. В данной статье подробно разберем, как правильно составить этот документ в 2026 году, какие формы использовать и на что обратить внимание, чтобы избежать претензий со стороны военкомата.

Нормативная база и актуальность на 2026 год

На единого, строго утвержденного федеральным законом бланка акта приема-передачи документов по воинскому учету не существует. Это подтверждается актуальной практикой и разъяснениями экспертов (в частности, системами «КонсультантПлюс», «Гарант» и профильными журналами вроде «Кадровое дело»).

Основанием для составления акта служат:

• Постановление Правительства РФ от № 1823 «Об утверждении Правил ведения воинского учета» (в ред. от 2024–2025 гг.).
• Приказ Минобороны РФ от № 170 (Методические рекомендации по ведению воинского учета).
• Локальные нормативные акты организации (Приказ о назначении ответственного лица).

Важно: Форма акта разрабатывается организацией самостоятельно в свободной форме, но обязательно должна согласовываться с местным военным комиссариатом (военкоматом). Рекомендуется зафиксировать утвержденную форму во внутреннем документе (например, в Положении о воинском учете или Приказе о формах документов).

Ситуации, требующие составления акта

Акт составляется в обязательном порядке при смене ответственного лица. Основные основания:

1. Увольнение работника, ведущего воинский учет.
2. Уход в отпуск (годовой, за свой счет, декретный) на длительный срок — передача полномочий другому лицу.
3. Перевод на другую должность или в другое подразделение.
4. Выход на пенсию.
5. Лишение прав/уволнение по виновным основаниям (включая ст. 81 ТК РФ).

В акте в пункте «Причина передачи» необходимо четко указать основание (например: «в связи с уходом в ежегодный оплачиваемый отпуск с по » или «в связи с увольнением по собственному желанию от *»).

Структура и обязательные реквизиты акта

Несмотря на свободную форму, документ должен содержать реквизиты, установленные ФЗ от № 402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и делопроизводственными стандартами (ГОСТ Р 7.0.97–2016).

Обязательные элементы:

• Наименование документа: «Акт приема-передачи документов по воинскому учету и бронированию военнообязанных».
• Дата составления (день, месяц, год) и место (город/населенный пункт).
• Наименование организации (полное и сокращенное) или ФИО ИП.
• Основание: Номер и дата приказа о назначении нового ответственного лица / приказе об отпуске.
• Состав комиссии: Должности, ФИО председателя и членов комиссии (обычно руководитель орг, зам. по кадрам, уходящий и входящий ответственные лица); ФИО в примерах ниже замаскированы: *.
• Перечень передаваемых документов (детальная опись — см. раздел 4).
• Состояние документов: Примечание о целости, наличии/отсутствии повреждений, полноте журналов.
• Подписи: Сдающего лица, принимающего лица, председателя и членов комиссии с расшифровкой.
• Печать организации (если имеется).

Перечень передаваемых документов (Опись)

Это самая важная часть акта. Перечень формируется в соответствии с п. 8 Методических рекомендаций (Приказ Минобороны № 170) и Приложением № 14 (Расписка о приеме документов воинского учета граждан — Форма № 10).

Основные категории документов для передачи:

А. Учетные документы (Журналы и карточки)

• Журнал учета военнообязанных (Форма № 6 / Форма № 18 — в зависимости от вида учета).
• Журнал учета лиц, подлежащих первичной регистрации на воинском учете.
• Журнал учета документов воинского учета (выдача, возврат, обмен, изъятие).
• Журнал учета приписных событий.
• Личные карточки военнообязанных (Форма № 10 / Форма № 10-в) — строго по номенклатуре.
• Карточки учета документов воинского учета (Форма № 9).

Б. Документы планирования и отчетности

• План работы по воинскому учету на текущий год (утвержденный руководителем и согласованный с военкоматом).
• Отчеты о выполнении плана работы за прошлые периоды.
• Копии сведений, представленных в военкомат (форма № 6, форма № 18, сведения о приписных, о бронировании и т.д.) с отметками о получении.

В. Документы по бронированию (если применимо)

• Реестр военнообязанных, подлежащих бронированию.
• Копии заявлений на бронирование, решений комиссии, уведомлений военкомата.
• Журнал учета бронированных лиц.

Г. Нормативно-правовая база и справочники

• Сборник нормативных актов по воинскому учету (актуальный на дату передачи).
• Памятки для военнообязанных, инструкции по заполнению форм.

Д. Технические средства и ключи (критически важно с 2024–2025 гг.)

• Ключи электронной подписи (ЭП) для работы в АИС «Воинский учет» / ЛК военкомата / Госуслуги. Передача ЭП оформляется отдельным актом или пунктом с указанием серийных номеров носителей (токенов) — .
• Пароли доступа к личным кабинетам (передача в запечатанном конверте по отдельной расписке).
• Носители информации (флешки, внешние диски) с резервными копиями баз данных — инвентарные номера .

Е. Бланки документов строгой отчетности

• Бланки военных билетов (если хранятся в орг. — редко, обычно в военкомате).
• Бланки свидетельств призывника (Форма № 10).
• Бланки справок вместо воинского билета (Форма № 7).
• Бланки расписок (Форма № 10).
• Важно: Указывать серии, номера начального и конечного бланка в каждой пачке, количество бланков.

Образец заполнения акта (Пример структуры)

Ниже приведен универсальный образец, который можно адаптировать под нужды организации. Текст в квадратных скобках […] подлежит замене на реальные данные.

Особенности передачи в 2026 году: Электронный документооборот и АИС

С переходом на федеральную АИС «Воинский учет» (режим обязательного использования для работодателей вводится поэтапно с 2024–2025 гг.), акту передачи уделяется особое внимание в части цифровых активов:

• Перенос прав администратора: В акте обязательно фиксируется факт передачи прав администратора организации в АИС «Воинский учет» / Личном кабинете военкомата. Старый администратор должен быть удален, новый — зарегистрирован до или в день составления акта.
• Ключи ЭП (КЭП): Передача физического носителя (токена) без передачи пароля не имеет смысла. Пароль передается в запечатанном конверте с распиской (отдельный документ или пункт акта). Серийный номер токена, обязательный реквизит.
• Сверка данных: Перед подписанием акта комиссия должна сверить данные в бумажных журналах с данными в АИС. Расхождения фиксируются в акте как замечания с указанием сроков устранения.

Расписка о приеме документов (Форма № 10 / Приложение № 14)

Параллельно с Актом (или как его неотъемлемая часть) составляется Расписка о приеме документов воинского учета граждан (Форма № 10, Приложение № 14 к Методическим рекомендациям).

Ее отличия от общего Акта:

• Фокусируется исключительно на личных карточках (Форма № 10) и бланках строгой отчетности (военные билеты, свидетельства призывника, справки).
• Имеет более строгую табличную часть: ФИО военнообязанного, серия/номер документа, дата выдачи, подпись принимающего за каждую карточку/бланк.
• Хранится вместе с актами приема-передачи.

Хранение и сроки

• Срок хранения: Акты приема-передачи документов воинского учета относятся к категории документов со сроком хранения 50 лет (как первичные учетные документы по кадрам/воинскому учету) или до ликвидации организации; Уточняйте в Номенклатуре документов организации.
• Место хранения: В деле «Воинский учет. Передача документов» или в личном деле ответственного лица (копия), оригинал, в архиве организации / у секретаря комиссии.
• Предъявление военкомату: При проверке военкомат имеет право потребовать предъявить последний Акт передачи для подтверждения непрерывности учета.

Типичные ошибки и риски

1. Отсутствие акта: Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) и ст. 21.5 ФЗ № 53-ФЗ (нарушение правил воинского учета) — для должностных лиц до руб., для юрлиц до руб. (размеры индексируются ежегодно).
2. Неполная опись: Пропущены бланки строгой отчетности или ключи ЭП. При проверке это расценивается как утеря документов.
3. Отсутствие согласования с военкоматом: Форма акта не согласована — военкомат может не принять отчетность от нового ответственного лица.
4. Передача «на слово»: Без подписей и печати. Юридической силы не имеет.
5. Несверка с АИС: Бумажный журнал показывает одно, АИС — другое. Новый ответственный несет ответственность за ошибки предшественника, если не зафиксировал расхождения в акте.

Чек-лист для подготовки к передаче (для HR и ответственных)

• [ ] Издан Приказ о назначении нового ответственного лица (с указанием ФИО , должности, даты вступления в силу).
• [ ] Форма акта утверждена локальным актом и согласована с военкоматом ([Название военкомата, ], согласование от *).
• [ ] Проведена инвентаризация: пересчитаны все бланки (Форма № 10, № 7, № 9), сверены журналы с АИС.
• [ ] Подготовлены конверты с паролями от ЭП, ЛК Госуслуг, ЛК военкомата.
• [ ] Составлена комиссия (Приказ о комиссии № от ).
• [ ] Акт составлен в 3-х экземплярах, подписан всеми членами комиссии, проставлена дата.
• [ ] Один экземпляр передан сдающему, один — принимающему, один — в архив/делопроизводство.
• [ ] В АИС «Воинский учет» изменен администратор организации.
• [ ] Уведомлено военкомат о смене ответственного лица (письмо исх. № от ).

Грамотное оформление акта передачи документов по воинскому учету — это не просто формальность, а гарантия правовой безопасности организации и нового ответственного лица. В 2026 году, в условиях тотальной цифровизации воинского учета (АИС «Воинский учет», ЕРВУ), особое внимание следует уделить передаче электронных ключей, паролей и прав доступа в информационных системах. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте его под структуру своей организации и обязательно согласуйте итоговую форму с курирующим военкоматом.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Нормативная база может меняться. Перед применением рекомендуется сверить актуальность форм и требований с действующим законодательством и местным военным комиссариатом.