Проверка знаний работников по охране труда (ОТ) — обязательная процедура для всех организаций без исключения. Главным документом, фиксирующим результаты этой процедуры, является протокол проверки знаний (в практике часто называемый «актом»). На 2026 год оформление этого документа регулируеться Приказом Минтруда России от № 2464 (далее, Порядок № 2464). В статье разберем алгоритм составления, обязательные реквизиты, работу с Реестром обученных и актуальные изменения, вступившие в силу с 31 августа 2026 года.

Понятие и правовая природа документа

Согласно трудовому законодательству, все сотрудники организации — от рядовых рабочих до генерального директора — обязаны проходить проверку знаний после завершения обучения по программе охраны труда. Экзамен проводит специально созданная комиссия (не менее 3 человек), утвержденная приказом руководителя.

Важно: Законодательно установленной единой формы протокола (бланка) не существует. Работодатель разрабатывает его самостоятельно, однако Порядок № 2464 (п. 93) устанавливает перечень обязательных сведений, которые должны быть в документе. Отсутствие протокола или его формальное заполнение считается нарушением и влечет штрафы (ст. 5.27.1 КоАП РФ) и отстранение работников от работы.

Обязательные реквизиты протокола (9 полей)

При разработке бланка протокола необходимо предусмотреть заполнение следующих девяти полей:

1. Наименование организации (полное и/или сокращенное в соответствии с уставом).
2. Номер и дата приказа о создании комиссии по проверке знаний.
3. Состав комиссии: ФИО председателя и членов (минимум 3 человека), их должности.
4. Дата и место проведения проверки.
5. ФИО проверяемого работника, его должность, структурное подразделение.
6. Результат проверки: «Сдал» / «Не сдал» (указание оценки не обязательно, достаточно факта прохождения).
7. Подписи всех членов комиссии (председателя и членов) с расшифровкой.
8. Подпись проверяемого работника с ознакомлением под роспись.
9. Регистрационный номер записи в Реестре обученных лиц Минтруда (поле заполняется после передачи данных в ФГИС СОУТ).

Алгоритм оформления: два варианта процедуры

Минтруд рекомендует два алгоритма работы с протоколом и Реестром. Выбор за работодателем, однако со 31 августа 2026 года вступают в силу новые правила работы с электронной подписью.

Вариант 1: Классический (бумажный протокол → Реестр → дописывание номера)

1. Оформить протоколы на бумажном носителе. Поле «Регистрационный номер записи…» оставить пустым.
2. Собрать подписи членов комиссии и работников, сдававших экзамен.
3. Передать сведения в Реестр обученных Минтруда (через ФГИС СОУТ) и получить регистрационные номера записей.
4. Вписать полученные регистрационные номера в протоколы от руки.
5. С : вместо ручного вписывания номера можно сформировать выписку из Реестра обученных лиц, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) через ФГИС СОУТ, и приложить её к протоколу;

Вариант 2: Рекомендуемый Минтрудом (Электронный черновик → Реестр → Печать → Подписи)

1. Оформить протоколы на компьютере (в электронном виде). Поле регистрационного номера оставить пустым.
2. Передать сведения в Реестр обученных Минтруда и получить регистрационные номера.
3. Вписать регистрационные номера в электронные бланки протоколов и распечатать их (либо, с , сформировать выписку из Реестра с УКЭП и приложить к файлу).
4. Собрать «живые» подписи членов комиссии и работников на бумажных экземплярах.

Экспертное мнение: Второй вариант минимизирует риск ошибок при ручном заполнении номеров и позволяет подготовить пакет документов заранее.

Работа с Реестром обученных лиц Минтруда (ФГИС СОУТ)

Внесение сведений в Реестр — обязательное требование (п. 94 Порядка № 2464). Данные передаются даже в случае неудовлетворительного результата проверки.

• Отвественный за загрузку данных — работодатель или уполномоченное лицо (часто, специалист по ОТ или обучающая организация).
• Доступ к ФГИС СОУТ осуществляется через ЕСИА (Госуслуги) с подтвержденной учетной записью организации.
• Срок передачи данных: в течение 3 рабочих дней со дня проведения проверки.

Новые возможности с 31 августа 2026 года

Данная дата — ключевой этап цифровизации процедуры (согласно изменениям в Порядок № 2464):

• Выписка из Реестра с УКЭП: Работодатель вправе не вписывать номер в протокол вручную, а приложить к нему выписку из Реестра, подписанную электронной подписью уполномоченного лица через ФГИС СОУТ. Это придает документу полную юридическую силу в электронном виде.
• Выдача выписки работнику: По письменному запросу сотрудника работодатель обязан выдать выписку из протокола проверки знаний. Для этого необходимо заранее:
  • Утвердить локальным нормативным актом (Положением о проверке знаний или Отдельным приказом) форму выписки.
  • Закрепить порядок её выдачи (сроки, ответственное лицо).

Сроки действия и хранения

• Срок действия протокола: до следующей плановой проверки знаний (обычно раз в 3 года, для руководителей и специалистов — раз в 5 лет, для работников на вредных/опасных производствах, ежегодно).
• Срок хранения: 5 лет (согласно перечню типовых управленческой документации, утвержденному Росархивом).
• Количество экземпляров: минимум 2 (один хранится в организации/отделе кадров/ОТ, второй — у работника или в личном деле).

Типичные ошибки и риски проверок ГИТ

Образец структуры протокола (рекомендуемый)

ПРОТОКОЛ № ___
проверки знания требований охраны труда
г. , «___» ________ 202_ г.

ОРГАНИЗАЦИЯ: ООО «» (ИНН , ОГРН )
ПРИКАЗ О СОЗДАНИИ КОМИССИИ: № * от «___» ________ 202_ г.
СОСТАВ КОМИССИИ:
 Председатель: * *  (должность) — _____________ /  *  /
 Член:  *  (должность) — _____________ /  *  /
 Член:  *  (должность), _____________ /  * * /
 (Примечание: все члены комиссии прошли обучение и проверку знаний в уполномоченной организации)

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОВЕРКИ:

| № п/п | ФИО работника | Должность / Подразделение | Результат (Сдал/Не сдал) | Рег. номер в Реестре Минтруда | Подпись работника |
|-------|---------------|---------------------------|--------------------------|-------------------------------|-------------------|
| 1. | * * * | Начальник цеха | Сдал | * (заполняется после Реестра)| _____________ |
| 2. | * * * | Слесарь | Сдал | * | _____________ |

ПОДПИСИ ЧЛЕНОВ КОМИССИИ:
 Председатель: _____________ / * *  /
 Член: _____________ /  *  /
 Член: _____________ /  * * /

Приложение: Выписка из Реестра обученных лиц ФГИС СОУТ с УКЭП от «___» ________ 202_ г. (1 л.)

Чек-лист для специалиста по ОТ перед сдачей отчетности

• [ ] Приказ о комиссии актуален, состав не менее 3 человек, все члены комиссии имеют действующие протоколы собственной проверки знаний.
• [ ] Бланк протокола содержит все 9 обязательных реквизитов (п. 93 Приказа № 2464).
• [ ] Проверка проведена по всем программам: инструктажи (внутритрудовые) + программы обучения (А, Б, В).
• [ ] Данные загружены в ФГИС СОУТ в течение 3 рабочих дней.
• [ ] Регистрационные номера из Реестра внесены в протоколы (вручную или через выписку с УКЭП — актуально после ).
• [ ] Протоколы пронумерованы, сшиты, подписаны всеми членами комиссии и работниками.
• [ ] Один экземпляр протокола передан в архив/отдел кадров на хранение (5 лет).
• [ ] Утверждена форма выписки из протокола для выдачи работникам по запросу (актуально с ).

Составление протокола проверки знаний — это не просто бюрократическая формальность, а ключевой документ, подтверждающий выполнение работодателем обязанностей по обучению персонала безопасным методам ведения труда. С вступлением в силу норм о выписке из Реестра с УКЭП (с 31 августа 2026 г.) процесс становится более прозрачным и защищенным от подделок. Рекомендуем перевести учет протоколов в электронный вид (Вариант 2 алгоритма) и заранее обновить локальные нормативные акты организации с учетом права работника на получение выписки.

Статья подготовлена на основании Приказа Минтруда России от № 2464, ст. 214, 219 ТК РФ, ст. 5.27.1 КоАП РФ и разъяснений Минтруда (в т.ч. Письма от ). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к специалисту по трудовому праву или в профильный профсоюз/ассоциацию работодателей. Контакты консультанта: тел. —, e-mail: *@*.ru