Отпуск без сохранения заработной платы (часто называемый «отпуск за свой счет») — это период‚ в течение которого работник освобождается от выполнения трудовых обязанностей по собственному желанию или по соглашению сторон‚ но средний заработок за это время не выплачивается. Порядок его предоставления строго регламентирован статьей 128 ТК РФ. В данной статье разберем правовые основания‚ процедуру оформления‚ сроки и частые ошибки‚ актуальные на .

Правовые основания: две категории случаев

Согласно ч. 1 ст. 128 ТК РФ‚ основания для предоставления такого отпуска делятся на две принципиально различные группы:

А. Директивные основания (работодатель обязан предоставить)

Если работник относится к льготной категории и представляет подтверждающие документы‚ отказать ему незаконно. К таким категориям относятся:

• Участники ВОВ‚ трудового фронта‚ лица‚ награжденные медалью «За победу над Германией» / «За победу над Японией» — до 14 календарных дней в году;
• Пенсионеры по возрасту — до 14 календарных дней в году;
• Родители (супруги) военнослужащих‚ погибших или умерших от ран/болезней — до 14 календарных дней в году;
• Рабочие инвалиды — до 60 календарных дней в году;
• По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам (рождение ребенка‚ регистрация брака‚ смерть близких родственников) — обычно до 5 календарных дней (если иное не установлено КТД/ЛНА).

Важно: Для этих категорий продолжительность отпуска фиксирована законом‚ работодатель не имеет права её уменьшить‚ но может увеличить по соглашению сторон.

Б. Факультативные основания (по соглашению сторон)

Во всех остальных случаях (отдых‚ учеба‚ личные дела‚ помощь родственникам и т.д.) отпуск предоставляется только по взаимному согласию. Работодатель имеет право отказать без объяснения причин. Продолжительность определяется договоренностью между сотрудником и руководителем (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

Пошаговая процедура оформления

Процесс состоит из нескольких обязательных этапов. Нарушение последовательности может привести к признанию отпуска незаконным и начислению заработной платы за период прогула.

Этап 1: Получение заявления от работника

Основанием для начала оформления является письменное заявление работника (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

• Форма: свободная (нет утвержденной государством формы). Можно написать от руки или напечатать.
• Обязательные реквизиты: адресат (ФИО руководителя/название организации)‚ ФИО работника‚ должность‚ просьба «предоставить отпуск без сохранения заработной платы»‚ дату начала и окончания (или количество календарных дней)‚ основание (например‚ «по семейным обстоятельствам»‚ «по соглашению сторон»)‚ дату составления‚ собственноручную подпись с расшифровкой.
• Срок подачи: закон не устанавливает жестких сроков заранее‚ но судебная практика требует «заблаговременного» уведомления (обычно не позднее 3 дней до начала).

Этап 2: Рассмотрение и принятие решения

• Директивные основания: решение принимается мгновенно при предоставлении документов (свидетельство о рождении ребенка‚ свидетельство о браке‚ справка из ЗАГС о смерти‚ удостоверение ветерана‚ пенсионное удостоверение и т.д.). Отказ, грубое нарушение ТК РФ.
• Соглашению сторон: руководитель ставит резолюцию на заявлении (например: «Согласен. Предоставить с * по *» или «Отказать»). Подписывает‚ ставит дату.

Этап 3: Издание приказа (распоряжения)

На основании заявления с резолюцией издается приказ по форме Т-6 (утв. Госстатом РФ от № 1) или в свободной форме с обязательными реквизитами (если организация отказалась от единых форм в ЛНА).

Структура приказа:

1. Шапка (название орг.‚ ОКПО‚ дата‚ номер‚ город).
2. Основание: «На основании заявления работника [ФИО] от [дата] № [номер]».
3. Директивная часть: «Предоставить [ФИО‚ должность] отпуск без сохранения заработной платы с [дата начала] по [дата окончания] включительно (всего [число] календарных дней) по основанию: [ссылка на ч. 1 ст. 128 ТК РФ / соглашение сторон].».
4. Контроль исполнения: ответственное лицо (HR-специалист/кадровый офицер).
5. Подпись руководителя‚ печать (при наличии)‚ ознакомление работника под роспись.

Этап 4: Ознакомление работника и учет

• Работник обязан ознакомиться с приказом под роспись (дата‚ подпись) не позднее дня начала отпуска.
• В табеле учета рабочего времени (ф. Т-12 или Т-13) ставится код «ОД» (код 37), «Отпуск без сохранения заработной платы (за счет работника)».
• Запись в трудовую книжку/СТД-Р НЕ делается (только в личную карточку работника ф. Т-2).

Особенности расчета сроков и оплаты

Продолжительность

• Для льготных категорий, строго по норме ТК РФ (14‚ 60‚ 5 дней).
• По соглашению сторон — любая продолжительность (даже несколько часов‚ если так договорились)‚ закон верхнего предела не устанавливает.

Влияние на стаж и ежегодный отпуск

Согласно п. 5 Постановления Правительства РФ от № 922 и ст. 121 ТК РФ:

• Период отпуска без сохранения ЗП включается в страховой стаж (для пенсии) в полном объеме.
• Для расчета стажа‚ дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск‚ такой период учитывается только в пределах 14 календарных дней за каждый рабочий год. Дни‚ превышающие 14‚ «сжигают» стаж: дату предоставления ежегодного отпуска сдвигают вперед на количество дней сверх 14.

Оплата и НДФЛ

• Заработная плата не начисляется.
• Страховые взносы не исчисляются (база = 0).
• НДФЛ не удерживается (нет дохода).
• Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: если работник уволится в период такого отпуска или после него‚ компенсация считается по общему правилу (с учетом правил ст. 121 ТК РФ по стажу).

Запреты и риски для работодателя

Отзыв из отпуска без сохранения ЗП

Работник имеет право прервать отпуск и выйти на работу досрочно (ч. 3 ст. 128 ТК РФ по аналогии со ст. 125 ТК РФ для обычного отпуска‚ а также по общему смыслу договора).

Порядок:

1. Работник пишет заявление о досрочном выходе на работу с указанием даты.
2. Работодатель издает приказ об отзыве (форма Т-6).
3. В табеле код «ОД» заменяется на код «Я» (явка) с даты выхода.
4. Заработная плата начисляется с фактического дня выхода на работу.

Важно: Работодатель не имеет права отозвать работника из такого отпуска без его согласия (в отличие от ежегодного оплачиваемого).

Особенности для отдельных категорий (ст. 263 ТК РФ и др.)

• Гражданские и муниципальные служащие: имеют право на отпуск за свой счет до 30 календарных дней в году (ст. 263 ТК РФ для госслужащих‚ ст. 46 ФЗ-79 для мун. служащих).
• Работники некоммерческих организаций‚ СМИ: могут иметь расширенные гарантии в отраслевых соглашениях или КТД.
• Иностранные работники / безработные: общие правила ст. 128 ТК РФ применяются на общих основаниях‚ если международным договором не установлено иное.

Чек-лист для HR-специалиста (самое важное)

Судебная практика: на что обратить внимание в 2026 году

• «Уважительная причина» — понятие оценочное. Суды часто встают на сторону работника при рождении ребенка‚ свадьбе‚ смерти родственников‚ тяжелой болезни члена семьи‚ пожара‚ стихийном бедствии. Поездка за границу‚ ремонт‚ дача, чаще признаются неуважительными (отказ законен).
• Электронный документооборот. Если в компании внедрен ЭДО и локальный акт допускает заявления через ЭДО с ЭЦП — бумажное оригинал не требуется. Простая скан-копия без ЭЦП в email — рискованно (спор о подлинности подписи).
• Коллективный договор (КТД). Всегда проверяйте КТД: он может устанавливать большее количество дней для льготников или дополнительные категории (например‚ студентам-заочникам‚ донорам крови‚ опекунам).

Оформление отпуска без сохранения заработной платы, процедура простая‚ но требующая соблюдения формализма. Ключевые столпы: добровольность (кроме директивных случаев)‚ письменное заявление‚ приказ с ознакомлением‚ код «ОД» в табеле. Нарушение процедуры чревато штрафами‚ компенсацией заработной платы за период «прогула» и восстановлением на работе при увольнении. Всегда фиксируйте волю работника и основание предоставления.

Данная статья носит информационный характер и не является правовым консультированием. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или адвокату. Актуальность нормативной базы проверена на .