С 2023 года функции ФСС перешли к Социальному фонду России (СФР). Соответственно, все отчетность, включая сведения о застрахованных лицах (форма ЕФС-1), сдается именно в СФР. В программе СБИС (Saby) этот процесс максимально автоматизирован, но требует внимательности при заполнении карточки сотрудника и формировании отчета. В этой статье мы разберем пошаговый алгоритм действий на актуальную дату .

Нормативная база и сроки сдачи в 2026 году

Согласно ст. 14 ФЗ-27 «Об обязательном социальном страховании…» и приказам СФР, сведения об уволенном сотруднике (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) должны быть поданы не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения.

• Важно: Даже если организация уволила всех сотрудников и снята с учета в СФР, обязанность сдавать отчетность (РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1 по итогам года) сохраняется до конца календарного года.
• С 2024 года отчетность сдается исключительно в электронном виде через оператора ЭДО (СБИС является таким оператором).

Подготовка карточки сотрудника в разделе «Зарплата и кадры»

Перед формированием отчета убедитесь, что в карточке сотрудника корректно заполнены ключевые реквизиты. В СБИС это делается в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники».

1. Откройте карточку уволенного сотрудника.
2. Установите статус «Уволен» (обычно это происходит автоматически при проведении приказа об увольнении).
3. Проверьте и при необходимости заполните обязательные поля для ЕФС-1:
   • Ф. И. О. (полностью);
   • СНИЛС (номер страхового номера индивидуального лицевого счета);
   • Дата рождения;
   • Пол;
   • Дата увольнения (день прекращения трудового договора).
4. Совет: Если в карточке установлен статус «Уволен», СБИС часто подсказывает, что достаточно указать только эти 5 реквизитов — остальные данные программа подтянет из ранее сданных отчетов или карточки физлица.

Формирование и отправка ЕФС-1 (Подраздел 1.1) через СБИС

После актуализации данных сотрудника переходите к формированию отчета.

Способ А: Через раздел «Отчетность» (классический путь)

1. Перейдите в «Отчетность» → «СФР» → «ЕФС-1».
2. Нажмите «Создать» → выберите период (месяц увольнения) и подразделение.
3. В открывшемся документе перейдите на вкладку «Подраздел 1.1. Сведения о застрахованных лицах».
4. Нажмите «Заполнить» (или «Обновить»). Программа автоматически подтянет сотрудников со статусом «Уволен» за выбранный период.
5. Проверьте строку уволенного сотрудника: должен быть проставлен признак «Не является сотрудником» (или код увольнения) и дата увольнения.
6. Нажмите кнопку «Проверить». СБИС проверит логику и формат (XML). Если ошибок нет — кнопка «Отправить» станет активной.
7. Подпишите отчет КЭП руководителя (или уполномоченного лица) и нажмите «Отправить».

Способ Б: Через «Управление персоналом» / «Кадры» (упрощенный)

В новых версиях Saby (СБИС) реализована технология «в один клик»:

• В разделе «Кадры» → «Увольнение» (или в карточке сотрудника) часто доступна кнопка «Отправить сведения в СФР».
• Система сама сформирует XML-файл ЕФС-1 только с нужным подразделом (1.1) и предложит его подписать и отправить.
• Это исключает ошибки ручного заполнения всего отчета целиком.

Особенности заполнения XML-файла (если загружаете вручную)

Если вы формируете файл во внешней программе и загружаете в СБИС через «Загрузить документ с ПК» (формат .xml), обратите внимание на теги подраздела 1.1:

• ПризнакЗастрахЛица = 2 (Не является застрахованным лицом на конец отчетного периода).
• ДатаПрекращ — дата увольнения (обязателен при признаке 2).
• Поля СНИЛС, ФИО, ДатаРожд, Пол — обязательны к заполнению.

Внимание: В печатной форме ЕФС-1 в СБИС дата увольнения может не отображаться явно в общем списке, но в XML-файле она передается корректно. Не пытайтесь найти её в превью PDF — проверяйте протокол проверки или структуру XML.

Работа с электронными подписями (КЭП)

СБИС автоматически собирает электронные подписи сотрудников при ознакомлении с приказом об увольнении (обходной лист формируется в электронном виде). Для отправки отчета в СФР требуется КЭП руководителя или уполномоченного бухгалтера.

• Убедитесь, что сертификат КЭП действителен и установлен в «СБИС Плагине» / «Saby Desktop».
• При отправке отчета программа предложит выбрать нужный сертификат;

Частые ошибки и их решение

Контроль прохождения отчета

После нажатия «Отправить» в СБИС:

1. Перейдите в «Отчетность» → «История отправки» (или «Мой офис» → «Документы» → «Исходящие»).
2. Найдите ваш пакет ЕФС-1. Статусы прохождения:
   • «Отправлен» — ушел у оператора ЭДО (СБИС).
   • «Принят СФР», фонд принял файл на обработку (пришел квитанция о приеме).
   • «Обработан» / «Зачтен» — данные внесены в реестры СФР (конечный успех).
   • «Отклонен» — пришла квитанция об отказе с описанием ошибки. Откройте квитанцию, исправьте данные и отправьте корректировку.

Контакты поддержки СБИС (для клиентов)

Если при настройке или отправке возникают технические сложности, обратитесь в службу поддержки вашего франчайзи или напрямую в СБИС:

• Телефон горячей линии: 7 () — (пример маски: 7 (909) —*)
• Заявка на обратную связь: через личный кабинет на сайте saby.ru или sbis.ru в разделе «Помощь».
• Документация: встроенная справка (F1) или раздел «База знаний» внутри программы.

Резюме: чек-лист перед отправкой

1. [ ] Приказ об увольнении проведен в СБИС (статус сотрудника, «Уволен»).
2. [ ] В карточке сотрудника заполнены: ФИО, СНИЛС, Дата рождения, Пол, Дата увольнения.
3. [ ] Сформирован отчет ЕФС-1 за месяц увольнения (Подраздел 1.1).
4. [ ] Нажата кнопка «Проверить» — ошибок нет (зеленая галочка).
5. [ ] Отчет подписан действующей КЭП руководителя/бухгалтера.
6. [ ] Отчет отправлен не позднее следующего рабочего дня после увольнения.
7. [ ] Получена квитанция «Принят СФР» в истории отправки.

Соблюдение этой процедуры гарантирует своевременное исполнение обязанностей страхователя перед СФР и исключает начисление штрафов по ст. 126 НК РФ и ст. 5;27 КоАП РФ. Программа СБИС (Saby) предоставляет все инструменты для выполнения этой задачи в полуавтоматическом режиме, минимизируя риск человеческой ошибки.