С реформой 2023 года Пенсионный фонд РФ (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в единый Социальный фонд России (СФР). Несмотря на смену названия, обязанность работодателя сообщать о приеме на работу сохраняется в полной мере. На актуальным инструментом для этого является ЕФС-1 (Единая форма сведений). Ниже подробно разберем, кто, когда и как должен уведомлять фонд, а также последствия игнорирования этой обязанности.

Правовая основа: кто и что должен сдавать

Согласно ст. 14 Федерального закона от № 402-ФЗ «Об учетной политике» (в ред. от 2023–2024 гг.) и нормативным актам СФР (в т.ч. Приказ СФР от № 643 с изм. от , зарег. в Минюсте № 78675), любой страхователь (работодатель, ИП, нотариус, адвокат и др.) обязан представлять в СФР сведения о каждом принятом на работу сотруднике.

Ключевой документ: ЕФС-1 (раздел 1 «Сведения о застрахованном лице» и раздел 3 «Сведения о трудовой деятельности/страховом стаже»).

Важно: ЕФС-1 с 2023 года заменила собой сразу четыре отчетности: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Сдача старых форм (СЗВ-ТД и др.) более не требуется и не принимается.

Сроки сдачи ЕФС-1 при приеме на работу

Согласно ст. 4 Закона № 27-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» и п. 2 ст. 14 Закона № 402-ФЗ, сроки жестко регламентированы:

• Общий срок: не позднее следующего рабочего дня после дня приема на работу (дня вступления трудового договора в силу).
• Для удаленных работников: срок также составляет следующий рабочий день, но отчет сдается по месту регистрации страхователя (или через личный кабинет СФР).
• Внеплановая сдача: если сотрудник уволен до наступления срока сдачи плановой отчетности (квартальной), ЕФС-1 сдается в порядке внеплановой отчетности в тот же срок — следующий рабочий день после увольнения (раздел 3 с кодом основания «3», прекращение деятельности).

Пример на 2026 год: Если сотрудник принят в понедельник , ЕФС-1 должна быть передана в СФР не позднее вторника (до закрытия операционного дня).

Особенности уведомления о приеме бывших сотрудников фонда (судебная практика)

Частый вопрос: нужно ли уведомлять СФР о приеме на работу человека, который ранее работал в самом Пенсионном фонде / СФР (например, инспектор, специалист отделения)?

Ответ — БЕЗУСЛОВНО ДА. Судебная практика (в т.ч. определения ВС РФ, материалы ГАРАНТ.РУ) подтверждает: факт того, что должность сотрудника ранее была включена в Перечень должностей, подлежащих декларированию доходов (п. 7.1 ст. 11 ФЗ № 173-ФЗ), не освобождает нового работодателя от обязанности сдать ЕФС-1.

• Обязанность по уведомлению лежит на новом работодателе.
• Сведения о приеме на работу нужны для формирования индивидуального личного счета (ИЛС) и начисления пенсионных коэффициентов (ИПК).
• Отсутствие уведомления ведет к начислению штрафов (см. ниже).

Порядок заполнения ЕФС-1 (Раздел 1 и Раздел 3) — ключевые моменты 2026 года

Раздел 1: Сведения о застрахованном лице

Сдается, если сотрудник впервые оформляется в организации (нет открытого ИЛС в этом СФР) или изменились паспортные данные/ФИО.

1. СНИЛС: Обязательно. Если у сотрудника нет СНИЛС — работодатель обязан помочь его получить (подача заявления через СФР). В 2026 году СНИЛС выдается в виде уведомления (электронного или бумажного), пластиковая карта не обязательна.
2. Документ, удостоверяющий личность: Паспорт РФ (серия/номер, маскируем как * ), дата выдачи, код подразделения (-), кем выдан.
3. Адрес регистрации/проживания: Указывается фактический адрес (маскируем детали: г. , ул. , д. , кв. *).

Раздел 3: Сведения о трудовой деятельности и страховом стаже

Сдается при каждом приеме на работу (даже если Раздел 1 сдавался ранее).

• Код основания: 1, возникновение трудовых правоотношений (прием на работу).
• Дата приема: Дата вступления ТД в силу (ст. 61 ТК РФ).
• Вид договора: Бессрочный / Срочный (указать срок).
• Код вида деятельности (ОКВЭД 2): По основному виду деятельности работодателя.
• Страховые тарифы 2026: Учитывайте, что в 2026 году предельная база по страховым взносам на ОПС составляет 2 225 000 руб. в год (данные на 2024–2025 гг., актуализируется ежегодно). Тариф 22% до предела, 10%, сверх (для работодателей, не являющихся МСП/сельхозпроизводителями).

Ответственность за несдачу или несвоевременную сдачу

Нарушение сроков или порядка представления ЕФС-1 влечет административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ (в ред. ФЗ от № 311-ФЗ):

Дополнительные риски:

• Начисление пени за несвоевременную уплату взносов (если ЕФС-1 не сдана, СФР не видит объект налогообложения, но взносы платить нужно по срокам).
• Проблемы у сотрудника: отсутствие стажа, задержка назначения пенсии, пособий по временной нетрудоспособности (больничных), родительских пособий.
• Блокировка расчетного счета по требованию СФР (при систематических нарушениях).

Частые ошибки и нюансы 2026 года

Ошибка 1: «Сдадим в квартальной отчетности»

Нельзя. ЕФС-1 при приеме/увольнении — это событийная (внеплановая) отчетность. Квартальная ЕФС-1 (разделы 2, 4, 5) сдается отдельно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Событийную сдают на следующий день.

Ошибка 2: «Работник на ГПХ (договор ГПХ) — не сдаем»

По договорам ГПХ (гражданско-правового характера) ЕФС-1 (раздел 3) не сдается. Однако с 2023 года по договорам ГПХ с физическими лицами сдается ЕФС-1 Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах» в квартальном порядке. Не путайте!

Ошибка 3: «Временный перевод (аренда персонала) — не наш сотрудник»

При временном переводе к другому работодателю (ст. 72.1 ТК РФ) новый работодатель (пользователь арендованного персонала) не сдает ЕФС-1 на прием. Остается работодателем основной организации. Но если заключается срочный трудовой договор с новой организацией (а не перевод) — ЕФС-1 обязательна.

Нюанс: Работа в выходной/праздничный день приема

Если сотрудник принят в пятницу, а суббота/воскресенье, нерабочие, срок сдачи ЕФС-1 сдвигается на понедельник (следующий рабочий день). Если понедельник — праздничный (по перенесенному графику) — на вторник.

Технические способы сдачи (актуально на )

1. Личный кабинет страхователя на сайте СФР (sfr.gov.ru) — ручное заполнение или загрузка XML-файла. Бесплатно, удобно для МСП.
2. Электронный документооборот (ЭДО) через операторов ЭДО (СБИС, Контур, Диадок, 1С-ЭДО и др.) — массовая загрузка, интеграция с 1С/бухгалтерией.
3. Программа «Отчетность СФР» (официальная бесплатная программа) — установка на ПК, работа офлайн, отправка через шлюз.
4. Через банк-обслуживателя (многие банки предоставляют сервис сдачи отчетности в СФР в интернет-банке).

Формат файла: Только XML по схеме (XSD), утвержденной Приказом СФР № 643. PDF/Excel/Word не принимаются.

Чек-лист HR/Бухгалтера при приеме на работу (2026)

1. [ ] Заключен трудовой договор (ТД) / получено согласие на обработку ПДн.
2. [ ] Получены документы: Паспорт, СНИЛС (уведомление), Военный учет (для воинской обязанности), Образование/Квалификация (по требованию должности), Медкнижка (если нужно).
3. [ ] Оформлен приказ о приеме (Т-1 / Т-1а или свой формат).
4. [ ] Заполнена личная карточка сотрудника (Т-2).
5. [ ] Сформирована и подписана КЭП (квалифицированная электронная подпись) руководителя / уполномоченного лица.
6. [ ] Сдана ЕФС-1 (Раздел 1, если нужно, Раздел 3, обязательно) в СФР не позднее следующего рабочего дня.
7. [ ] Получен квитанция о приеме отчета от СФР (статус «Принят»). Проверить отсутствие ошибок (код ошибки 0).
8. [ ] Начислены страховые взносы в текущем месяце (отражаются в ЕФС-1 Раздел 2 квартально).

Резюме

Да, уведомлять Социальный фонд России (бывший ПФР) о приеме на работу ОБЯЗАТЕЛЬНО.

• Форма: ЕФС-1 (Раздел 3, код основания «1»).
• Срок: Следующий рабочий день после приема.
• Способ: Только электронно (ЛК СФР, ЭДО, программа СФР, банк).
• Ответственность: Штрафы от 500 руб. (ИП/должностные лица) и 5 000 руб. (юрлица) за каждую несданную/просроченную форму.

Своевременная и корректная подача ЕФС-1 не только исключает риски штрафов, но и обеспечивает актуальность данных в системе социального страхования, что критично для прав работников (стаж, пенсия, пособия) и репутации работодателя. Используйте автоматизацию (1С, ЭДО), чтобы не пропустить суточный дедлайн.

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, актуального на (Приказ СФР № 643, ТК РФ, КоАП РФ, ФЗ-27, ФЗ-402). Данные о контактных лицах, адресах отделений СФР и конкретных номерах телефонов скрыты (*) в соответствии с политикой конфиденциальности. Для уточнения реквизитов вашего территориального органа СФР обратитесь на официальный портал sfr.gov.ru раздел «Контакты».