Вопрос о том, должен ли работник ставить подпись с расшифровкой «с записью ознакомлен» в трудовой книжке при увольнении, вызывает много споров среди кадровиков и сотрудников. В статье подробно разберем, что говорит Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), как правильно оформлять ознакомление с приказом и записью в трудовой книжке, и какие ошибки могут привести к трудовым спорам.

Законодательная база: что говорит ТК РФ

Ключевыми нормами, регулирующими процедуру увольнения и оформление документов, являются:

• Статья 80 ТК РФ — порядок расторжения трудового договора по инициативе работника (предупреждение за 2 недели, выдача документов в последний день работы).
• Статья 84.1 ТК РФ — правила оформления трудовой книжки. Часть 2 статьи прямо указывает: «Работник в день прекращения трудового договора должен быть ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке, под роспись».
• Постановление Правительства РФ от № 225 (Правила ведения трудовых книжек), пункт 15: запись в трудовой книжке вносится в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона со ссылкой на статью, часть, пункт.

Приказ об увольнении vs Запись в трудовой книжке: в чем разница?

Часто смешивают два понятия: ознакомление с приказом и ознакомление с записью в трудовой книжке. Это разные процедуры, хотя происходят в один день.

Ознакомление с приказом (ст. 84.1 ч. 2 ТК РФ, ст. 68 ТК РФ)

Работник должен быть ознакомлен с приказом об увольнении под роспись в день прекращения трудового договора (день увольнения).

• Если работник отказывается подписывать приказ, составляется акт об отказе (согласно ст. 84.1 ТК РФ и судебной практике).
• Если работник отсутствует (не вышел на работу в последний день) — в приказе делается запись: «С приказом не ознакомлен, в день увольнения отсутствовал на работе» (рекомендация КонсультантПлюс, ГАРАНТ).

Ознакомление с записью в трудовой книжке

Это отдельное действие. Кадровик показывает работнику сделанную запись в разделе «Сведения о работе» (колонка 3), и работник ставит подпись в колонке 4 (или в специальном журнале учета выдачи/ознакомления, если ведется).

Как правильно оформить подпись работника?

Споры часто возникают вокруг фразы «с записью ознакомлен». Давайте разберем, как это должно выглядеть на практике.

Вариант А: Подпись в самой трудовой книжке (колонка 4)

Согласно типовой форме (Постановление № 225), в колонке 4 («Подпись работника») работник ставит свою подпись. Рядом с подписью желательно (но не строго регламентированно законом) писать дату и расшифровку: «С записью ознакомлен(а)».

Пример заполнения строки в ТК:

1. Колонка 1: Порядковый номер (например, 5).
2. Колонка 2: Дата записи (день увольнения, например, ).
3. Колонка 3: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (ст. 77 ч. 1 п. 3 ТК РФ)».
4. Колонка 4: Подпись работника, дата, «С записью ознакомлен».
5. Колонка 5: Подпись ответственного лица (кадровика), печать организации (если предусмотрена).

Вариант Б: Журнал ознакомления с записями в трудовых книжках

Многие организации ведут журнал (форма не утверждена законом, разрабатывается самостоятельно). В журнале фиксируются:

• ФИО работника.
• Номер трудовой книжки.
• Дата ознакомления.
• Текст записи (основание увольнения).
• Подпись работника с расшифровкой «С записью ознакомлен(а)».
• Подпись кадровика.

В этом случае в самой трудовой книжке в колонке 4 может стоять просто подпись (или подпись с датой), а полная фраза фиксируется в журнале. Оба варианта законны.

Формулировка основания увольнения (Колонка 3)

Перед тем как знакомить с записью, нужно правильно её сделать. Эксперты (ГАРАНТ, КонсультантПлюс) единодушны: формулировка должна быть буквально из закона.

Ошибка: писать «Уволен по собственному желанию» или «Уволен по ст. 80 ТК РФ». Статья 80 — это процедура предупреждения, а основание (пункт статьи 77) — это пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как быть в 2026 году?

С 2020 года большинство работников перешло на ЭТК. Процедура ознакомления изменилась:

• Работодатель направляет сведения в СФР (бывший ПФР) в последний день работы (СЭД «Сведения о трудовой деятельности» — СТД-Р).
• Работник может получить выписку из ЭТК через Госуслуги или лично у работодателя (в бумажном виде).
• Ознакомление с записью в ЭТК: работодатель обязан выдать работнику выписку из ЭТК (или предоставить возможность ознакомиться с ней) и получить роспись о получении/ознакомлении. В выписке (бумажной) работник ставит подпись «С выпиской ознакомлен».
• Если работник оставил бумажную ТК у работодателя (до 2020 г.) — процедура остается прежней (подпись в колонке 4).

Что делать, если работник отказался подписывать?

Ситуация: работник уволен, пришел за документами, видит запись, но отказывается ставить подпись в ТК или журнале.

1. Кадровик не имеет права заставлять подписывать физически.
2. Необходимо составить Акт об отказе работника от ознакомления с записью в трудовой книжке;
3. В акте указывают: ФИО работника, дату, текст записи, факт отказа, подписи комиссии (не менее 2-х человек, например, кадровик и начальник отдела/директор).
4. Трудовая книжка (или выписка ЭТК) выдается работнику (или направляется почтой с уведомлением, если он не пришел забирать).

Это защищает работодателя от обвинений в несвоевременной выдаче документов (ст. 234 ТК РФ, штрафы за задержку ТК).

Чек-лист кадровика на день увольнения (2026 год)

Чтобы не упустить ни одной детали, используйте этот алгоритм:

1. Приказ: Издан за подписью руководителя на основании заявления работника (или соглашения). Основание, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
2. Ознакомление с приказом: Работник подписывает приказ (экземпляр или список ознакомления) в день увольнения. Если отказался, Акт об отказе. Если отсутствовал — запись в приказе.
3. Расчет: Полный расчет (зарплата, компенсация за неисп. отпуск, прочие выплаты) — в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).
4. Запись в ТК / СТД-Р в СФР:
   • Бумажная ТК: вносится запись по форме № 225.
   • ЭТК: отправляется СТД-Р в СФР не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения (но лучше в день увольнения).
5. Ознакомление с записью (Бумажная ТК): Показать запись работнику -> Получить подпись в колонке 4 (с фразой «С записью ознакомлен» и датой) -> Подписать кадровик (колонка 5) -> Поставить печать (есть в орг.).
6. Выдача документов: Выдать ТК (или выписку ЭТК), Свидетельство о СТАЖе (если выдано до 2019 г.), справки (2-НДФЛ, по форме ЕД-7/СЗВ-ТД и др. по запросу). Получить роспись в журнале выдачи.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Обязательно ли писать именно слова «С записью ознакомлен»?

Закон (ст. 84.1 ТК РФ) требует «ознакомить под роспись». Фраза «С записью ознакомлен» — это устоявшаяся делопроизводственная практика, подтверждающая, что работник прочитал именно текст записи, а не просто поставил подпись впустую. Рекомендуется писать для правовой защищенности сторон.

Что если в колонке 4 просто подпись без расшифровки?

Это не является грубым нарушением, но инспекторы ГИТ или суд при споре могут расценить это как неполное исполнение обязанности по ознакомлению. Лучше добавить дату и фразу.

Можно ли ознакомить с записью до дня увольнения?

Нет. Запись вносится и знакомится в день прекращения трудового договора (день увольнения). Заранее запись сделать нельзя (еще не наступило событие), позже — нарушение срока выдачи ТК.

Работник в больничном в день увольнения. Как ознакомить?

Если работник не вышел на работу (больничный, прогул, отпуск), запись в ТК вносится в день увольнения (последний день по приказу). Ознакомление происходит при личном появлении работника. Если он не пришел — составляется Акт об невозможности ознакомления / отказе, ТК хранится у работодателя до востребования (или отправляеться почтой с уведомлением). В приказе фиксируется: «С приказом и записью в ТК не ознакомлен в связи с отсутствием на работе».

Резюме

Да, при увольнении работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой книжке под роспись. Это прямое требование ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ.

• Где подписывать: В колонке 4 трудовой книжки (бумажной) И/ИЛИ в журнале ознакомления с записями в ТК.
• Что писать: Подпись, дату и желательно фразу «С записью ознакомлен(а)».
• Когда: Строго в день увольнения (последний рабочий день).
• Если отказывается/отсутствует: Составляется Акт (не менее 2-х лиц комиссии), ТК хранится/отправляется почтой.
• Для ЭТК: Выдается выписка, берется роспись в журнале выдачи выписок/на самой выписке.

Грамотное оформление этой процедуры снимает риски штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение сроков выдачи ТК), ст. 234 ТК РФ (компенсация за задержку) и проигрыша в суде при оспаривании увольнения или записи в ТК.

Статья подготовлена на основе актуального ТК РФ, Постановления Правительства РФ № 225, разъяснений Роструда, судебной практики и консультаций систем КонсультантПлюс и ГАРАНТ (статус на ). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу *.