Директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от Петрова П.П., должность, подразделение).
2. Заголовок: По центру строки — «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» (капслоком).
3. Текст (суть):
   • Указать даты пропуска.
   • Указать причину: «болезнь», «острое заболевание», «необходимость срочной медицинской помощи».
   • Сослаться на подтверждающий документ: «Имею справку о нетрудоспособности № выданную (название поликлиники) на период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ» или «ЭЛН открыт/закрыт в информационной системе ФСС».
4. Дата составления (слева) и Подпись с расшифровкой (справа).

Готовые образцы объяснительных записок

Образец №1: Стандартный (если был электронный больничный / ЭЛН)

Наиболее частый вариант. Сотрудник заболел, ЭЛН открыт врачом, бумажного листка нет.

Образец №2: Если больничный оформлен позже (ретроспективно)

Ситуация: сотрудник заболел, не смог сразу пойти к врачу (высокая температура, выходные), сходил позже, врач выдал ЭЛН с даты заболевания.

Образец №3: Болезнь близкого родственника (уход за больным)

Ст. 193 ТК РФ и ст. 7 ФЗ-255 позволяют оформить уход за больным членом семьи (ребенком до 14 лет, инвалидом, пожилым человеком 80+). Код в табеле — «У» (уход за больным) или «Б» (если оформлено на сотрудника как уход).

Образец №4: Если справки нет (самолечение / не успел сходить / врач отказал)

Риск: Без ЭЛН/справки работодатель не обязан зачесть пропуск по уважительной причине и может оформить прогул (код «Я»). Однако ст. 193 ТК РФ требует выяснить причину. Писать записку все равно нужно — это шанс объясниться.

Процедура получения и рассмотрения объяснительной (Ст. 193 ТК РФ)

Работодатель должен соблюдать строгую процедуру, иначе взыскание признают недействительным в суде:

1. Требование объяснительной. Работодатель направляет письменное требование (акто, служебную записку) сотруднику в течение 2 рабочих дней после обнаружения пропуска (не считая день обнаружения).
2. Срок для написания. Сотрудник должен предоставить записку в течение 2 рабочих дней после получения требования.
3. Акт об отказе. Если сотрудник отказывается писать — составляется Акт об отказе от написания объяснительной записки (подписывается комиссией из 3 человек). Это лишает сотрудника права оспорить прогул, но не лишает права предъявить документы позже (в суде);
4. Рассмотрение. Работодатель оценивает уважительность причины. Болезнь, подтвержденная ЭЛН — абсолютно уважительная причина (п. 38 Постановления Пленума ВС РФ № 2).
5. Приказ. На основании записки и ЭЛН издается приказ о зачете пропуска (форма Т-6 или свободная).

Особенности заполнения табеля учета рабочего времени (Формы Т-12, Т-13)

Частые ошибки сотрудников и HR

• Ошибка 1: Не писать объяснительную, считая, что ЭЛН «сам придет» в СЭД (систему электронного документооборота). Последствие: В табеле может стоять «Я» до прихода данных из ФСС, что грозит конфликтами при расчете зарплаты.
• Ошибка 2: Писать «Болел, больничный сдал» без номера ЭЛН и дат. Совет: Всегда указывайте ИД ЭЛН (идентификатор) и даты.
• Ошибка 3: Работодатель требует объяснительную до истечения 2-х дней или требует ее в день болезни. Право: Сотрудник не обязан писать записку, лежа в больнице с температурой. Сроки ст. 193 ТК РФ обязательны для работодателя.
• Ошибка 4: Скрыть болезнь ребенка старше 14 лет. Нюанс: Уход за ребенком 14-15 лет оплачивается только с согласия врача (мед. комиссии), за 15+ — только неоплачиваемый отпуск (код «ОД»/31) или за свой счет, если нет ЭЛН на уход.

Образец служебной записки от руководителя (требование объяснительной)

Этот документ инициирует процедуру ст. 193 ТК РФ.

Образец Акта об отказе от написания объяснительной

Составляется комиссией (минимум 3 человека) в 2 экземплярах (один сотруднику под роспись, второй в дело).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли писать объяснительную, если я сдал электронный больничный (ЭЛН)?

Юридически — нет. ЭЛН — это первичный учетный документ, подтверждающий нетрудоспособность. Работодатель получает данные об ЭЛН автоматически через СЭД/ФСС. Однако внутренние локальные акты компании (Положение о трудовой дисциплине) могут требовать записку для «папки персонала» или акта рассмотрения. Отказ писать ее (при наличии ЭЛН) не может быть основанием для взыскания, но может портить отношения с руководством.

Можно ли написать объяснительную от руки?

Да, и даже лучше. Рукописный текст сложнее подделать, он фиксирует волю сотрудника в момент написания. Печатный вариант допустим, но подпись должна быть только собственноручной (живая синяя или черная ручка).

Что делать, если врач отказал в открытии ЭЛН (например, осмотр только на следующий день)?

Пишите объяснительную с указанием точной причины («Острое заболевание, врач на дому пришел 15.06, ЭЛН открыт с 14.06 ретроспективно»). Приложите к записке чек из аптеки, вызов скорой помощи (талон вызова), свидетельские показания коллег/соседей; В суде это будет доказательством форс-мажора.

Сколько дней оплачивается уход за больным ребенком?

• До 7 лет: Без ограничений по дням в году (оплачивается 100% или по стажу).
• 7–14 лет: Не более 15 дней на один случай болезни, не более 45 дней в календарном году.
• 15+ лет: Оплачиваеться только если ребенок инвалид или по заключению ВРЭК (медкомиссии). Иначе — неоплачиваемый отпуск.

Может ли работодатель уволить за прогул, если я принес больничный на 3-й день?

Нет. Если ЭЛН открыт с даты пропуска (ретроспективно), это подтверждает болезнь. Увольнение за прогул (п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ) требует отсутствия уважительной причины. Болезнь, подтвержденная ЭЛН, — уважительная причина всегда. Приказ об увольнении будет отменен судом.

Чек-лист: Как правильно сдать документы после болезни

1. Убедитесь, что врач закрыл ЭЛН (статус «Закрыт» в приложении «Госуслуги» или СЭД компании).
2. Напишите объяснительную записку (по форме компании или свободной) за вчерашний день (дату закрытия ЭЛН или день выхода на работу).
3. В записке укажите: ФИО, должность, даты пропуска, фразу «по причине временной нетрудоспособности», номер/ИД ЭЛН.
4. Сдайте записку руководителю или в кадры под роспись на своей копии (или через СЭД/корпоративную почту с подтверждением прочтения).
5. Проверьте табель за прошедший месяц: напротив дат болезни должен стоять код «Б» (19).
6. Если код «Я» — пишите заявление на пересчет и исправление табеля с приложением копии ЭЛН (выписки из СЭД).

Данная статья носит информационный характер. В сложных спорах с работодателем рекомендуется консультироваться с трудовным юристом. Персональные данные в образцах заменены на * в соответствии с требованиями безопасности.