Оформление отпуска, это строго регламентированный процесс‚ который начинается с письменного заявления сотрудника. Независимо от того‚ планируете ли вы обычный ежегодный оплачиваемый отпуск‚ отпуск без сохранения заработной платы (ОЗП) или уходите в отпуск с последующим увольнением‚ от правильности составления документа зависят сроки отдыха и отсутствие споров с работодателем. В этой статье мы подробно разберем правила написания‚ структуру документа‚ актуальные образцы на 2026 год и процедуру оформления приказа.
Виды заявлений на отпуск: выбираем правильный вариант
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) и судебная практика выделяют три основных сценария‚ требующих разных подходов к составлению заявления:
- Ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114–126 ТК РФ). Основной вид отдыха‚ предоставляемый ежегодно. Продолжительность — минимум 28 календарных дней.
- Отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ). Предоставляется по желанию работника по семейным‚ бытовым или иным уважительным причинам‚ а также обязательно — отдельным категориям лиц (ветераны‚ пенсионеры‚ родители многосемейных семей и др.).
- Отпуск с последующим увольнением по собственному желанию (ст. 80‚ 127 ТК РФ). Специфический случай‚ когда сотрудник хочет уволиться‚ предварительно израсходовав неиспользованные дни отпуска.
Общие правила оформления заявления
Независимо от вида отпуска‚ заявление должно соответствовать делопроизводческим стандартам (ГОСТ Р 7.0.97–2016) и содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа (в правом верхнем углу):
- Кому: Должность руководителя организации (Директор‚ Генеральный директор).
- Название организации (Полное или сокращенное наименование‚ например: ООО «*»).
- ФИО руководителя в дательном падеже (например: Иванову И.И.).
- От кого (ниже шапки):
- Должность сотрудника.
- ФИО полностью.
- Табельный номер (если принят во внутреннем распорядке).
- Заголовок: По центру строки — «ЗАЯВЛЕНИЕ» (капitals).
- Основная часть (суть просьбы): Четкое указание вида отпуска‚ дат начала и окончания‚ продолжительности в календарных днях‚ правового основания (статья ТК РФ).
- Дата составления и подпись: Слева, дата (число‚ месяц‚ год словами или цифрами)‚ справа — личная подпись с расшифровкой.
Важно: Заявление пишется от руки (синей или черной ручкой) или на компьютере‚ но подпись должна быть обязательно собственноручной. Работодатель не имеет права требовать объяснения причин для ежегодного отпуска (кроме случаев раздела на части)‚ однако для ОЗП по ст. 128 ТК РФ указание причины обязательно.
Образцы заявлений на 2026 год
Образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск
Директору ООО «» Иванову И.И. От менеджера отдела продаж Петрова П.П. Таб. № ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне очередной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней с по включительно. Подпись _____________ /Петров П.П./
Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ)
Здесь обязательно указывается основание (причина). Для льготных категорий (пенсионеры‚ ветераны‚ родители детей до 14 лет и др.) работодатель обязан предоставить отпуск в установленные законом сроки (до 14‚ 35‚ 60 дней в год). Для остальных — по согласованию сторон.
Директору ООО «» Иванову И.И. От бухгалтера Сидоровой С.С. Таб. № ЗАЯВЛЕНИЕ В соответствии со статьей 128 ТК РФ прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 10 (десять) календарных дней с по в связи с необходимостью ухода за больным родственником / семейными обстоятельствами / прохождением лечения (указать причину). Приложение: Справка из медицинской организации / копия свидетельства о рождении ребенка / иное подтверждающее документ (при наличии). Подпись _____________ /Сидорова С.С./
Образец заявления на отпуск с последующим увольнением
Согласно судебной практике (в т.ч. ГАРАНТ.РУ)‚ если работник изъявил желание уволиться и одновременно использовать отпуск‚ необходимо написать два отдельных заявления: одно на отпуск‚ второе — на увольнение. Однако на практике часто допускается один документ с двойной просьбой‚ если в нем четко сформулированы обе цели. Самый безопасный вариант — два документа.
Вариант А: Два отдельных заявления (рекомендуемый).
Заявление №1 (на отпуск):
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 15 (пятнадцать) календарных дней с по с последующим увольнением по собственному желанию. ...
Заявление №2 (на увольнение):
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу уволить меня по собственному желанию в соответствии со ст. 80 ТК РФ с (дата следующего дня после окончания отпуска). Срок предупреждения в 2 недели прошу зачесть за счет дней отпуска / прошу освободить от отработки срока предупреждения в связи с выходом в отпуск с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ). ...
Вариант Б: Одно объединенное заявление (допустимо‚ но требует внимательности).
Директору ООО «» Иванову И.И. От инженера отдела ИТ Козлова К.К. Таб. № ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 20 (двадцать) календарных дней с по с последующим увольнением по собственному желанию с в соответствии со ст. 80‚ 127 ТК РФ. Прошу считать данное заявление также уведомлением об увольнении за 2 недели до даты увольнения. Подпись _____________ /Козлов К.К./
Процедура оформления: от заявления к приказу
После подачи заявления работодатель обязан в течение 3 дней до начала отпуска издать приказ (распоряжение) по унифицированной форме Т-61 (утв. Постановлением Госстата РФ от № 1) или по собственной форме‚ утвержденной локальным нормативным актом (ЛНА).
Этапы:
- Подача заявления: Сотрудник вносит заявление в HR-отдел или к руководителю. Рекомендуется забирать вторую копию с отметкой о принятии (входящий номер‚ дата‚ подпись принявшего).
- Согласование/Утверждение: Для ежегодного отпуска — согласно графику отпусков. Для ОЗП — по согласованию (или обязательно для льготников). Для отпуска с увольнением — работодатель не может отказать в отпуске‚ если он неиспользован за прошлые годы;
- Издание приказа (ф. Т-61): Указываются: вид отпуска‚ даты‚ основание (заявление №… от…)‚ оплачивается/не оплачивается.
- Ознакомление сотрудника: Работник подписывает приказ под личную подпись за 3 дня до начала отпуска.
- Расчет и выплата отпускных: Не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). При увольнении, в день увольнения (последний рабочий день) полный расчет: зарплата + компенсация за неиспользованный отпуск (если есть остаток) + отпускные за предоставляемый отпуск.
Важные нюансы и частые ошибки
Сроки подачи
- Ежегодный отпуск: Желательно за 2 недели до начала (чтобы успеть зачислить отпускные за 3 дня). По графику отпусков — в установленные сроки.
- ОЗП: Не регламентирован ТК РФ‚ но разумно заранее (минимум за 3-5 дней для оформления приказа).
- Увольнение: Заявление на увольнение подается за 2 недели (ст. 80 ТК РФ). При совмещении с отпуском дата увольнения = день после окончания отпуска. Срок предупреждения (2 недели) может совпадать с периодом отпуска.
Разделение отпуска на части
Ежегодный отпуск может быть разделен на части по соглашению сторон (ст. 125 ТК РФ). При этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. В заявлении нужно указать: «Прошу предоставить первую часть ежегодного отпуска продолжительностью 14 дней с по ‚ вторую часть, 14 дней с по ».
Перенос и отзыв из отпуска
- Перенос: По инициативе работодателя — только с согласия сотрудника (новое заявление/согласие не требуется‚ но оформляется доп. соглашение/приказ). По инициативе работника — заявление о переносе + приказ.
- Отзыв: Только с письменного согласия работника (ст. 125 ТК РФ). Неиспользованная часть предоставляется позже в текущем или следующем рабочем году. За отозванные дни выплачивается средний заработок (если отпускные уже выплачены — удержание не производится‚ дни добавляются к следующему отпуску).
Отпускные при увольнении
Если вы уходите в отпуск с последующим увольнением‚ в день увольнения (последний день отпуска или следующий за ним) вам должны выплатить:
- Зарплату за отработанное время (если есть);
- Отпускные за предоставляемый отпуск.
- Компенсацию за неиспользованный отпуск за прошлые годы (если применимо).
В заявлении на увольнение стоит четко прописать дату увольнения — день‚ следующий за последним днем отпуска.
Электронное оформление (ЭДО)
В 2026 году большинство крупных и средних компаний перешли на электронный документооборот (СЭД‚ 1С:ЗУП‚ SAP‚ «Мой Офис» и др.). Процедура аналогичная:
- Сотрудник создает заявку в личном кабинете / портале.
- Выбирает вид отпуска‚ даты.
- Подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой (СЭП) по правилам системы.
- Система автоматически формирует проект приказа Т-61 и направляет на согласование/утверждение.
Совет: Даже при ЭДО сохраняйте скриншоты или PDF-копии поданных заявок и утвержденных приказов для личного архива.
Чек-лист перед сдачей заявления
- [ ] Правильно указан адресат (Должность‚ Название орг.‚ ФИО руководителя в дат. падеже).
- [ ] Правильно указан автор (Должность‚ ФИО полностью‚ Таб. номер).
- [ ] Заголовок «ЗАЯВЛЕНИЕ» по центру.
- [ ] Четко указан ВИД отпуска (ежегодный оплачиваемый / без сохранения ЗП / учебный и т.д.).
- [ ] Указана ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ в календарных днях (цифрами и прописью).
- [ ] Указаны ДАТЫ: «с [дата] по [дата] включительно».
- [ ] Для ОЗП: указана ПРИЧИНА и сост. на приложения (справки).
- [ ] Для увольнения: указано «с последующим увольнением [дата]» ИЛИ подано второе заявление на увольнение.
- [ ] Ставлена ДАТА составления (не позднее дня подачи).
- [ ] Стоит ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ с расшифровкой.
- [ ] На второй копии стоит отметка о принятии (вх. номер‚ дата‚ подпись HR/руководителя).
Грамотно написанное заявление — залог своевременного начала отдыха и отсутствия конфликтов с бухгалтерией или руководством. Главные правила: пишите конкретно‚ ссылайтесь на статьи ТК РФ‚ указывайте точные даты и сохраняйте копию с отметкой о принятии. В сложных случаях (отзыв из отпуска‚ отказ в ОЗП‚ споры об увольнении) рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву.
Статья подготовлена на основе актуального Трудового кодекса РФ‚ судебной практики (ГАРАНТ‚ КонсультантПлюс) и типовых форм документов на 2026 год.