Муниципальное казённое учреждение «Городской архив документов по личному составу» (далее, МКУ) — это специализированное учреждение, созданное органом местного самоуправления для приёма, хранения, комплектования и использования документов по личному составу ликвидированных или реорганизованных организаций, расположенных на территории муниципального образования.

Что такое документы по личному составу

Документы по личному составу — это документы, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие их трудовой стаж, заработную плату и иные сведения, необходимые для реализации прав граждан. К ним относятся:

• приказы о приёме, переводе и увольнении работников;
• личные карточки работников (форма Т-2);
• штатные расписания;
• лицевые счета и ведомости по заработной плате;
• документы о награждениях, отпусках, дисциплинарных взысканиях;
• списки личного состава организаций.

Такие документы имеют срок хранения 75 лет (для документов, созданных до 2003 года) и 50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года), поэтому при ликвидации предприятия они не уничтожаются, а передаются на государственное или муниципальное хранение.

Основные функции МКУ

Приём документов на хранение

Учреждение принимает архивные фонды от ликвидируемых и реорганизуемых предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности. Передача осуществляется по акту приёма-передачи после проведения экспертизы ценности документов;

Хранение и учёт

МКУ обеспечивает сохранность документов в специально оборудованных архивохранилищах, ведёт научно-справочный аппарат: описи, каталоги, базы данных.

Выдача архивных справок

Наиболее востребованная услуга — выдача гражданам архивных справок и выписок из документов:

• справки о трудовом стаже (для назначения пенсии);
• справки о заработной плате;
• справки о работе во вредных и опасных условиях труда (для досрочной пенсии);
• справки о награждении (для присвоения звания «Ветеран труда»);
• копии приказов о приёме и увольнении.

Как подать запрос

Гражданин может обратиться в архив одним из следующих способов:

1. Лично — по адресу: г. , ул. , д. * (режим работы: пн–пт, с 9:00 до 17:00, перерыв с 13:00 до 14:00);
2. Почтовым отправлением — письменный запрос с указанием ФИО, периода работы и наименования организации;
3. Через электронную почту: arhiv@**.ru;
4. Через портал госуслуг или официальный сайт администрации города.

В запросе необходимо указать:

• фамилию, имя, отчество (в т.ч. фамилию на период работы, если она менялась);
• точное или примерное наименование организации;
• годы работы;
• цель запроса (назначение пенсии, подтверждение стажа и т. д.);
• контактный телефон: +7 () —.

Сроки и стоимость

Исполнение запросов социально-правового характера (о стаже, заработке) осуществляется бесплатно в срок до 30 календарных дней с момента регистрации обращения. В случае необходимости проведения разыскной работы срок может быть продлён с уведомлением заявителя.

Нормативная база

Деятельность МКУ регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказом Росархива от № 236 (перечень типовых документов со сроками хранения);
• Уставом муниципального образования и Уставом самого учреждения.

МКУ «Городской архив документов по личному составу» играет важную социальную роль: именно здесь хранятся сведения, необходимые гражданам для подтверждения трудовых прав, назначения пенсий и льгот. Своевременная передача документов ликвидируемыми организациями и грамотная работа архива гарантируют сохранность трудовой истории целых поколений работников.

Контактные данные конкретного учреждения уточняйте на официальном сайте администрации вашего города: www.***.ru, справочный телефон: +7 () —.