Оформление акта приема-передачи документов — обязательная процедура при смене ответственных лиц, реорганизации компаний, передаче дел в архив или при передаче документов контрагентам․ В Республике Казахстан единой утвержденной государством формы для данного документа не существует (за исключением специфических отраслевых стандартов), поэтому стороны вправе использовать самописный бланк, соответствующий требованиям ГК РК и Закона «Об архивном деле и архивах»․

Ниже представлен подробный разбор структуры, обязательных реквизитов и нюансов составления акта актуальных на год․

Правовая база и назначение документа

Согласно ст․ 152 ГК РК и Закону РК «Об архивном деле и архивах», передача документов должна фиксироваться письменным актом․ Основные цели:

• Подтверждение факта передачи физических носителей информации․
• Фиксация состава, количества и состояния передаваемых документов․
• Разграничение ответственности сторон (передающей и принимающей) за сохранность и конфиденциальность․
• Основание для списания документов с баланса передающей стороны и принятия на баланс принимающей․

Обязательные реквизиты акта (чек-лист)

Чтобы акт имел юридическую силу в суде или при проверке уполномоченных органов, он должен содержать:

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи документов»․
2. Дата и место составления: Город/Населенный пункт, число, месяц, год (прописью и цифрами)․
3. Сведения о сторонах:
   • Передающая сторона: Полное наименование юрлица/ФИО ИП/ФИО физлица, БИН/ИИН, должность и ФИО уполномоченного представителя (основание — доверенность № * от ․․ или Устав/Приказ)․
   • Принимающая сторона: Аналогичные реквизиты․
4. Основание передачи: Договор № * от ․․, Приказ директора № * от ․․, Акт реорганизации, Решение учредителей и т․д․
5. Перечень передаваемых документов: Обязательно в виде приложения (инвентаризационной описи) или таблицы в теле акта с указанием:
   • Наименования дела/документа․
   • Даты документа․
   • Количества листов/томов․
   • Сроков хранения (временные/постоянные)․
   • Состояния (хорошее, удовлетворительное, требует восстановления)․
6. Количество экземпляров акта: Минимум 2 (по одному для каждой стороны), при передаче в архив — 3 (третий остается в архиве)․
7. Подписи сторон: Расшифровка подписей (ФИО полностью), дата подписания․ Печать ставится при наличии (для ИП и физлиц печать не обязательна)․

Типовые ситуации и особенности оформления

Передача документов при смене директора/главного бухгалтера

Самый частый кейс․ Оформляется по Приказу нового директора о создании комиссии․ Комиссия проверяет наличие печатей, штампов, строгой отчетности, ключей от ЭЦП (токенов), доступа к банк-клиентам и 1С․

Важно: В акте обязательно фиксируются номера токенов ЭЦП, сроки действия сертификатов и пароли (в отдельном конверте под роспись)․

Передача дел в архив организации или в Государственный архив

Регламентируется Правилами формирования и ведения архивов (утв; Приказом МКР РК)․ Требуется:

• Номенклатура дел с указанием сроков хранения․
• Экспертная заключение о ценности документов (для передачи в госархив)․
• Акт приема-передачи составляется в 3-х экземплярах․

Передача документов контрагенту (например, при аутсорсинге бухучета)

Обязательно указывается цель передачи («для ведения бухгалтерского учета за 2025 год»)․ Составляется в 2-х экземплярах․ Рекомендуется закрепить в договоре аутсорсинга обязанность принимающей стороны обеспечить конфиденциальность (ст․ 31 Закона «О коммерческой тайне»)․

Пример структуры акта (Шаблон)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОТ
г․ , «___» _________ 202_ г․

Мы, нижеподписавшиеся:
Передающая сторона: ТОО «Название», БИН , в лице Генерального директора Иванова Ивана Ивановича (далее — «Передающая сторона»),
и
Принимающая сторона: ТОО «Архив-Сервис», БИН , в лице Директора Петрова Петра Петровича (далее — «Принимающая сторона»),

составили настоящий Акт о нижеследующем:

Основание: Договор на оказание услуг по архивному хранению №  от г․
Состав передаваемых документов: Перечень документов приведен в Приложении № 1 (Инвентаризационная опись на 15 л․), являющемся неотъемлемой частью настоящего Акта․ Всего передано: 50 дел, 1200 листов․

Состояние документов: Документы переданы в надлежащем состоянии, без видимых повреждений, с соблюдением хронологического порядка․ Отсутствуют листы с пометками «Секретно», «Для служебного пользования» (или: присутствуют, см․ п․ 4 описи)․

Ответственность: Принимающая сторона гарантирует сохранность, конфиденциальность и своевременное возвращение документов по первому требованию Передающей стороны․
Акт составлен в 2 (двух) экземплярах одинаковой юридической силы, по одному для каждой стороны․

ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА
_____________ /Иванов И․И․/ _____________ /Петров П․П․/
М․П․ М․П․

Инвентаризационная опись (Приложение № 1) — критически важный элемент

Ссылаться в акте на «коробки с бумагами» недопустимо․ Опись должна быть детализированной․ Рекомендуемые колонки таблицы:

Электронный документооборот (ЭДО) и Акт в электронном виде

С развитием СМЭВ (Системы межведомственного электронного взаимодействия) и платформ вроде eGov․kz, КСЭД (Казахстанская система электронного документооборота), акты могут подписываться КЭП (Квалифицированной электронной подписью)․

• Юридическая сила равна бумажному (ст․ 10 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»)․
• В теле акта указывается: «Подписан квалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки ЭЦП № *, выдан НУЦ РК»․
• Хранится в личном кабинете ЭДО оператора․

Типичные ошибки и риски

1. Отсутствие описи․ Риск: невозможно доказать передачу конкретного договора или первички․ Суд может признать акт недоказательной основой․
2. Неуказание сроков хранения․ Риск: преждевременное уничтожение документов контролирующими органами (КГД, прокуратура)․
3. Передача ЭЦП (токенов) без акта․ Риск: несанкционированное подписание документов, кража средств с расчетного счета․ Всегда фиксируйте серийный номер токена (eToken/JaCarta) и номер сертификата․
4. Подпись не уполномоченного лица․ Проверяйте доверенность или приказ о назначении члена комиссии․

Где найти проверенные образцы (безопасность)

В интернете множество шаблонов, но не все учитывают актуальные изменения законодательства РК (например, изменения в Кодексе об административных правонарушениях за нарушение сроков хранения)․

Рекомендуемые источники на :

• Официальный сайт Министерства культуры и информации РК (раздел «Архивное дело») — типовые номенклатуры и рекомендации․
• Портал «Электронный государственный архив» (e-archive․kz) — образцы для передачи в госархивы․
• Профессиональные юридические порталы РК (Pravosite․kz, Zakon․kz, Adilet․zan․kz) — платные и бесплатные бланки, проверенные юристами․
• Сайты операторов ЭДО (Kazakhstan Electronic Document Operator и др․) — шаблоны для электронного подписания․

Хранение акта

• Срок хранения акта приема-передачи документов, не менее срока хранения переданных документов, но не менее 5 лет (для бухгалтерских документов)․
• Хранится в делах комиссии по приему-передаче или в делах «Внутренний контроль / Инвентаризация»․

Грамотно составленный акт приема-передачи документов, это ваша главная защита от претензий налоговых органов, судебных исков контрагентов и внутренних конфликтов․ Не пренебрегайте детализацией описи, проверкой полномочий подписантов и использованием КЭП для удаленной фиксации передачи․ При сложных ситуациях (реорганизация, банкротство, передача гостайны) — только индивидуальная разработка юристом․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РК на ․ Информация носит справочный характер и не является правовой консультацией․ Контакты юристов и конкретные адреса компаний скрыты (*) в целях безопасности․