Заявление — один из самых распространённых видов служебных документов. Однако ситуация, когда руководитель временно отсутствует (отпуск, командировка, больничный), а документы нужно адресовать исполняющему его обязанности, часто вызывает вопросы. В этой статье разберём, как правильно оформить такое заявление, какие правила русского языка и делопроизводства при этом действуют, и приведём образцы.

Кто такой исполняющий обязанности (и. о.)

Исполняющий обязанности — это работник, который на основании приказа временно выполняет функции отсутствующего руководителя. В приказе о назначении обязательно указываются:

• фамилия, имя, отчество отсутствующего работника и его должность;
• фамилия, имя, отчество работника, назначаемого исполняющим обязанности;
• период исполнения обязанностей;
• размер доплаты за выполнение дополнительных трудовых обязанностей.

С момента подписания такого приказа вся ответственность за текущую деятельность подразделения или предприятия переходит к назначенному лицу. Именно поэтому заявления в этот период адресуются ему.

Как правильно писать: «и. о.» или «врио»

Согласно правилам русского языка и ГОСТ Р 7.0.97-2016 (а также актуализированным редакциям), допускаются следующие варианты написания:

• и. о. директора — сокращённая форма, пишется строчными буквами, после каждой буквы ставится точка;
• исполняющий обязанности директора — полная форма, также со строчной буквы;
• временно исполняющий обязанности (врио) — применяется, когда замещение носит более длительный или официальный характер.

Важно: слова «исполняющий обязанности» пишутся со строчных букв, а наименование должности склоняется и ставится в родительном падеже: исполняющему обязанности начальника отдела.

Структура заявления

Заявление на имя исполняющего обязанности начальника оформляется по общим правилам делопроизводства и включает следующие реквизиты:

1. Адресат — в правом верхнем углу указывается должность с приставкой «и. о.» и ФИО в дательном падеже.
2. Сведения о заявителе — должность, структурное подразделение, фамилия и инициалы (в родительном падеже, предлог «от» можно опустить).
3. Наименование документа — слово «Заявление» по центру.
4. Текст заявления — суть просьбы или сообщения.
5. Дата и подпись — без личной подписи документ не имеет юридической силы, и адресат не обязан на него реагировать.

Образец оформления «шапки» заявления

Пример правильного заполнения адресной части:

Исполняющему обязанности
начальника отдела кадров
Иванову И. И.
от специалиста отдела кадров
Петровой А. С.

Обратите внимание: фамилия адресата ставится после наименования должности, а инициалы — перед фамилией. Все персональные данные в публикуемых образцах следует маскировать, например: Иванову И. *.

Пример текста заявления

Текст должен быть кратким, официальным и содержать конкретную просьбу:

«Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с по продолжительностью 14 календарных дней».

Если заявление касается согласия на исполнение обязанностей, формулировка может быть такой:

«Прошу назначить меня исполняющим обязанности начальника отдела на период отсутствия Сидорова С. * с по ».

Если сотрудник, наоборот, отказывается от дополнительной работы, он указывает, что отказывается от выполнения обязанностей отсутствующего работника, и называет должность, по которой временно их исполнял.

Типичные ошибки

• Написание «И. О;» с заглавных букв или без точек — правильно только «и. о.»;
• указание должности без приставки «и. о.», хотя руководитель отсутствует;
• отсутствие подписи заявителя — документ теряет юридическую силу;
• неправильный падеж: адресат указывается в дательном падеже (кому?, исполняющему обязанности), заявитель — в родительном (от кого?);
• отсутствие даты составления документа.

Полезные рекомендации

• Перед подачей уточните в отделе кадров, издан ли приказ о назначении и. о. и как именно в нём записана должность — копируйте формулировку из приказа.
• Регистрируйте заявление в журнале входящей документации или у секретаря — это подтвердит факт подачи.
• Сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии.
• Если заявление подаётся в государственный орган, контактные данные (телефон, адрес) указывайте полностью, но при публикации образцов маскируйте их: г. Москва, ул. , д. , тел. +7 () *—.

Написать заявление исполняющему обязанности начальника несложно, если соблюдать правила делопроизводства: корректно указать должность с приставкой «и. о.» (строчными буквами с точками), оформить адресную часть в правильных падежах, чётко сформулировать просьбу и обязательно поставить дату и подпись. Такой документ будет иметь полную юридическую силу и будет рассмотрен в установленном порядке.