График отпусков — один из обязательных локальных документов, который должен быть в каждой организации, где работают сотрудники по трудовым договорам. Он определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и обязателен как для работодателя, так и для работников (ст; 123 ТК РФ). В этой статье разберём, как правильно составить календарный график отпусков, приведём образец и дадим практические рекомендации.

Что такое график отпусков и зачем он нужен

График отпусков — это документ, в котором фиксируется планируемое время ухода сотрудников в ежегодный оплачиваемый отпуск на предстоящий календарный год. Его основные функции:

• обеспечение равномерного распределения отпусков, чтобы работа организации не останавливалась;
• защита прав работников на ежегодный отдых;
• планирование кадровых и финансовых ресурсов (отпускные выплачиваются за 3 дня до начала отпуска);
• основание для уведомления сотрудников о начале отпуска.

Важно: отсутствие графика отпусков является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ, штраф для организации от 30 000 до 50 000 рублей.

Сроки утверждения графика

Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового года, то есть не позднее 17 декабря текущего года. Например, график на 2026 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2025 года.

Форма графика отпусков

Организация вправе использовать:

• унифицированную форму Т-7, утверждённую постановлением Госкомстата РФ № 1 от ;
• самостоятельно разработанную форму, закреплённую в учётной политике организации.

На практике чаще всего используется форма Т-7, так как она привычна кадровикам и проверяющим органам.

Структура графика отпусков (форма Т-7)

График содержит следующие графы:

1. Структурное подразделение — отдел, в котором работает сотрудник;
2. Должность (специальность, профессия) — по штатному расписанию;
3. Фамилия, имя, отчество работника;
4. Табельный номер;
5. Количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска (основного и дополнительного);
6. Дата планируемого отпуска;
7. Дата фактического отпуска — заполняется по факту;
8. Основание переноса (если отпуск переносился) и предполагаемая дата;
9. Примечание.

Образец заполнения графика отпусков

Ниже приведён пример заполненного фрагмента графика отпусков (данные вымышленные, частично скрыты):

ООО «Вектор-Плюс»
График отпусков на 2026 год. Утверждён приказом № 1-К от .
Руководитель: генеральный директор Смирнов А.П. (подпись — Смир* А.П.)

Контакты кадровой службы для согласования: специалист по кадрам Орлова М.А. (Орл* М.А.), тел. +7 (4) —12, доб. 1*.

Порядок составления графика: пошаговая инструкция

Шаг 1. Сбор пожеланий сотрудников

Кадровая служба или руководители подразделений собирают информацию о желаемых датах отпусков. Пожелания учитываются, но не являются обязательными для работодателя — исключение составляют льготные категории работников.

Шаг 2. Учёт льготных категорий

Некоторые работники вправе уйти в отпуск в удобное для них время:

• несовершеннолетние работники (до 18 лет);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
• мужья в период нахождения жён в отпуске по беременности и родам;
• работники, усыновившие ребёнка до 3 месяцев;
• совместители (одновременно с отпуском по основному месту работы);
• ветераны боевых действий, почётные доноры, чернобыльцы и др.;
• родители трёх и более детей до 18 лет (пока младшему не исполнится 14 лет).

Шаг 3. Распределение дат с учётом производственных интересов

Отпуска взаимозаменяемых сотрудников не должны совпадать. Например, главный бухгалтер и его заместитель не могут отдыхать одновременно.

Шаг 4. Согласование и утверждение

Проект графика согласовывается с руководителями подразделений и профсоюзом (при наличии), после чего утверждается руководителем организации приказом или визой на самом графике.

Шаг 5. Ознакомление работников

Хотя ТК РФ прямо не обязывает знакомить сотрудников с графиком под подпись, на практике это рекомендуется делать, чтобы избежать споров. Можно добавить в график графу «С подписью ознакомлен» или вести отдельный лист ознакомления.

Разделение отпуска на части

По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть разделён на части (ст. 125 ТК РФ). При этом хотя бы одна часть должна составлять не менее 14 календарных дней. В графике это отражается несколькими строками по одному сотруднику с разными датами.

Перенос и изменение графика

Если сотрудник фактически уходит в отпуск не в запланированную дату, в график вносятся изменения:

• в графе «Основание переноса» указывается реквизит документа (заявление работника, приказ);
• в графе «Предполагаемая дата отпуска», новая дата;
• фактическая дата отпуска фиксируется в соответствующей графе.

Основаниями для переноса могут быть: временная нетрудоспособность, исполнение государственных обязанностей, несвоевременная выплата отпускных, производственная необходимость (с согласия работника).

Уведомление о начале отпуска

Работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Для этого оформляется уведомление в произвольной форме.

Ответственность за нарушения

• Отсутствие графика — штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.;
• Неуведомление работника за 2 недели — основание для переноса отпуска и претензий со стороны трудовой инспекции;
• Непредоставление отпуска более двух лет подряд — грубое нарушение трудового законодательства.

Полезные советы кадровику

1. Храните утверждённый график отпусков в течение года, а затем сдавайте в архив — срок хранения составляет 5 лет (по новым правилам — до 3 лет после окончания срока действия, уточняйте по номенклатуре дел).
2. Ведите график в электронном виде (Excel или HR-система), но утверждайте на бумаге с подписями.
3. Новые сотрудники, принятые после утверждения графика, идут в отпуск по соглашению с работодателем — в график можно вносить дополнения отдельным приказом.
4. Право на отпуск за первый год работы возникает через 6 месяцев непрерывной работы (по соглашению — раньше).

Календарный график отпусков — обязательный документ, который защищает интересы и работников, и работодателя. Составьте его по форме Т-7 или собственному шаблону, утвердите до 17 декабря, учтите права льготных категорий сотрудников и не забывайте своевременно уведомлять работников о начале отпуска. Грамотно составленный график избавит организацию от штрафов, кадровых конфликтов и простоев в работе.