Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Правильное оформление акта о выделении документов к уничтожению — обязательная процедура для любой организации, ведущей делопроизводство. Документы, истекший срок хранения которых не подлежит продлению, подлежат утилизации строго по установленному порядку. В данной статье мы подробно разберем нормативную базу, порядок составления комиссии, требования к заполнению акта (формы Приложения 21 к Приказу Минкультуры России № 526), а также предоставим рекомендации по избежанию типичных ошибок.

Нормативная правовая база

Процедура уничтожения документов регулируется следующими ключевыми документами:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 22).
Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, формируемых в ходе деятельности организаций…». В Приложении 21 к данному Приказу утверждена единая форма акта о выделении документов к уничтожению.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Документы организаций. Правила составления и оформления».
Утвержденный в организации Номенклатура дел со сроками хранения (основной документ-основание для выделения).

Важно: С 2021 года использование формы Приложения 21 к Приказу № 526 является обязательным для государственных органов и рекоменовательным (но стандартом де-факто) для коммерческих организаций. Старые формы (например, по Приказу Росархива № 236) считаются устаревшими.

Подготовительный этап: создание экспертной комиссии

Перед составлением акта руководитель организации издает Приказ (Распоряжение) о создании экспертной комиссии по выделению документов к уничтожению.

Состав комиссии (минимум 3 человека):

Председатель — обычно заместитель руководителя по административной части или главный архивист/делопроизводитель.
Секретарь — архивист или ответственный за делопроизводство сотрудник (ведет протокол, готовит акт).
Члены комиссии — представители структурных подразделений, сформировавших дела (бухгалтерия, кадры, юристы, производственные отделы). Их присутствие обязательно для подтверждения того, что дела не нужны в текущей работе.

Пример маскированных данных в приказе:

ПРИКАЗ № * от ..2026 г.
г. *
О создании экспертной комиссии по выделению документов к уничтожению
...
Утвердить состав экспертной комиссии:
 Председатель: * . (должность)
 Секретарь: * . (должность)
 Члены: * . , * . , * . 
...

Ключевое правило: «Граница 1 января»

Это самый частый источник ошибок. В акт можно включить только те дела, чей срок хранения истек до 1 января года составления акта.

Пример расчета (актуально для 2026 года):

Срок хранения дела — 5 лет.
Дата последней записи в деле — .
Срок истекает .

Дата последней записи, .
Срок истекает .

Структура и заполнение Акта (Форма Приложения 21 к Приказу № 526)

Акт состоит из двух основных частей: табличной части (перечень дел) и заключительной части (подписи, способ уничтожения).

Шапка акта

Наименование организации: Полное или краткое в соответствии с Уставом (например, ООО «» или Филиал ПАО «» в г. *).
Дата составления: День, месяц, год (например, марта 2026 г.).
Номер акта: Сквозная нумерация за год (например, № 1/2026).

Табличная часть (Перечень выделенных дел)

Заполняется по строго определенным колонкам. Допускается составление на нескольких листах (нумеруются: Лист 1, Лист 2…).

№ колонки	Наименование колонки	Что указывается / Требования
1	Порядковый номер	Сквозная нумерация по акту (1, 2, 3…).
2	Индекс дела	Шифр дела по Номенклатуре (например, И-5, К-12).
3	Наименование дела	Точно по Номенклатуре дел. Не сокращать произвольно.
4	Даты начала и окончания дела	Формат: ДД.ММ.ГГГГ, ДД.ММ.ГГГГ (например, , ).
5	Срок хранения (лет)	Цифра по Номенклатуре (например, 5, 10, 50, 75).
6	Основание для выделения к уничтожению	Ссылка на пункт Номенклатуры и срок хранения. Пример: п. 125 Номенклатуры, срок хранения 5 лет, истек .
7	Количество томов	Арабскими цифрами (например, 1, 3).
8	Количество листов	Общее число листов во всех томах дела.
9	Примечания	Особые отметки: «Листы пронумерованы», «Есть вложения», «Ценности нет».

Заключительная часть акта

После таблицы обязательно указываются итоговые суммы:

Всего дел выделено: [число] шт.
Всего томов: [число] шт.
Всего листов: [число] шт.

Текст решения комиссии (стандартная формулировка):

«Комиссия, рассмотрев дела, указанные в настоящем акте, установила, что сроки их хранения, установленные номенклатурой дел организации, истекли, продлению не подлежат, в производственной работе не нуждаются и подлежат уничтожению».

Подписи членов комиссии

Подписывают все члены комиссии, указанные в Приказе о создании комиссии.

Председатель: _____________ / * . / (расшифровка подписи)
Секретарь: _____________ / * . /

Член: _____________ / * . /
Член: _____________ / * . /
Член: _____________ / * . /

Важно: Даты подписей должны совпадать с датой акта или быть более поздними (но в пределах дня заседания). Рукописные исправления в акте недопустимы. При ошибке — перепечатывать лист.

Акт об уничтожении (второй этап)

Акт о выделении — это разрешение на уничтожение. Само уничтожение оформляется отдельным Актом об уничтожении (форма также в Приложении 21 к Приказу № 526, либо в произвольной форме с обязательными реквизитами), который составляется после физического уничтожения.

Обязательные реквизиты Акта об уничтожении:

Ссылка на Акт о выделении (№, дата).
Способ уничтожения: шредер (перемалывание), сжигание (для секретных/конфиденциальных), макулатура (переработка в бумагу).
Дата и место уничтожения.
ФИО лиц, непосредственно выполнивших уничтожение (оператор шредера) и лиц, контролировавших процесс (члены комиссии).
Подписи ответственных с расшифровкой.

Нюанс: Если уничтожение производит сторонняя организация (специализированная фирма), заключается Договор на оказание услуг по уничтожению. В Акт об уничтожении прикладывается Акт приема-передачи документов на уничтожение и Свидетельство/Акт утилизации от подрядчика с указанием веса макулатуры.

Типичные ошибки и риски проверок

Нарушение правила «1 января»: Включение дел со сроком, истекающим в текущем году. Риск: штрафы по ст. 13.10 КоАП РФ (нарушение правил ведения архивов), признание акта недействительным.
Отсутствие Приказа о комиссии: Акт подписан людьми, не уполномоченными приказом.
Несоответствие Номенклатуре: Наименование дела в акте отличается от Номенклатуры (например, «Счета-фактуры» вместо «Книга учета полученных счетов-фактур»).
Уничтожение дел с пометкой «До проверки» / «До аудита»: Даже если срок истек, дело нельзя уничтожать, если по организации идет налоговая проверка, аудит или суд. В акте в колонке «Примечания» ставится отметка «Хранение продлено до снятия ограничения».
Потеря листов акта: Если акта состоит из 3 листов, на каждом должны быть подписи секретаря и председателя (или нумерация «Лист 1 из 3», «Лист 2 из 3» со сквозной нумерацией строк).

Особенности для электронных документов

Если организация ведет электронный документооборот (СЭД/ЭДО), процедура аналогична, но:

Акт о выделении формируется в СЭД на основании отчета по срокам хранения.
«Уничтожение» — это безвозвратное удаление из системы и резервных копий с протоколированием события (лог-файл).
В акте указывается: «Уничтожение электронных копий произведено администратором СЭД * . путем безвозвратного удаления из базы данных ..2026, протокол № * прилагается».

Хранение актов

Акт о выделении к уничтожению хранится навсегда (срок хранения «Постоянно» / 75 лет по Номенклатуре дел по управлению архивами).
Акт об уничтожении хранится так же навсегда.
Оба акта сшиваются в один том (или папку) по хронологии за год. На корешке: «Акты о выделении и уничтожении документов. 2026 г. Хранение постоянно».

Пример оформления титульного листа тома с актами (Рекомендация)

ТОМ № *
Организация: ООО ""
Структурное подразделение: Архив / Отдел делопроизводства
Наименование дела: Акты о выделении к уничтожению и акты об уничтожении документов
Даты: ⏤ 
Срок хранения: Постоянно (75 лет)
Индекс дела по Номенклатуре: У-1
Количество листов: *
Ответственный за хранение:  . (тел. ---)

Чек-лист перед подписанием акта (для секретаря комиссии)

[ ] Приказ о комиссии действует, состав совпадает с подписывающими.
[ ] Все дела проверены по Номенклатуре: индексы, наименования, сроки точны.
[ ] Правило «1 января» соблюдено для каждой единицы.
[ ] Нет дел под ограничением (проверки, суды, аудит).
[ ] Подписи всех членов комиссии есть, расшифровки читаемы.
[ ] Акт пронумерован, датирован, зашит/скреплен (если бумажный).
[ ] Данные внесены в Учетный журнал регистрации актов о выделении/уничтожении.

Грамотное оформление акта о выделении к уничтожению — это не просто бюрократия, а гарантия правовой безопасности организации. Использование актуальной формы Приложения 21 к Приказу Минкультуры № 526, строгое соблюдение правила «границы 1 января», полный состав комиссии и сохранность самих актов навсегда — залог успешного прохождения любых проверок (Росархива, налоговой, прокуртуры, аудиторов).

Рекомендуется ежегодно (обычно в I квартале) проводить экспертизу дел и составлять акты, не накапливая их на годы. Это снижает нагрузку на архив и исключает риск случайного уничтожения актуальных документов.

Материал подготовлен на основании действующего на г. законодательства (Приказ Минкультуры № 526, ФЗ-125, ГОСТ Р 7.0.97-2016). Персональные данные, наименования конкретных организаций и контактные телефоны в примерах замаскированы символами * в соответствии с требованиями конфиденциальности.