Утрата документа — ситуация неприятная, но вполне разрешимая․ Однако работодатель, банк, учебное заведение или государственный орган почти всегда потребуют от вас письменное объяснение случившегося․ От того, насколько грамотно составлена объяснительная записка, может зависеть исход дела: от простого восстановления документа до привлечения к дисциплинарной ответственности․ Разберёмся, как правильно написать такой документ․
Что такое объяснительная записка об утере документа
Объяснительная — это служебный документ, в котором сотрудник (или иное лицо) излагает причины и обстоятельства произошедшего события․ В случае утери документа она выполняет несколько функций:
- фиксирует факт утраты и обстоятельства, при которых она произошла;
- позволяет работодателю оценить, есть ли вина работника;
- служит основанием для восстановления документа или выдачи дубликата;
- защищает самого автора, если утеря произошла не по его вине;
Когда требуется объяснительная об утере
Чаще всего такую записку требуют в следующих ситуациях:
- утеря трудовой книжки, договора, приказа или иного кадрового документа;
- пропажа бухгалтерских документов — накладных, актов, счетов-фактур;
- утеря удостоверения, пропуска, служебного удостоверения;
- пропажа материальных ценностей вместе с сопроводительными документами;
- утеря личных документов (паспорта, диплома) — при обращении за восстановлением․
Структура и правила оформления
Объяснительная пишется от руки или набирается на компьютере — закон строгой формы не устанавливает, но многие организации предпочитают рукописный вариант․ Документ должен содержать следующие элементы:
Шапка (адресат)
В правом верхнем углу указывается, кому адресована записка: должность, наименование организации, Ф․И․О․ руководителя в дательном падеже․ Ниже, от кого: должность, подразделение и Ф․И․О․ автора․
Пример:
Генеральному директору
ООО «*»
Иванову И․И․
от менеджера отдела продаж
Петрова П․П․
Название документа
По центру пишется: «Объяснительная записка» (без кавычек и точки в конце)․
Основной текст
Это ключевая часть․ Здесь необходимо:
- Указать, какой именно документ утрачен (название, номер, дата выдачи)․
- Описать обстоятельства утери: когда, где и при каких условиях это произошло․
- Назвать причину — честно и конкретно․
- При необходимости — указать меры, которые вы уже предприняли (обращение в полицию, заявление об утере и т․д․)․
Дата и подпись
Внизу ставится дата составления и личная подпись с расшифровкой․
Как правильно формулировать причины
Тон изложения должен быть деловым, без эмоций и лишних оправданий․ Избегайте фраз вроде «я не виноват, это все обстоятельства»․ Лучше придерживаться фактов:
- Хорошо: «Документ был утерян при переезде офиса․ Предположительно, папка с документами была оставлена в транспортном средстве»․
- Плохо: «Я вообще не понимаю, куда он делся, наверное, кто-то взял»․
Если вины нет, например, документ пропал в результате кражи, — обязательно укажите это и приложите подтверждающие документы (справку из полиции, талон-уведомление)․
Образец объяснительной об утере документа
Генеральному директору
ООО «»
Сидорову С․С․
от бухгалтера
Кузнецовой А․А․
Объяснительная записка
Я, Кузнецова Анна Александровна, сообщаю, что мною была утеряна накладная № 145 от , выданная поставщиком ООО «»․ Утеря произошла при транспортировке документов из склада в офис: папка с документами была оставлена в салоне такси․ Водителю и в службу такси я обратилась в тот же день, однако документ найден не был․
Свою вину признаю․ Прошу учесть, что у поставщика запрошен дубликат накладной, который будет предоставлен в бухгалтерию в срок до ․
Подпись: _________ /Кузнецова А․А․/
Чего нельзя делать при написании объяснительной
- Не отказывайтесь писать объяснительную без уважительной причины — отказ может быть расценён как нарушение․
- Не искажайте факты: обман легко вскроется и усугубит ситуацию․
- Не используйте оскорбления, эмоциональные оценки и обвинения коллег без доказательств․
- Не оставляйте документ без даты и подписи — он потеряет юридический смысл․
Что делать после подачи объяснительной
После передачи записки работодателю рекомендуется:
- Попросить поставить отметку о принятии (входящий номер, дату) на вашем экземпляре․
- Заняться восстановлением документа: запросить дубликат у выдавшей организации․
- Если утерян документ, содержащий персональные данные или коммерческую тайну, — уведомить ответственных лиц для минимизации рисков․
- Дождаться решения руководства: вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности либо ограничиться устным замечанием․
Объяснительная об утере документа — это не признание вины, а способ официально зафиксировать ситуацию и показать свою добросовестность․ Пишите кратко, по существу, указывайте точные даты и обстоятельства, прилагайте подтверждающие документы и обязательно сохраняйте копию записки у себя․ Грамотно составленная объяснительная поможет быстро урегулировать вопрос и избежать серьёзных последствий․