Управление знаниями (knowledge management), это процесс, в ходе которого организация сознательно создаёт, структурирует, хранит и использует базу знаний для достижения целей проектов и бизнеса в целом. В рамках стандартов управления проектами (PMBOK, PRINCE2, ISO 21500) управление знаниями рассматривается как одна из ключевых областей компетенций руководителя проектов и команды.
Место управления знаниями в системе областей знаний управления проектами
Классическая модель PMBOK выделяет десять областей знаний управления проектами:
- Управление интеграцией проекта
- Управление содержанием проекта
- Управление сроками (расписанием)
- Управление стоимостью
- Управление качеством
- Управление ресурсами
- Управление коммуникациями
- Управление рисками
- Управление закупками
- Управление заинтересованными сторонами
Управление знаниями не выделено в отдельную область, однако оно пронизывает все перечисленные направления. В частности, процесс «Управление знаниями проекта» входит в область управления интеграцией и отвечает за использование существующих знаний и создание новых для достижения целей проекта и накопления организационных активов.
Виды знаний в проектной деятельности
- Явные знания, документированные: регламенты, шаблоны, отчёты, базы данных, уроки прошлых проектов (lessons learned).
- Неявные (тacitные) знания, опыт, интуиция и компетенции сотрудников, которые сложно формализовать.
Главная задача управления знаниями, превращать неявные знания в явные и обеспечивать их передачу между участниками команды и между проектами.
Ключевые процессы управления знаниями в проекте
Создание и сбор знаний
Проведение ретроспектив, мозговых штурмов, фиксация решений и ошибок в течение всего жизненного цикла проекта.
Структурирование и хранение
Формирование единой базы знаний: вики-порталы, корпоративные хранилища, системы Service Desk с шаблонными ответами. Отсутствие единой системы приводит к тому, что базы данных разбросаны по внутренним ресурсам, а ценный опыт теряется.
Распространение
Обучение, наставничество, внутренние конференции и сообщества практиков. Например, в Москве регулярно проходят профильные конференции, посвящённые управлению корпоративными знаниями (ЦДП, ул. Примерная, д. , конференц-зал № ).
Применение и актуализация
Использование накопленных уроков при планировании новых проектов, регулярный пересмотр базы знаний.
Типичные барьеры
- Сопротивление сотрудников изменениям и нежелание делиться опытом;
- Отсутствие чёткого видения целей внедрения системы управления знаниями;
- Хаотичность проектов и разрозненность инструментов;
- Дефицит профессиональных экспертов по управлению знаниями на рынке.
Согласно зарубежным опросам, руководители многих компаний разочарованы результатами внедрения систем управления знаниями — чаще всего из-за того, что внедряли инструмент, но не культуру обмена опытом.
Инструменты и сертификация
Российский рынок систем управления проектами и знаниями напоминает «шведский стол»: доступны как мировые бренды, так и качественные отечественные решения. Для подтверждения компетенций специалисты сдают экзамены на степень PMP (Project Management Professional), подготовку к экзамену ведут аккредитованные учебные центры, например компания «Армада» (тел. +7 () -*-, e-mail: info@**.ru).
Практические рекомендации
- Назначьте владельца базы знаний в каждом проекте.
- Включите сбор «извлечённых уроков» в обязательные этапы закрытия фаз проекта.
- Используйте единую платформу вместо разрозненных файлов и чатов.
- Поощряйте сотрудников за вклад в базу знаний.
- Регулярно аудируйте и актуализируйте накопленные материалы.
Управление знаниями — это сквозная компетенция, связывающая все области знаний управления проектами. Компании, которые системно создают, структурируют и применяют знания, быстрее запускают проекты, снижают риски повторения ошибок и получают устойчивое конкурентное преимущество.