Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Рапорт — это официальный служебный документ, представляющий собой письменное донесение или просьбу, адресованную вышестоящему руководителю. Несмотря на то, что термин часто ассоциируется с военной сферой и правоохранительными органами (МВД, ФСИН, МЧС, Росгвардия), аналогичные документы в гражданском секторе называются заявлениями или служебными записками. Суть же остается неизменной: это формальный способ коммуникации подчиненного с руководством для решения конкретного вопроса.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно написать рапорт на человека (докладную записку, рапорт о нарушении, на поощрение или на назначение должности), какие существуют виды, правила оформления и распространенные ошибки;

Основные виды рапортов на человека

В зависимости от цели, рапорты на третьих лиц делятся на несколько категорий. Правильный выбор вида документа определяет его структуру и правовые последствия.

Докладная записка (Рапорт о нарушении дисциплины/процедур)

Самый частый случай. Составляется руководителем или коллегой на сотрудника, допустившего проступок: опоздание, невыполнение приказа, грубое нарушение устава/ТК РФ, потеря имущества, состояние опьянения на службе.

Цель: зафиксировать факт нарушения, инициировать проверку, применить дисциплинарное взыскание (замечание, выговор, увольнение).
Основа: ст. 192 ТК РФ (гражданские), Устав гарнизонной и караульной служб (военные).

Рапорт на поощрение (Представление к награждению)

Позитивный документ, инициатором которого выступает непосредственный командир или начальник отдела.

Цель: наградить грамотой, благодарностью, ценным подарком, денежной премией, присвоить очередное звание или классный чин раньше срока.
Основа: ст. 191 ТК РФ, ведомственные приказы о поощрениях.

Рапорт на назначение/перевод/аттестацию

Пишется руководителем подразделения на свое подчиненное лицо для карьерного продвижения.

Примеры: «Прошу назначить старшего лейтенанта * на должность командира взвода», «Прошу допустить к аттестации на соотнесение занимаемой должности».

Рапорт на увольнение/исключение из списков (по инициативе командования)

Составляется, если сотрудник не соответствует занимаемой должности, провалил аттестацию, достиг предельного возраста или есть основания по ст. 83 ТК РФ / ст. 51 ФЗ «О воинской обязанности».

Общие правила оформления рапорта (Структура документа)

Согласно стандартам делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ведомственные инструкции), рапорт состоит из обязательных реквизитов. Ниже приведена классическая схема оформления «Шапка — Текст — Подпись».

Шапка документа (Правый верхний угол)

Здесь указываются данные адресата (кому подается) и автора (от кого).

Командиру воинской части 12345
гвардии полковнику
Иванову И.И.
(Должность, звание, ФИО адресата полностью)

От командира роты
воинской части 12345
гвардии капитана
Петрова П.П.
(Должность, звание, ФИО автора полностью)

В гражданских организациях вместо званий указываются должности: «Директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. От менеджера отдела продаж Петрова П.П.».

Наименование документа

Пишется по центру строки с большой буквы, без точки в конце. Часто выделяют жирным или подчеркиванием.

РАПОРТ

Допустимо уточнять вид: ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРЕДСТАВЛЕНИЕ К НАГРАЖДЕНИЮ.

Основная часть (Текст рапорта)

Начинается с красной строки. Текст должен быть лаконичным, официально-делового стиля, без эмоций, сленга и лирических отступлений.

Структура текста:

Обстоятельства дела (Факты): Что, где, когда, кто, при каких обстоятельствах произошло. Ссылки на документы (приказы, уставы, ТК РФ, должностные инструкции).
Квалификация действия: Какое именно правило нарушено или какая заслуга проявлена.
Резолютивная часть (Просьба/Предложение): Четко сформулированное требование: «Прошу применить к сержанту * меру дисциплинарного взыскания в виде выговора», «Прошу поощрить рядового * благодарностью».

Приложения (При наличии)

Если к рапорту прилагаются документы (объяснительная записка виновного, акт освидетельствования, фото/видео материалы, характеристика), они перечисляются внизу текста слева:

Приложения:
Объяснительная записка сержанта * — 1 л.
Акт освидетельствования на алкогольное опьянение — 1 л.
Характеристика на военнослужащего, 2 л.

Дата и подпись

Ставятся в одной строке: дата слева, подпись (расшифровка) справа.

 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Пошаговая инструкция: Как написать рапорт на человека

Шаг 1. Соберите доказательную базу

Никогда не пишите рапорт «на слухи». Необходимы факты: показания свидетелей, записи камер видеонаблюдения, служебные записки других сотрудников, результаты проверки, акты инвентаризации. Приложите копии к рапорту.

Шаг 2. Определите адресата

Рапорт адресуется только тому, у кого есть полномочия принять решение.

На выговор/замечание — часто достаточно командира подразделения (роты, отделения).
На увольнение, раннее присвоение звания, тяжелые взыскания — только командиру части/директору организации.

Шаг 3. Напишите текст, придерживаясь формулы: «Факт — Норма — Просьба»

Плохо: «Иванов ведет себя плохо, пьет, всех бесит. Прошу уволить».

Хорошо: « г. в 08:00 сержант * не явился на утреннюю строевку по призыву дежурного по роте без уважительной причины. Действия сержанта * расценены как неисполнение приказа командира (п. 2 ст. 332 УК РФ / п. «б» ч. 1 ст. 192 ТК РФ). Прошу применить меру дисциплинарного взыскания в виде выговора».

Шаг 4. Оформите согласно стандартам

Используйте бланк организации (есть), стандартный формат А4, шрифт Times New Roman, 14 пт, интервал 1.5, поля: левое 30 мм, правое 15 мм, верхнее/нижнее 20 мм. Нумерация страниц — сквозная, внизу по центру.

Шаг 5. Регистрация и передача

В военной/властной структуре рапорт регистрируется в журнале учета входящей документации штаба/командира (ставится входящий номер и дата). В гражданском секторе, в секретариате или СЭД (системе электронного документооборота).

Конкретные образцы рапортов (Шаблоны)

Образец 1: Докладная записка о нарушении дисциплины (Военная служба)

 Командиру 1-го батальона
 в/ч 12345 гвардии майору
 Смирнову А.В. От командира 2-й роты
 в/ч 12345 гвардии капитана
 Козлова С.К.
 РАПОРТ
 г. в 06:30 на утренней проверке личного состава
 был установлен факт отсутствия рядового Соколова А.В.
 (г.в. 2005 г.р., поз. 2-й взвод) на месте постоянного
 дислокации части. Рядовой Соколов А.В. не явился на
 строевку по призыву дежурного по роте, не сообщил о
 причине отсутствия. Связь с ним по телефону * не
 установилась.
Действия рядового Соколова А.В. квалифицируются как
 самоуход с места воинской службы (п. «а» ч. 1 ст. 337 УК РФ,
 п. 11 ст. 34 Устава ВС РФ).
На основании вышеизложенного,
ПРОШУ:
 Признать рядового Соколова А.В. самоушедшим с места
 воинской службы с 06:30 г.
 Применить к нему меру дисциплинарного взыскания в
 виде выговора с внесением сведений в личное дело.
 Направить материалы в следственный орган для
 решения вопроса о возбуждении уголовного дела.
Приложения:
 Рапорт дежурного по роте ст. сержанта * от г. — 1 л.
 Объяснительная записка рядового Соколова А.В. (отсутствует) — 0 л.
 Справка из личного дела — 1 л.
 г. Подпись _____________ /Козлов С.К./ 

Образец 2: Рапорт на поощрение (Гражданский сектор / МВД)

 Начальнику ОМВД России по г. *
 полиции полковнику
 Волкову В.В. От старшего инспектора ППСП
 ОМВД России по г. *
 полиции лейтенанта
 Морозова А.Н.
 РАПОРТ
 (Представление к поощрению)
Старший сержант полиции Иванов И.И. (г.в. 1990 г.р.),
 занимающий должность инспектора ДПС 1-го батальона
 ППСП, в период с по г. выявил
 и пресек 45 административных правонарушений, в т.ч.
 3, за управление ТС в состоянии опьянения.
 Проявил высокие профессиональные качества, личную
 мужество и самоотверженность при задержании гражданина
 Петрова *, совершившего кражу ТС.
На основании п. 1 Приказа МВД России от № 809
 «Об утверждении Положения о поощрениях;..»,
ПРОШУ:
 Поощрить старшего сержанта полиции Иванова И.И.
 благодарностью по ведомству с внесением сведений в
 личное дело и объявлением на личном составе.
Приложения:
 Характеристика на Иванова И.И. — 2 л.
 Выписка из журнала учета АП — 1 л.
 Протокол задержания Петрова * — 1 л.
 г. Подпись _____________ /Морозов А.Н./ 

Образец 3: Рапорт на назначение должности (Карьерное продвижение)

 Командиру в/ч 12345
 гвардии полковнику
 Иванову И.И. От командира 1-й роты
 в/ч 12345 гвардии майора
 Сидорова С.С.
 РАПОРТ
Старший лейтенант Петров П.П. (г.в. 1995 г.р.) с 2020 г.
 занимает должность командира взвода 1-й роты. За время
 службы проявил себя как компетентный, требовательный к
 себе и подчиненным командир. Имеет оценку «отлично» по
 итогам ежегодной аттестации 2025 г. Прошел курсы
 повышения квалификации в 2024 г. (удовлетворительно).
 Награжден медалью «За отличие в воинской службе» II ст.
В связи с увольнением капитана Смирнова А.А. со службы
 по семейным обстоятельствам, должность командира роты
 свободна. Старший лейтенант Петров П.П. соответствует
 должностным требованиям (Профиль ВВС, категория годности А).
На основании ст. 49 ФЗ «О воинской обязанности и воинской службе»,
 ПРОШУ:
 Назначить старшего лейтенанта Петрова П.П. на должность
 командира 1-й роты в/ч 12345 со дня подписания приказа.
Приложения:
 Служебная характеристика — 2 л.
 Копия удостоверения о прохождении курсов ПК — 1 л.
 Выписка из личного дела, 1 л.
 г. Подпись _____________ /Сидоров С.С./ 

Особенности составления в разных ведомствах

Ведомство / Сфера	Название документа	Ключевые нормативные акты	Особенности
Минобороны РФ (ВС РФ)	Рапорт, Докладная записка	Устав ВС РФ, Приказ Минобороны № 300 (Делопроизводство), УК РФ (ст. 332-340)	Строгая иерархия адресата. Обязательное указание воинского звания и должности. Часто пишутся от руки на бланке (в полевых условиях), в штабе, печатные.
МВД / Росгвардия / ФСИН	Рапорт, Служебная записка, Представление	ФЗ «О полиции», Приказ МВД № 809 (Поощрения), Приказ МВД № 810 (Взыскания)	Разделение на «Рапорт» (личный вопрос сотрудника) и «Служебная записка/Докладная» (на другого сотрудника). Жесткие сроки рассмотрения (3-30 дней).
МЧС / ГПС / Таможня	Служебная записка, Рапорт	ФЗ «О ГПС», ФЗ «О таможне», ведомственные приказы по делопроизводству	Акцент на профессиональной пригодности и специальных званиях. Широко используются СЭД (АИС «Документ» и аналоги).
Гражданские организации (ТК РФ)	Заявление, Служебная записка, Акт	ТК РФ (ст. 192, 193, 81, 83), ЛНА (Локальные нормативные акты)	Термин «Рапорт» не используется официально. Документ от руководителя на сотрудника — «Служебная записка» (для взыскания) или «Представление» (для награды). От сотрудника — «Заявление».

Частые ошибки, из-за которых рапорт возвращают или аннулируют

Отсутствие конкретных фактов: формулировки «систематически нарушает», «плохо работает» без дат, номеров приказов и свидетелей не имеют юридической силы.
Несоответствие адресата: рапорт на увольнение адресован командиру роты (не имеет полномочий), а не командиру части.
Нарушение сроков: по ТК РФ взыскание можно применить в течение 1 месяца со дня обнаружения (исключая время болезни/отпуска), но не позднее 6 месяцев со дня нарушения. В армии сроки могут быть короче по Уставу.
Отсутствие объяснительной записки: перед наложением взыскания руководитель обязан запросить объяснение у виновного (2 рабочих дня). Если сотрудник отказался писать — составляется Акт об отказе. Без этого взыскание незаконно.
Нечистая рука / ошибки в реквизитах: исправления, зачеркивания, бейсболка вместо шапки, отсутствие даты/подписи делают документ недействительным.
Эмоциональные оценки: «хам», «пьяница», «лентяй». Пишите только факты: «08.06. в 10:00 имел запах алкоголя, подтверждено актом освидетельствования № 5».

Правовые последствия и защита прав

Рапорт — это документ, порождающий правовые последствия. Важно понимать права сторон:

Права лица, НА КОГО написан рапорт:

Ознакомиться с рапортом под роспись (п. 3 ст. 193 ТК РФ / п. 37 Устава ВС РФ).
Написать объяснительную записку в течение 2 рабочих дней.
Обратиться в суд / к прокурору / в вышестоящее командование с жалобой на незаконное взыскание (срок 3 месяца со дня ознакомления по ТК РФ).
Потребовать истребования материалов проверки.

Права автора рапорта:

Требовать исполнения приказа/распоряжения, вытекающего из рапорта.
Обжаловать бездействие адресата (если рапорт не рассмотрен в срок);
Не нести ответственности за достоверность сведений, если они основаны на официальных документах (актах, показаниях), а не на личных догадках.

Электронный документооборот (СЭД) и современные реалии 2026 года

На 2026 год подавляющее большинство ведомств (Минобороны — АСУ «Управление персоналом», МВД — АИС «Персонал», гражданские госорганы — СМЭВ/Госуслуги/СЭД) перешло на безбумажный документооборот.

Как подать рапорт через СЭД:

Авторизуйтесь в системе (ЭЦП / Госуслуги / Ведомственная ЭЦП).
Выберите тип документа: «Исходящий» / «Внутренний» / «Рапорт».
Заполните карточку: Адресат (из справочника), Тема, Текст.
Прикрепите файлы-вложения (сканы объяснительных, актов, фото) в формате PDF/A с ЭЦП.
Поставьте свою ЭЦП и нажмите «Отправить / Зарегистрировать».
Система автоматически присвоит регистрационный номер и дату, направит адресату на рассмотрение.

Важно: Рапорт, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), равносилен бумажному с «живой» подписью (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»). В полевых условиях, на учениях, в зонах боевых действий допускается бумажный вариант (часто от руки), который затем оцифровывается.

Чек-лист перед отправкой рапорта

Проверьте каждый пункт перед нажатием «Отправить» или сдачей в канцелярию:

[ ] Правильно указан адресат (должность, звание, ФИО полностью)?
[ ] Правильно указан автор (должность, звание, ФИО полностью)?
[ ] Название документа по центру (РАПОРТ / ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА)?
[ ] Текст начинается с красной строки, шрифт Times New Roman 14, интервал 1.5?
[ ] Изложены конкретные ФАКТЫ (Дата, Время, Место, Действие)?
[ ] Дана правовая КВАЛИФИКАЦИЯ (ссылка на статью УК РФ, ТК РФ, Устав, Приказ)?
[ ] Четко сформулирована РЕЗОЛЮТИВНАЯ ЧАСТЬ (ПРОШУ…)?
[ ] Указаны Приложения (если есть) с нумерацией и количеством листов?
[ ] Стоит Дата составления (ДД.ММ.ГГГГ)?
[ ] Стоит Подпись автора с расшифровкой (ФИО)?
[ ] Ознакомлен ли виновный (если это рапорт на взыскание) — есть его подпись «С ознакомлен» на копии или в СЭД?

Грамотно составленный рапорт на человека — это не просто бюрократическая формальность, а юридический инструмент управления персоналом и обеспечения дисциплины. Он защищает интересы службы/организации, фиксирует правовые факты и служит основанием для приказа (распоряжения). Главные принципы: законность, обоснованность, объективность, своевременность и соблюдение формы. Используйте приведенные образцы как базу, адаптируя их под конкретную ситуацию и требования вашего ведомства (Приказ по делопроизводству конкретного органа).

Данная статья носит информационно-справочный характер и не является правовой консультацией. Нормативная база (Уставы, ТК РФ, ведомственные приказы) может меняться. Перед составлением документа, влекущего серьезные последствия (увольнение, уголовная ответственность), рекомендуется проконсультироваться с юристом (военным прокурором, юрисконсультом организации).

Актуальность нормативной базы на дату публикации: . Персональные данные в образцах заменены на * в соответствии с требованиями безопасности.