Номенклатура дел — это основной системный документ архивного делопроизводства, определяющий состав, структуру и сроки хранения дел, образующихся в деятельности органа управления. Для управлений образования городов (в т.ч. Департамента образования г. Москвы и окружных управлений) этот документ имеет критическое значение, так как обеспечивает законность, прозрачность и доступность документации, регулирующей работу всей образовательной системы региона.
Правовая основа формирования номенклатуры
Формирование номенклатуры дел управлений образования регулируется иерархией нормативных правовых актов:
- Федеральный уровень: Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил ведения архивного делопроизводства».
- Отраслевой уровень: Приказы Министерства просвещения России (ранее Минобрнауки) по вопросам делопроизводства в организациях образования.
- Региональный уровень (на примере г. Москвы): Распоряжения и приказы Департамента образования и науки города Москвы. Ключевым документом для дошкольного блока исторически является Приказ Департамента образования г. Москвы от № 919 «Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственных дошкольных образовательных учреждений системы Департамента образования г. Москвы». Аналогичные типовые акты существуют для школьного и дополнительного образования.
- Местный уровень: Приказ руководителя конкретного управления образования (окружного или департамента) об утверждении индивидуальной номенклатуры на текущий год.
Важно: С 17 сентября 2023 года вступили в силу изменения в Правила ведения архивного делопроизводства (Приказ Росархива № 236), которые обязательно должны быть отражены в номенклатурах на 2024–2026 годы.
Структура номенклатуры дел управления образования
Типовая номенклатура органа управления образованием традиционно делится на несколько больших блоков (разделов), отражающих основные функции органа власти:
Раздел I: Документы по основной деятельности (Функциональный блок)
Это самый обширный раздел, включающий дела по ключевым функциям управления:
- Нормативно-правовая деятельность: проекты приказов, распоряжений, согласование нормативных актов, участие в заседаниях коллегий, советов.
- Организационное обеспечение: реорганизация, лицензирование, аккредитация образовательных организаций (ОО), ведение реестров ОО, контроль за исполнением поручений вышестоящих инстанций.
- Методическая и аналитическая работа: итоги учебных лет, мониторинг качества образования, работа с инновационными площадками, проведение олимпиад и конкурсов.
- Кадровая политика и социальная защита: аттестация педагогических работников, присвоение квалификационных категорий, поощрения, материальная помощь.
- Финансово-хозяйственная деятельность (в части полномочий управления): бюджетное планирование, распределение субсидий/грантов, отчетность по исполнению бюджета, капитальный ремонт, оснащение.
- Работа с обращениями граждан и юридических лиц: регистрация, рассмотрение жалоб, предложений, заявлений (в т.ч. через ГИС «Электронная Москва», портал Госуслуг).
- Информатизация и защита информации: ведение баз данных, обеспечение информационной безопасности, работа с АИС «Образование», «Единый реестр СОУТ» и др.
Раздел II: Документы по внутреннему делопроизводству и административно-хозяйственному обеспечению
- Устав управления, штатное расписание, должностные инструкции.
- Делопроизводство: журналы регистрации, отчеты о состоянии делопроизводства, акты проверки.
- Кадровые дела управления (личные дела служащих, приказы по кадрам, табели учета рабочего времени).
- Охрана труда, пожарная безопасность, гражданская оборона, санитария.
- Материально-техническое обеспечение: инвентаризация, списание имущества, договоры аренды/обслуживания.
Раздел III: Документы по контрольно-надзорной деятельности (если уполномочено)
Акты проверок, предписания, протоколы об административных правонарушениях в сфере образования.
Форма и реквизиты номенклатуры (Образец 2026 года)
Согласно Правилам (Приказ Росархива № 236, Прил. 6), номенклатура дел оформляется в виде таблицы, содержащей 5 обязательных граф. Данные из граф 1, 2 и 4 переносятся на обложки дел.
| № графа | Наименование графы | Содержание / Пример заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Индекс дела | Шифр раздела и порядковый номер дела (например: I-15, II-3). Присваивается при введении дела в номенклатуру. |
| 2 | Наименование дела | Точное, полное название, отражающее сущность документов (например: «Дело по вопросу лицензирования ОО г. Москвы на 2026 год», «Дело по контролю за исполнением поручений Департамента образования г. Москвы»). |
| 3 | Срок хранения | Устанавливается в соответствии с Федеральным перечнем типовых управленческой документации… (утв. Росархивом) или отраслевыми перечнями. Основные сроки: 10 лет, 50 лет, 75 лет, постоянное. |
| 4 | Примечания | Дополнительная информация: «До переноса в архив хранится в канцелярии», «Сборный дело», «Хранится в электронном виде в АИС», «Срок хранения устанавливается по истечении срока действия договора». |
| 5 | Количество дел | Планируемое число дел по данной наименованию на год (например: 1, 4, 12). В конце года ставится фактическое количество. |
Процедура утверждения и вступления в силу
- Разработка: Ответственный за делопроизводство (архивист/делопроизводитель) готовит проект на основе типовой номенклатуры Департамента/Министерства с учетом специфики конкретного управления (наличие уникальных функций, новых АИС, изменений в структуре).
- Согласование: Проект согласовывается с начальником управления, юристами, главными специалистами направлений.
- Утверждение: Приказом руководителя управления образования (например, «Приказ Управления образования * округа г. Москвы от ..2026 № *»).
- Вступление в силу: С 1 января текущего года (для номенклатуры на 2026 год — с ).
- Регистрация: Утвержденная номенклатура регистрируется в журнале регистрации номенклатур (форма по Приказу Росархива № 236).
Срок утверждения: Номенклатура на очередной год должна быть утверждена не позднее 31 декабря текущего года (для 2026 года — до ). Работа по неутвержденной номенклатуре не допускается.
Особенности номенклатуры 2026 года: ключевые изменения и тренды
Цифровизация и электронный документооборот
В номенклатуре 2026 года обязательно должны быть отражены дела, формируемые исключительно в электронном виде (наборы электронных документов). В графе «Примечания» указывается: «Хранится в электронном виде в АИС «», подпись ЭП ОГРН ». Необходимо разграничивать параллельные потоки (бумажный + электронный) и «только электронный».
Обновленные сроки хранения (Федеральный перечень 2023–2024 гг.)
При составлении номенклатуры на 2026 год необходимо использовать актуальные сроки хранения, установленные последними приказами Росархива. Особое внимание, делам по лицензированию, аккредитации, кадрам (сроки 50/75 лет) и делам по обеспечению информационной безопасности.
Учет специфики окружных управлений (на примере Москвы)
Окружные управления образования (например, Зеленоградское окружное управление Департамента образования г. Москвы — ЗелОУО ДО г. Москвы и др.) формируют номенклатуры на базе типовых приказов Департамента, но с обязательным включением дел по взаимодействию с местной администрацией округа, координации работы ТКС (территориальных координационных советов), ведению очередей в дошкольные организации конкретной территории.
Типовые ошибки при составлении
- Копирование типовой номенклатуры без адаптации: удаление неактуальных наименований (например, закрытых программ) и добавление новых (нацпроекты «Профессионалитет», «Юность России», цифровые платформы).
- Неверные сроки хранения: присвоение срока «10 лет» делам, подлежащим постоянному хранению (уставы, акты реорганизации, личные дела служащих до 2003 г.).
- Отсутствие дел по электронным документам: игнорирование требований Приказа Росархива № 236 по учету наборов электронных документов.
- Дублирование наименований: создание нескольких дел с одинаковым названием в разных разделах без уточняющих признаков.
- Позднее утверждение: работа по старой номенклатуре в январе нового года.
Хранение и передача в архив
По итогам 2026 года (в 2027 году) дела оформляются в архивные дела согласно номенклатуре:
- Составляются описания дел (форма по Прил. 7 к Правилам Росархива).
- Формируются экспертиза актами о научной и практической ценности для определения окончательных сроков хранения (если в номенклатуре стоял временный срок «до экспертизы»).
- Дела с истекшим сроком хранения в управлении (обычно 10 лет для управленческой документации) готовятся к передаче в Государственный архив города (ГБУ «Архивное дело города Москвы» или аналогичный региональный архив).
- Дела постоянного хранения (уставы, приказы о реорганизации, личные дела до 2003 г.) передаются в архив безотлагательно после оформления.
Повышение квалификации и консультационная поддержка
Специалисты делопроизводства управлений образования обязаны регулярно проходить обучение. Актуальные программы (например, «Делопроизводство и архивное дело в организации», «Номенклатура дел: составление, применение») реализуются на базе лицензированных учебных центров (ММЦ ППиПК и др.), действующих на основании лицензии Департамента образования города Москвы (рег. номер 039707 и др.). Выдаются удостоверения установленного образца.
Номенклатура дел управления образования города — это не просто формальный отчет, а управленческий инструмент, обеспечивающий правовую значимость документов, скорость поиска информации и соблюдение законодательства об архивном деле. Качественная проработка номенклатуры на 2026 год с учетом переходов на полноценный электронный документооборот, изменений в законодательстве об образовании (ФЗ-273, ФЗ-472) и требований Росархива — залог беспроблемной работы канцелярии и успешного прохождения проверок контролирующих органов.
Примечание: В статье используются общедоступные сведения о нормативной базе РФ и г. Москвы. Конкретные номера приказов, наименования структурных подразделений и ФИО ответственных лиц в рабочих документах заменены на маску (*) в соответствии с требованиями по защите персональных данных и внутренней регламентации.