Объяснительная записка — это официальный документ, который сотрудник составляет по требованию руководства для разъяснения причин совершения проступка, нарушения трудовой дисциплины или иного инцидента. В структуре частного охранного предприятия (ЧОП) или отдела безопасности это документ ключевого значения для применения мер дисциплинарной ответственности. Ниже приведена подробная инструкция по оформлению, структуре и нюансам написания такого документа.

Правовые основания и когда это требуется

Согласно ст. 193 ТК РФ, перед применением дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, увольнение) работодатель обязан запросить у сотрудника письменное объяснение. Начальник охраны (начальник службы безопасности, командир дежурства) действует от имени работодателя.

• Основания: опоздание, отсутствие на рабочем месте (прогул), нарушение инструкций по охране труда/пожарной безопасности, грубое нарушение устава/инструкции по постовой службе, утеря имущества, состояние алкогольного опьянения и т.д.
• Срок для написания: сотруднику дается 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Отказ от написания не лишает права работодателя наложить взыскание, но фиксируется Актом об отказе.

Структура объяснительной записки

Документ пишется от руки (желательно синей ручкой) или на компьютере, но подпись должна быть автографной. Обязательные реквизиты (по ГОСТ Р 7.0;97-2016 и деловому обороту):

1. Шапка (адресат и автор):
   • Кому: Должность, ФИО руководителя (например: Начальнику ЧОП «» Иванову И.И.).
   • От кого: Должность, ФИО автора (например: Старшего смены ООО «» Петрова П.П.).
2. Заголовок: ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА (по центру строки).
3. Описательная часть (суть инцидента): Хронология событий, факты, обстоятельства.
4. Причины/Мотивация: Почему произошло нарушение (форс-мажор, незнание, умысел, ошибка).
5. Дата и подпись: «» месяца 202 г. / Подпись / Расшифровка.

Примеры типовых ситуаций и формулировки

Ситуация 1: Опоздание на смену/пост

Неправильно: «Опоздал, потому что не встал».

Правильно (образец):

«Опоздание на смену на 15 минут (прибыл в 08:15 вместо 08:00) вызвано форс-мажорной ситуацией на транспорте: маршрутное такси № * застряло в пробке на ул. * из-за аварии. О задержке доложил по телефону * командиру дежурства Смирнову А.В. в 07:55. В будущем планирую выезжать на 20 минут раньше».

Ситуация 2: Нарушение инструкции по постовой службе (ушел с поста)

Неправильно: «Ушел пить чай, было скучно».

Правильно (образец):

«В 14:30 оставил пост № 3 (склад № 2) без замены на 10 минут для обращения в санитарный узел, расположенный в адм. здании на расстоянии 50 м. Не вызвал замену по рации (заряда не хватило) и не доложил командиру дежурства. Признаю вину, нарушил п. 4.2 Инструкции по постовой службе. Готов пройти внеплановое обучение по инструкции».

Ситуация 3: Пропуск лица без пропуска/документов (по просьбе коллеги/начальника)

Нюанс: Здесь важно указать на устное распоряжение или давление авторитета.

«В 10:05 на КПП въехал автомобиль без пропуска. Водитель предъявил удостоверение *, назвал фамилию директора филиала Козлова С.С. и заявил, что едет по его просьбе срочно. Я пропустил авто без оформления гостевого пропуска, руководствуясь устным указанием старшего смены Соколова Д.Д. (стоял рядом), который сказал: «Пусти, разберемся». Ошибку признаю, в будущем буду требовать оформление документов независимо от устных указаний».

Ключевые советы по защите своих интересов

Процедура после сдачи записки

1. Регистрация: Записка должна быть зарегистрирована в журнале входящих документов службы/ЧОП (номер, дата, подпись принявшего).
2. Рассмотрение: Руководитель изучает записку, материалы проверки (рапорты, логи СКУД, видео, показания свидетелей).
3. Решение: В течение срока (обычно до месяца после обнаружения, но не позднее 6 месяцев после проступка) издается Приказ/Распоряжение: о взыскании, об отказе во взыскании или о передаче материалов в следственные органы (если признаки преступления).
4. Ознакомление: Сотрудник подписываеться за ознакомление с Приказом под роспись (экземпляр остается у работодателя, второй — у сотрудника).

Образец оформления (Шаблон)

Кому: Генеральному директору ООО «ЧОП "ЩИТ"»
Иванову Ивану Ивановичу
От кого: Охранника 5 разряда 1-го отделения
Петрова Петра Петровича
Телефон: +7 () --

 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

..202 г. в 08:15 я, Петров П.П., прибыл на объект охраны
ТЦ «» (ул. , д. ) для вступления на смену с опозданием
на 15 минут (начало смены 08:00).

Причина: На остановке «» автобус маршрута № * сломал двигатель.
Ожидание следующего автобуса заняло 25 минут. Такси вызвать не
удалось (агрегатор не нашел машины). О предстоящем опоздании

доложил по мобильному телефону +7 () -- командиру
дежурства Сидорову С.С. в 07:40.

Признаю свою вину за нарушение режима труда (п. 2.1 ВПР).
В будущем буду выезжать из дома за 10 минут ранее для исключения
повторения ситуации.

Прошу принять к сведению и не применять к мне дисциплинарное
взыскание ввиду отсутствия виновного умысла и наличия уважительной
причины.

*..202* г. Подпись: _____________ /Петров П.П./

Особенности для сотрудников ЧОП/Охраны (Важно!)

В сфере охраны действуют специальные нормативные акты (ФЗ-2487-1 «Об охранной деятельности», Приказ Росгвардии № 645). Нарушение требований лицензии (работы без удостоверения охранника, с просроченным медосмотром, без знания инструкции) влечет не только трудовые, но и административные (ст. 21.14 КоАП РФ) и уголовные последствия для самого сотрудника и лицензиата.

В записке при нарушении лицензионных требований обязательно укажите:

• Были ли вы допущены к смене без проверки знаний/медосмотра (вина администрации).
• Есть ли у вас на руках удостоверение (оригинал/копия), срок действия;
• Было ли проведено вводное/первичное обучение на объекте (журнал обучения, подпись).

Объяснительная записка — это не просто формальность, а ваш единственный шанс официально зафиксировать свою версию событий до выхода приказа. Пишите спокойно, по фактам, ссылаясь на документы и свидетелей. Даже если взыскание последует, грамотная записка станет основой для его обжалования в ГИТ (государственной инспекции труда) или суде. Храните копию записки (фото на телефоне) у себя.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных случаях (увольнение, травмы, уголовные дела) обратитесь к трудовому юристу.