Нотариальный архив является важнейшим структурным подразделением Саратовской областной нотариальной палаты (СОНП). Его основная миссия, обеспечение сохранности и выдача нотариальных документов‚ хранящихся в архивных фондах. С 11 января 2023 года (в соответствии со ст. 25 Основ законодательства РФ о нотариате) нотариальные палаты официально уполномочены выдавать копии нотариальных документов‚ в т.ч. в электронной форме‚ а также архивные справки.

Нормативная правовая база

Деятельность архива регулируется следующими ключевыми документами:

• Основы законодательства РФ о нотариате (ст. 5‚ 25‚ 52);
• Приказ Минюста России от № 395, устанавливает правила выдачи нотариальных документов из архива;
• Решение Правления Федеральной нотариальной палаты от № 21/22 — утверждает указанные правила.

Какие документы и сведения можно получить

Нотариальным архивом выдаются (представляются) следующие виды информации:

1. Сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов);
2. Архивная справка‚ содержащая запрашиваемую информацию с указанием архивных документов‚ на основании которых она составлена;
3. Архивная копия нотариального документа. Важно: архивная копия‚ выданная из нотариального архива‚ приравнивается к дубликату нотариального документа и имеет равную юридическую силу.

Кто имеет право на получение документов

Согласно ст. 5 и 52 Основ‚ а также п. 20 Приказа № 395‚ сведения (документы) из нотариального архива выдаются только лицам (их представителям или правопреемникам)‚ от имени или по поручению которых совершалось соответствующее нотариальное действие. Сторонние лица без надлежащих полномочий доступа не имеют.

Порядок обращения в архив: три способа

Запрос в нотариальный архив должен быть сделан в письменной форме. Существует три канала подачи:

Личный прием

При личном обращении заявитель (или его представитель) должен предъявить:

• Документ‚ удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ);
• Документы‚ подтверждающие полномочия представителя (доверенность‚ свидетельство о праве на наследство и т.д.)‚ если обращение идет не от своего имени.

Подлинность подписи на запросе при личном приеме засвидетельствовывается сотрудником архива.

Направление по почте (Почта России)

• Подлинность подписи лица‚ обращающегося за получением архивной копии или справки‚ на запросе должна быть засвидетельствована нотариально заранее.
• Запрос отправляется на почтовый адрес архива.

Направление по электронной почте

• Подлинность подписи на запросе должна быть засвидетельствована нотариально.
• После этого нотариус готовит электронный образ подписанного запроса и удостоверяет равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе‚ подписав его своей квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Готовый пакет документов направляется на электронный адрес архива.

Важно: Ответы на запросы в форме документа на бумажном носителе направляются нотариальным архивом способом‚ указанным лицом в запросе.

Контактная информация Нотариального архива СОНП

Для обращения используйте следующие реквизиты (часть данных скрыта в целях безопасности):

Рекомендация: Перед личным визитом обязательно звоните по указанным телефонам для уточнения актуального режима работы и необходимости предварительной записи.

Бланки и образцы документов

На официальном сайте СОНП доступны образцы бланков для составления запроса (доступны в формате PDF):

• Образец запроса на выдачу архивной копии/справки (размер ~95 КБ);
• Образец доверенности на представителя для обращения в архив (размер ~93 КБ);
• Образец заявления о направлении ответа электронным способом (размер ~76 КБ).

Рекомендуется использовать официальные бланки для избежания отказов в приеме документов.

Оплата услуг нотариального архива

За выдачу копии нотариального документа‚ архивной справки взимается плата. Размер платы ежегодно устанавливается Саратовской областной нотариальной палатой.

Реквизиты для оплаты (СОНП)

Внимание: Оплата производится только после сообщения заявителю информации о готовности документов и возможности оплаты. Платить заранее‚ до подтверждения наличия документа в архиве‚ не требуется.

Оплата принимается через любое отделение банков Российской Федерации. Чек/квитанцию об оплате необходимо сохранить и при необходимости предъявить в архиве.

Сроки исполнения запроса

Согласно нормативным актам‚ срок исполнения запроса на поиск документа и подготовку его копии‚ а также выдачи архивной справки составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.

В отдельных случаях (сложность поиска‚ большой объем документов‚ необходимость запроса в иные архивы) срок может быть продлен‚ о чем заявитель уведомляется в установленном порядке.

Чек-лист: алгоритм действий для получения документа

1. Подготовка запроса: Скачайте и заполните бланк запроса (руководствуйтесь образцами на сайте 64.notariat.ru).
2. Нотариальное заверение подписи: Если отправляете по почте или email — подпись на запросе должна быть засвидетельствована нотариусом. Для email — нотариус также удостоверяет равнозначность электронной копии и подписывает её КЭП.
3. Отправка: Направьте запрос выбранным способом (лично‚ почтой‚ email).
4. Ожидание ответа: Архив проводит поиск (до 5 рабочих дней с момента получения оплаты).
5. Оплата: Получив уведомление о готовности и сумме‚ оплатите услугу по реквизитам СОНП.
6. Получение: Заберите документ лично (по паспорту/доверенности) или получите по почте/электронно — в зависимости от способа‚ указанного в запросе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию завещания‚ сделанного у нотариуса‚ который ушел на пенсию/умер?

Да. Все нотариальные документы (включая завещания‚ договора‚ доверенности) после прекращения деятельности нотариуса передаются в нотариальный архив соответствующей палаты. Архив СОНП хранит фонды нотариусов‚ действовавших на территории Саратовской области.

Что делать‚ если я не знаю‚ у какого именно нотариуса оформлялся документ?

В запросе укажите все известные данные: ФИО сторон‚ примерную дату совершения действия‚ вид документа. Сотрудники архива проведут поиск по электронным базам и описям фондов. Вы можете заказать предварительную справку о наличии/отсутствии информации.

Я живу в другом регионе; Могу ли я не ехать в Саратов?

Да. Вы можете направить запрос по почте (с нотариально заверенной подписью) или через электронную почту (с нотариально заверенной подписью и КЭП нотариуса). Готовый документ вам пришлют почтой или в электронном виде.

Является ли архивная копия полноценным документом для Росреестра/суда/банка?

Да. Согласно закону‚ архивная копия нотариального документа‚ выданная из нотариального архива‚ приравнивается к дубликату и имеет такую же юридическую силу‚ как и оригинал‚ хранящийся в архиве.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Саратовской областной нотариальной палаты (https://64.notariat.ru) по состоянию на . Реквизиты и контакты могут меняться‚ актуальную информацию уточняйте непосредственно в архиве или на сайте палаты.