Объяснительная записка — это официальный внутренний документ‚ который работник предоставляет работодателю по требованию руководства (например‚ при опоздании‚ отсутствии на рабочем месте или нарушении трудовой дисциплины). Один из самых частых вопросов: можно ли набирать объяснительную на компьютере или её обязательно нужно писать от руки? Разберёмся подробно.
Что говорит закон
Законодательно форма объяснительной записки не регламентирована. В Трудовом кодексе РФ (ст. 193) говорится лишь о том‚ что работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение до применения дисциплинарного взыскания. Способ оформления — рукописный или печатный, законом не установлен;
Это означает‚ что работник сам вправе выбрать‚ как оформить документ:
- написать от руки на листе формата А4;
- набрать текст на компьютере и распечатать.
Оба варианта имеют одинаковую юридическую силу. Требование работодателя писать объяснительную «только от руки» не имеет правового обоснования.
Преимущества печатного варианта
Многие специалисты рекомендуют составлять объяснительную именно на компьютере‚ и вот почему:
- Читаемость. Печатный текст легче воспринимается‚ исключены ошибки из-за неразборчивого почерка.
- Возможность редактирования. Текст можно спокойно проверить‚ исправить и переписать без помарок.
- Копия для себя. Файл сохраняется‚ и вы всегда можете распечатать второй экземпляр.
- Аккуратный вид. Документ выглядит официально и соответствует деловому стилю.
Обязательные элементы объяснительной записки
Независимо от способа оформления‚ документ должен содержать следующие реквизиты:
- Шапка (в правом верхнем углу): должность‚ ФИО руководителя‚ название организации‚ а также от кого адресован документ, должность и ФИО работника.
- Название документа — «Объяснительная записка» (по центру).
- Основной текст — изложение фактов и причин произошедшего. Стиль деловой: только факты‚ без эмоций‚ оценок и обвинений в чей-либо адрес.
- Дата составления документа.
- Личная подпись работника — обязательный элемент. Даже если текст напечатан на компьютере‚ подпись ставится от руки.
Практические рекомендации
- Используйте стандартный лист формата А4. Не подходят листы в клетку‚ вырванные из тетради‚ или рваная бумага.
- При печати выбирайте читаемый шрифт (например‚ Times New Roman‚ размер 12–14).
- Составляйте документ в двух экземплярах: один передаётся работодателю‚ второй (с отметкой о принятии — датой и подписью принявшего лица) остаётся у вас.
- Излагайте только факты‚ по возможности подкрепляйте их документами (справки‚ чеки и т. п.).
- Не отказывайтесь от дачи объяснений — отказ может быть расценён не в вашу пользу‚ при этом работодатель всё равно вправе составить акт об отказе.
Пример оформления (шаблон)
Директору ООО «Пример»
Иванову И; И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П. П.
Объяснительная записка
Я‚ Петров Пётр Петрович‚ опоздал на работу на 40 минут в связи с тем‚ что по пути на работу произошла дорожная авария‚ из-за которой движение общественного транспорта было остановлено. Подтверждающие документы прилагаю.
Подпись: _________ /Петров П. П./
Да‚ объяснительную записку можно написать на компьютере и распечатать — это полностью законно и даже удобнее рукописного варианта. Главные условия: оформление на листе А4‚ деловой стиль изложения‚ наличие даты и собственноручной подписи‚ а также сохранение второго экземпляра с отметкой о принятии у себя.