Общие сведения об архиве
Государственный архив Свердловской области (ГАСО) — одно из старейших и крупнейших архивных учреждений Уральского региона․ Он был создан 1 сентября 1919 года в Екатеринбурге как Екатеринбургское управление губернским архивным фондом (Губархив)․ За более чем столетнюю историю архив неоднократно менял своё название и структуру, но его главная миссия оставалась неизменной — сбор, хранение, учёт и использование архивных документов, отражающих историю Свердловской области и Урала в целом․
Архив расположен в городе Екатеринбурге․ Точный адрес учреждения: г․ Екатеринбург, ул․ , д․ (актуальные контактные данные рекомендуется уточнять на официальном сайте архива или по телефону +7 (343) —)․
Что такое номенклатура дел
Номенклатура дел, это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке․ Для государственного архива номенклатура дел является одним из основополагающих документов, поскольку именно на её основе осуществляется:
- формирование дел в структурных подразделениях архива;
- определение сроков хранения документов;
- отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению;
- проведение экспертизы ценности документов;
- планирование работы архива в целом․
Структура и содержание номенклатуры дел ГАСО
Номенклатура дел Государственного архива Свердловской области разрабатывается в соответствии с требованиями федерального законодательства об архивном деле (Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), а также с учётом перечней типовых управленческих архивных документов, утверждаемых Росархивом;
Основные разделы номенклатуры
Номенклатура дел архива традиционно включает следующие разделы:
- Организационно-распорядительная документация — уставы, положения, приказы руководителя архива, протоколы заседаний коллегии, планы и отчёты о работе․
- Документация по комплектованию, дела о приёме документов из архивохранилищ организаций-источников комплектования, акты приёма-передачи, соглашения․
- Документация по учёту и хранению — описи дел, книги учёта фондов, акты проверок наличия и состояния документов․
- Документация по экспертизе ценности — протоколы заседаний экспертной комиссии, акты о выделении документов к уничтожению․
- Документация по использованию архивных документов, книги регистрации посетителей читального зала, заявки исследователей, учёт выдачи дел․
- Документация по научно-справочному аппарату — путеводители, обзоры, каталоги․
- Кадровая и финансово-хозяйственная документация, личные дела сотрудников, штатные расписания, сметы, бухгалтерская отчётность․
Сроки хранения
В номенклатуре дел для каждого заголовка указывается срок хранения:
- постоянно (с пометкой «ЭПК» — экспертиза постоянного хранения);
- 75 лет, для документов по личному составу;
- 5, 10, 15 лет — для оперативной и вспомогательной документации;
- 1–3 года — для документов временного значения․
Порядок разработки и утверждения
Номенклатура дел ГАСО разрабатывается ответственными сотрудниками архива, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при управлении архивами Свердловской области и утверждается директором архива․ Руководитель учреждения — *․ (фамилия скрыта в соответствии с требованиями конфиденциальности);
Номенклатура пересматривается ежегодно: в конце календарного года в неё вносятся необходимые изменения и дополнения, а при существенных изменениях в структуре или функциях архива составляется новая номенклатура․
Значение номенклатуры дел для исследователей
Для исследователей, работающих с документами ГАСО, понимание структуры номенклатуры дел и фондов архива имеет большое практическое значение․ Оно позволяет:
- быстрее ориентироваться в фондах архива;
- правильно формулировать запросы в читальный зал;
- понимать, какие категории документов могли сохраниться по интересующей теме․
Записаться в читальный зал можно по предварительной заявке по телефону +7 (343) *— или по электронной почте @․ru․
Номенклатура дел Государственного архива Свердловской области, это важнейший организационно-методический документ, обеспечивающий системность и порядок в работе архива․ Благодаря грамотно составленной номенклатуре архив, основанный ещё в 1919 году, успешно выполняет свои функции по сохранению исторической памяти Уральского региона и предоставлению доступа к документам гражданам и исследователям․