Акт на списание денежных средств — это первичный учётный документ, который подтверждает факт расходования денег организации и служит основанием для отражения операции в бухгалтерском и налоговом учёте. Правильно оформленный акт защищает компанию от претензий налоговых органов и помогает обосновать расходы при расчёте налога на прибыль.

Когда составляется акт на списание денежных средств

Документ оформляется в следующих ситуациях:

• списание израсходованных подотчётных сумм;
• списание денежных средств, выданных на представительские, командировочные и хозяйственные нужды;
• списание средств профсоюзных организаций на целевые мероприятия;
• списание денег, направленных на благотворительность;
• списание безнадёжной дебиторской задолженности;
• списание денежных средств при ликвидации или реорганизации предприятия;
• списание израсходованных средств в бюджетных и автономных учреждениях.

Обязательные реквизиты документа

Унифицированной формы акта на списание денежных средств не существует, поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Однако согласно статье 9 Закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ, документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа («Акт на списание денежных средств»);
2. дату составления;
3. наименование организации, составившей документ;
4. содержание хозяйственной операции (причину списания);
5. сумму списания в цифровом и прописном выражении;
6. наименование должностей лиц, ответственных за оформление операции;
7. личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Структура акта

Типовой акт на списание денежных средств включает следующие разделы:

Шапка документа

Указывается полное наименование организации, например: Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»), ИНН 77, адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. . Документ утверждается руководителем — в правом верхнем углу проставляется гриф «Утверждаю» с подписью генерального директора Иванова И. И. (Иван И. И.) и датой.

Состав комиссии

Списание денежных средств, как правило, производится комиссионно. В акте перечисляются члены комиссии:

• председатель комиссии — заместитель директора Петров П; П. (Петр* П. П.);
• члены комиссии — главный бухгалтер Сидорова А; А. (Сидор* А. А.), экономист Кузнецова М. В. (Кузнец* М. В.).

Основание и содержание списания

Описывается причина списания со ссылкой на подтверждающие документы: авансовые отчёты, кассовые ордера, платёжные поручения, договоры. Например: «Комиссия составила настоящий акт о том, что денежные средства в сумме 3 300,00 (три тысячи триста) рублей, полученные из регионального совета профсоюза, израсходованы на проведение корпоративного мероприятия согласно смете от № ».

Сумма списания

Указывается итоговая сумма цифрами и прописью: «Сумма списания: 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей 00 копеек».

Подписи и ответственность

Все члены комиссии подписывают акт. Рекомендуется включить формулировку: «Все члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности».

Образец акта на списание денежных средств

АКТ № от
на списание израсходованных денежных средств

г. Москва

Комиссия в составе: председателя комиссии — заместителя директора Петрова П. П. (Петр* П. П.), членов комиссии — главного бухгалтера Сидоровой А. А. (Сидор* А. А.), экономиста Кузнецовой М. В. (Кузнец* М. В.), — составила настоящий акт о нижеследующем:

Подотчётным лицом Смирновым Д. С. (Смирн* Д. С.) получены денежные средства в размере 50 000,00 (пятьдесят тысяч) рублей по расходному кассовому ордеру № * от на приобретение канцелярских товаров.

Фактически израсходовано 48 350,00 (сорок восемь тысяч триста пятьдесят) рублей, что подтверждается авансовым отчётом № от и прилагаемыми товарными и кассовыми чеками.

Неиспользованный остаток в сумме 1 650,00 (одна тысяча шестьсот пятьдесят) рублей возвращён в кассу организации по приходному кассовому ордеру № * от .

Комиссия приняла решение списать израсходованные денежные средства в сумме 48 350,00 руб. на расходы организации.

Подписи членов комиссии: __________ /Петров П. П./, __________ /Сидорова А. А./, __________ /Кузнецова М. В./

Особенности для бюджетных учреждений

Для организаций бюджетной сферы действуют специальные требования. Акт о списании материальных запасов оформляется по форме ОКУД 0504230 (или 0510460 для отдельных категорий учреждений). Движение денежных средств отражается в соответствии с инструкциями Минфина, а списание производится строго в рамках утверждённой сметы расходов.

Рекомендации по оформлению

• Закрепите форму акта в учётной политике организации;
• прилагайте к акту все первичные документы, подтверждающие расходы;
• храните акты не менее пяти лет;
• сумму всегда указывайте дважды — цифрами и прописью;
• не допускайте исправлений; при ошибке составьте новый документ.

Акт на списание денежных средств, важный инструмент документального подтверждения расходов. Грамотно составленный документ позволяет избежать споров с налоговыми органами, обеспечивает прозрачность финансовых операций и защищает материально ответственных лиц. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под специфику своей организации.