Роль секретаря приемной комиссии, это «сердце» приемной кампании. Именно на этом сотруднике лежит ответственность за организацию документооборота, соблюдение сроков, законность процедур и комфорт абитуриентов. Статья предназначена для тех, кто только вступает в должность, и охватывает нормативную базу, ключевые функции, типичные ошибки и практические советы на 2026 год.

Правовое основание и назначение на должность

Согласно актуальным нормативным актам (в т.ч. Порядку приема, утвержденному Приказом Минобрнауки России), работу приемной комиссии, делопроизводство и личный прием поступающих (включая родителей несовершеннолетних и доверенных лиц) организует ответственный секретарь приемной комиссии.

• Кто назначает: Руководитель образовательной организации (ректор, директор) приказом.
• Из числа кого: Обычно из числа штатных сотрудников управления по работе с поступающими (приемной комиссии) или административно-хозяйственного персонала.
• Основной документ: Приказ о назначении и Должностная инструкция.

Важно: В приказе о назначении обязательно должны быть указаны: срок полномочий (обычно на период приемной кампании или календарный год), размер доплаты за совмещение обязанностей (если это не основная ставка) и ссылка на должностную инструкцию.

Должностная инструкция: на что обратить внимание

Типовая структура инструкции (на основе образцов КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Информио актуальных на ):

1. Общие положения (подчинение, квалификационные требования).
2. Функции (организация работы комиссии, делопроизводство, прием граждан).
3. Права (требовать справок, знакомиться с проектами приказов, предлагать улучшения).
4. Ответственность (за соблюдение сроков, сохранность документов, конфиденциальность персональных данных).
5. Замещение (пункт 1.5 типовых инструкций: «В период временного отсутствия ответственного секретаря его обязанности возлагаются на *…»).

Ключевые функции и ежедневные задачи

Деятельность секретаря делится на три ключевых блока:

Организационно-методическое обеспечение

• Подготовка мест приема документов (стандартизация рабочих мест, вывесок, очередей).
• Расстановка членов приемной комиссии по сменам/потокам.
• Обеспечение комиссии бланками, печатьми, техническими средствами (сканеры, принтеры, ПО «Приемная комиссия» / ФИС ГИА / ЕПГУ).
• Организация шифровки и дешифровки письменных экзаменационных работ (пункт 2.3 типовых инструкций).

Делоизводство и работа с документами (Ключевой блок)

1. Регистрация входящих документов: Ведение журнала регистрации заявлений (бумажный или электронный в АИС). Присвоение регистрационного номера каждому поступающему.
2. Формирование личных дел: Создание личного дела абитуриента (обложка, инвентарь, заявление, копии документов об образовании/идентичности, фото, медсправка 086-У, согласия на обработку ПДн).
3. Контроль комплектности: Ежедневная сверка списков поданных заявлений с физическими делами. Выявление недокомплектов и оперативная рассылка уведомлений абитуриентам (СМС, email, ЛК);
4. Работа с оригиналами: Прием оригиналов документов об образовании, выдача квитанций (уведомлений) о приеме оригинала. Контроль сроков хранения оригиналов до зачисления.

Работа с абитуриентами и их представителями (Фронт-офис)

• Консультирование по порядку приема, проходным баллам, срокам, льготам, квотам, целевом приеме.
• Прием жалоб и заявлений об обжаловании результатов вступительных испытаний (регистрация, передача в апелляционную комиссию, уведомление о результатах).
• Организация приема граждан руководителем организации / председателем ПК (график приема, запись в журнал *).

Работа в информационных системах (Цифровой контур 2026)

В 2026 году бумажный документооборот минимизирован. Секретарь должен уверенно владеть:

Совет: Обязательно пройдите обучение по работе в ФИС (обычно проводит Рообрнадзор или региональные ЦОИ) до старта приемной кампании. Получите доступы (ЭЦП, логины/пароли от *) заранее.

Календарный план-график работы секретаря (Дорожная карта)

Этап 1: Подготовительный (Май – Июнь)

• Изучение Приказа о приеме текущего года, Порядка приема конкретной организации.
• Подписание Должностной инструкции, ознакомление с Положением о приемной комиссии.
• Получение ЭЦП, доступов к ФИС, АИС, почте приемной комиссии (email: @.ru).
• Подготовка бланков, журналов, вывесок, квитанций.
• Совещание с председателем ПК и членами комиссии (распределение ролей).

Этап 2: Активная приемная кампания (20 июня – 15 августа / по срокам года)

• Ежедневно (утро): Проверка почты, ФИС, ЕПГУ на новые заявления. Расстановка задач по приему оригиналов.
• Дневное время: Прием граждан, консультирование, формирование дел, контроль недокомплектов.
• Вечер (отчетность): Сверка данных АИС и ФИС. Формирование ежедневной справки для председателя/ректора (количество поданных, оригиналов, согласий).
• Ключевые даты: Контроль дедлайнов подачи оригиналов, согласий на зачисление, проведения вступительных испытаний.

Этап 3: Зачисление и завершение (Август – Октябрь)

• Подготовка проектов приказов о зачислении (конкурсные списки, списки по квотам/целевкам).
• Согласование приказов с юристами/профкомом/председателем ПК.
• Публикация приказов на сайте, отправка в ФИС.
• Выдача справок зачисленным, возврат оригиналов не зачисленным.
• Архивирование личных дел не зачисленных (срок хранения по акту экспертизы), передача дел зачисленных в учебную часть/деканат.
• Составление аналитического отчета о работе ПК за год.

Типичные ошибки новичка и как их избежать

Взаимодействие с ключевыми фигурами

• Председатель ПК (обычно Проректор/Зам. директора): Ваш прямой руководитель в период кампании. Ежедневные планерки (10-15 мин) — обязательны. Все нестандартные решения (допуск к экзамену без документа, продление сроков) — только по его устному/письменному указанию с фиксацией в журнале/почте.
• Члены ПК (приемные группы): Вы — их координатор. Обеспечьте их расходниками, инструкциями по заполнению протоколов, графиками смен. Собирайте протоколы вступительных испытаний ежедневно.
• Апелляционная комиссия: Вы — связующее звено. Регистрируете жалобы, передаете работы, уведомляете абитуриентов о сроках рассмотрения (не позднее 5 рабочих дней).
• Юридический отдел / Отдел по защите ПДн: Согласуйте с ними шаблоны уведомлений, приказов, политику конфиденциальности на сайте до старта.
• Учебная часть / Деканаты: Передача дел зачисленных. Согласуйте формат передачи (акт приема-передачи дел * экземпляров) заранее.

Чек-лист «Выживание» для первого дня на работе

1. [ ] Подписан приказ о назначении и должностная инструкция (2 экз.: в личном деле и на руках).
2. [ ] Есть доступ к ФИС «Прием», ЕПГУ (ЭСИА), локальной АИС, корпоративной почте.
3. [ ] Распечатан/сохранен в закладках: Приказ Минобрнауки о приеме текущего года, Порядок приема вашей организации, Положение о ПК.
4. [ ] Изучен график работы приемной комиссии (режим работы, перерывы, дежурства в выходные).
5. [ ] Подготовлено рабочее место: сканер (проверена связь с АИС), принтер (картридж полный), штампы/печати (проверены отпечатки).
6. [ ] Получен ключ от сейфа/кабинета хранения оригиналов. Составлен акт передачи ключей.
7. [ ] Составлен список контактных телефонов: Председатель ПК (), Юрист (), Админ АИС (*), Горячая линия Рообрнадзора / Минобр региона.
8. [ ] Настроены шаблоны быстрых ответов в почте/ЛК для типовых вопросов абитуриентов.

Профессиональное развитие: Куда расти?

Должность секретаря ПК — отличный старт для карьеры в управлении образованием.

• Специалист / Главный специалист приемной комиссии / отдела по работе с поступающими (работа круглый год: маркетинг, профориентация, работа с базой абитуриентов, планирование наборов).
• Заведующий приемной комиссией / Начальник отдела (управление командой, стратегия набора, взаимодействие с министерствами).
• Эксперт по аккредитации и лицензированию (глубокое знание нормативной базы, полученное в ПК, критически важно там).
• Менеджер по образовательным программам / Продуктовый менеджер в Эдотехе (понимание «внутренней кухни» приема востребовано в EdTech-стартапах).

Рекомендуется пройти курсы повышения квалификации: «Организация приема в образовательные организации высшего/среднего профессионального образования» (не менее 72 часов, раз в 3-5 лет).

Работа секретаря приемной комиссии — это высокий стресс, многозадачность и колоссальная ответственность за судьбы людей и законность действий вуза/колледжа за короткий период. Однако именно этот опыт закаляет характер, дает уникальное понимание регуляторики и процессов управления качеством образования.

Главный совет: Ведите всё письменно (почта, журналы, акты, скриншоты ФИС). Если действие не зафиксировано документально, его не было. Будьте внимательны к деталям (СНИЛС, коды обучения, приоритеты), соблюдайте дедлайны ФИС и заботьтесь о себе — приемная кампания, это марафон, а не спринт.

Удачной приемной кампании 2026 года!

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ, типовых должностных инструкций (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Информио) и практики приемных кампаний на . Персональные данные, контакты и внутренние номера документов замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности (152-ФЗ).