Система Saby (СБИС) предоставляет мощные инструменты для электронного документооборота‚ включая создание‚ согласование‚ подписание и отправку договоров. В этой статье мы подробно разберем весь процесс работы с договорами: от создания черновика до обмена подписанными экземплярами с контрагентом. Информация актуальна на .

Подготовительный этап: настройка карточек сторон

Прежде чем создавать документ‚ убедитесь‚ что в системе корректно заполнены карточки Вашей организации и Контрагента. Это избавит от ручного ввода реквизитов каждый раз.

• Наша организация: Перейдите в раздел Администрирование → Наши организации. Проверьте ИНН‚ КПП‚ адрес‚ банковские реквизиты и данные руководителя/бухгалтера.
• Контрагенты: В разделе Контрагенты откройте карточку нужного партнера. Заполните реквизиты‚ контактные лица (ФИО‚ телефоны‚ email, частично скрыты как * для безопасности) и статьи расходов для корректного учета платежей.
• Сотрудники: В карточке сотрудника‚ который будет подписывать договор‚ должны быть указаны ФИО‚ должность и основание действия (устав/доверенность).

Способы создания договора

В Saby существует несколько точек входа для создания договора. Выберите удобный для вашего сценария:

Вариант А: Через раздел «Документы» (классический ЭДО)

1. Перейдите в раздел Документы → Исходящие.
2. Нажмите кнопку Создать (значок «+») и в выпадающем списке выберите Договор.
3. Откроется форма нового документа.

Вариант Б: Через модуль Saby Docs (современный интерфейс)

1. На главной странице Saby Docs нажмите кнопку Создать и выберите Договор.
2. Система предложит выбрать тип: Двусторонний‚ Многосторонний или Черновик.

Вариант В: Загрузка готового файла

Если у вас уже есть готовый файл договора (Word‚ PDF)‚ вы можете не создавать его в редакторе‚ а сразу загрузить:

• В форме создания договора нажмите Добавить → Загрузить файл или перетащите файл в область загрузки.
• Система попытается распознать реквизиты сторон из текста (OCR). Проверьте их корректность.

Заполнение реквизитов и параметров договора

После выбора способа создания заполните основные поля карточки документа:

• Тип договора: Выберите из справочника (Поставка‚ Услуги‚ Аренда‚ Бухгалтерское обслуживание и т.д.). Для бухобслуживания дополнительно укажите систему налогообложения клиента и период действия.
• Номер и дата: Проставляются автоматически по нумератору организации‚ но можно отредактировать вручную.
• Стороны: Выберите «Нашу организацию» и «Контрагента». Реквизиты подтянутся из карточек. Разверните карточку контрагента кнопкой ▼‚ чтобы проверить ФИО контактного лица и адрес доставки (чувствительные данные маскируются: *).
• Предмет договора: Кратко опишите суть сделки.
• Сумма и валюта: Укажите общую сумму или выберите «По спецификации».
• Срок действия: Дата начала и окончания.
• Статья расходов/доходов: Укажите для правильного разнесения платежей по счетам учета.

Работа со спецификацией (табличной частью)

Если договор подразумевает перечень товаров‚ работ или услуг с ценами и количеством‚ используйте вкладку Спецификация:

1. Перейдите на вкладку Спецификация.
2. Нажмите Добавить строку.
3. Выберите номенклатуру из справочника или введите наименование вручную.
4. Укажите Количество‚ Цену‚ Единицу измерения и Ставку НДС.
5. Сумма по строкам и итоговая сумма рассчитаются автоматически и подтянутся в шапку договора.
6. На основе заполненной спецификации в будущем можно быстро создать Счет на оплату‚ Реализацию или Заказ.

Процесс согласования внутри компании

Прежде чем отправлять договор контрагенту‚ его часто нужно согласовать внутренне (юристы‚ финансовый директор‚ руководитель).

• В открытом договоре нажмите кнопку Согласовать (или «Отправить на согласование»).
• Выберите сотрудников-согласующих из списка. Можно задать порядок (последовательно или параллельно).
• Добавьте комментарий для согласующих (например‚ «Прошу проверить штрафные санкции»).
• Согласующие получат задачи во вкладке «Задачи» или по email. Они могут: Утвердить‚ Отклонить или Переназначить на другого сотрудника.
• После получения всех утверждений статус договора сменится на «Согласован».

Подписание договора

Для вступления в силу договора его должны подписать уполномоченные лица сторон.

Подписание нашей стороной (КЭП / НЭП)

• Откройте согласованный договор.
• Нажмите Подписать.
• Выберите сертификат электронной подписи (Квалифицированная ЭП — КЭП‚ или Неквалифицированная ЭП, НЭП). Обычно подписывает руководитель или доверенное лицо по доверенности.
• Введите пароль от контейнера ключей и подтвердите подпись в плагине КриптоПро / VipNet / СБИС Плагин.

Отправка контрагенту на подпись

1. После нашей подписи (или сразу‚ если порядок иной) нажмите Отправить.
2. Выберите способ доставки:
   • Через СБИС (ЭДО): если контрагент тоже работает в СБИС. Документ придет ему во «Входящие».
   • По email: ссылка на подписание в веб-интерфейсе (для пользователей без СБИС).
   • Через оператора ЭДО (Роуминг): если контрагент в другом операторе (Диадок‚ Контур‚ Такском и др.).
3. Укажите email ответственного лица контрагента (частично скрыт: *).
4. Нажмите Отправить.

Особенности многосторонних договоров

Saby поддерживает заключение договоров между тремя и более сторонами (Многосторонний договор).

• При создании выберите тип «Многосторонний».
• Добавьте всех участников.
• Каждая сторона получает свой экземпляр договора.
• Договор вступает в силу только после того‚ как все участники подписали документ своими ЭП.
• Отслеживать статус подписания каждой стороны можно в карточке документа на вкладке «Ход документа» или «Подписи».

Работа с черновиками и входящими договорами

Черновики исходящих договоров

Если договор еще не готов к отправке‚ сохраните его как черновик: Документы → Договоры → Исходящие черновики. Вернуться к редактированию можно в любой момент.

Входящие договоры от контрагента

1. Документ приходит в раздел Документы → Входящие (или «Входящие договоры»).
2. Откройте документ‚ проверьте текст‚ реквизиты и спецификацию.
3. Доступны действия: Подписать (если все устраивает)‚ Отклонить (с указанием причины)‚ Отправить на доработку (контрагенту вернется задача)‚ Переназначить другому сотруднику на проверку.

После подписания: что дальше?

Когда все подписи стоят‚ договор получает статус «Подписан» (или «Исполнен»):

• Иконка документа меняется на зеленую с галочкой.
• Файл договора с подписями (в формате .xml или .pdf с визуализацией подписей) доступен для скачивания кнопкой Скачать → Файл с подписями.
• На основе договора можно создать последующие документы цепочки: Счет‚ УПД/УКД‚ Акт‚ Накладная, используя кнопку Создать на основании.
• Договор автоматически привязывается к контрагенту и будет подставляться в новые документы с этим партнером.

Типичные ошибки и советы

Горячие клавиши и полезные фишки

• Ctrl + Enter — отправить документ на согласование/подпись/отправку (в зависимости от стадии).
• Копирование договора: В списке договоров → правый клик → «Скопировать». Удобно для типовых договоров с тем же контрагентом (меняется только номер‚ дата‚ сумма).
• Шаблоны: Настройте шаблоны договоров в «Администрировании → Шаблоны документов» для автозаполнения текста условий.
• Фильтры: В реестре договоров используйте фильтры по статусу («На согласовании»‚ «На подписании у нас»‚ «На подписании у контрагента»)‚ чтобы не терять контроль.

Работа с договорами в Saby (СБИС) построена на принципе «создал — согласовал — подписал — отправил, получил ответ». Главные ключи к успеху:

1. Актуальные карточки организаций и контрагентов.
2. Грамотное использование Спецификаций для автоматизации последующих документов.
3. Настроенный маршрут согласования‚ чтобы договор не «висел» у юристов неделями.
4. Действующие сертификаты КЭП у подписантов.

Следуя этой инструкции‚ вы сможете минимизировать ошибки‚ сократить время оформления сделок и перевести весь договорной работа в бесконтактный электронный формат.

Статья подготовлена на основе справочной системы Saby (СБИС) и актуальна на дату публикации. Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от версии платформы (СБИС++ / Saby) и настроек прав доступа вашей организации.