Заявление на имя генерального директора — один из самых распространённых видов внутренней деловой корреспонденции. С его помощью сотрудники оформляют отпуск, увольнение, отгул, материальную помощь и многие другие просьбы. От правильности составления документа зависит, насколько быстро и корректно он будет рассмотрен руководством.
Общие правила оформления
Заявление пишется в свободной форме, однако должно соответствовать общепринятым нормам делового стиля:
- документ оформляется на листе формата А4 (рукописно или в печатном виде);
- текст должен быть лаконичным, без эмоциональных окрасок и лишних деталей;
- не допускаются исправления, зачёркивания и орфографические ошибки;
- заявление обязательно подписывается лично заявителем с указанием даты.
Структура заявления
Шапка документа
В правом верхнем углу указывается:
- должность руководителя в дательном падеже: «Генеральному директору ООО «*» Иванову И. И.»;
- от кого направлено заявление: должность, структурное подразделение и ФИО в родительном падеже, например: «от менеджера отдела продаж Петрова П. П.».
Название документа
По центру листа пишется слово «Заявление» (без кавычек и без точки в конце).
Основная часть
Здесь излагается суть просьбы. Формулировка должна быть конкретной: что именно требуется, на какой срок, с какой даты. Например: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с по продолжительностью 14 календарных дней».
Дата и подпись
Внизу слева ставится дата составления, справа — личная подпись с расшифровкой фамилии и инициалов.
Особенности отдельных видов заявлений
Заявление на увольнение
Работник вправе расторгнуть трудовой договор, предупредив работодателя за две недели (ст. 80 ТК РФ). Особый случай — увольнение самого генерального директора: по ст. 280 ТК РФ он обязан предупредить работодателя (учредителей, собственников) письменно не позднее чем за один месяц. Заявление в этом случае адресуется общему собранию участников или единственному учредителю общества.
Заявление на отгул
Если работнику нужно пропустить рабочий день, он может взять отгул — день отдыха за ранее отработанное время или в счёт ежегодного отпуска. В заявлении следует указать конкретную дату и основание (например, «за работу в выходной день » или «в счёт ежегодного оплачиваемого отпуска»). Отгул без сохранения заработной платы оформляется по согласованию с работодателем, поэтому заявление лучше подать заранее.
Заявление на отпуск
Указывается вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, без сохранения зарплаты, учебный и т. д;), даты начала и окончания, количество календарных дней.
Порядок подачи и регистрации
- Заявление передаётся лично руководителю, через секретаря или отдел кадров.
- Рекомендуется подготовить два экземпляра: на втором секретарь ставит отметку о входящем номере и дате приёма — это подтвердит факт подачи.
- После рассмотрения генеральный директор накладывает резолюцию («В приказ», «Согласовано», «Отказать» и т. п.).
- На основании визированного заявления кадровая служба издаёт соответствующий приказ.
Типичные ошибки
- отсутствие даты или подписи — документ теряет юридическую силу;
- размытые формулировки («прошу отпустить меня в ближайшее время»);
- неправильное указание адресата (должность и ФИО руководителя должны быть точными);
- подача заявления устно — все просьбы, имеющие кадровые и юридические последствия, оформляются только письменно.
Грамотно составленное заявление на имя генерального директора — это чёткая структура, конкретная формулировка просьбы, дата и личная подпись. Соблюдение этих простых правил ускоряет рассмотрение документа и защищает интересы работника при возникновении спорных ситуаций.