Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Оформление учебного отпуска — это право работника, обучающегося по очной или заочной форме, закрепленное ст. 173 ТК РФ. Ключевым документом, подтверждающим необходимость отсутствия на работе, является справка-вызов из учебного заведения. В этой статье разберем, как правильно составить заявление, какие требования предъявляются к справке-вызову и какие нюансы учесть в 2026 году.

Нормативная база и основные понятия

Перед написанием заявления важно понимать правовую основу:

Статья 173 ТК РФ — гарантирует право на учебный отпуск с сохранением среднего заработка (для сдачи экзаменов, защиты курсовых/дипломов, прохождения ГИА).
Приказ Минобрнауки России от № 1368 — утверждает единую форму справки-вызова.
Постановление Правительства РФ от № 1189, регулирует особенности предоставления отпусков отдельным категориям работников.
Локальные нормативные акты организации (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отпусках).

Важно: Единого утвержденного законом бланка заявления на учебный отпуск не существует. Каждый работодатель вправе разработать свой образец, однако обязательные реквизиты документа установлены ст. 9 НПА (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Справка-вызов: что это такое и какая она должна быть

Справка-вызов, это основное основание для предоставления учебного отпуска. Без нее работодатель имеет право отказать в оформлении отпуска.

Требования к справке-вызову (по Приказу № 1368):

Выдана на бланке учебного заведения (с логотипом, печатью).
Содержит ФИО обучающегося полностью.
Указано наименование учебного заведения (полное и сокращенное).
Указана форма обучения (очная, заочная, очно-заочная).
Конкретизируется мероприятие: сессия (зимняя/летняя), государственная итоговая аттестация (ГИА), защита ВКР/диплома, прохождение практики.
Указаны точные даты: с какого по какое число требуется явиться (например, «с по ноября 2026 г.»).
Наличие подписи руководителя (ректора, директора) и печати учебного заведения.
Дата выдачи справки (не позднее дня подачи заявления).

Совет: Проверьте даты в справке-вызое до подачи в кадры. Если в справке указан период «с 01.01 по 10.01», а вы просите «с 01.01 по 15.01» (с запасом на дорогу) — в отпуске могут отказать за несоответствие основания. Просите ровно те дни, что в справке. Дорожные дни к учебному отпуску не добавляются (пояснения Роструда).

Структура и обязательные реквизиты заявления

Несмотря на отсутствие строгой формы, заявление должно содержать следующие блоки (согласно делопроизводству):

А. Шапка документа (в правом верхнем углу):

Кому: Должность руководителя организации (Директору ООО «Ромашка» / Главе администрации г. *).
ФИО руководителя (Иванов Иван Иванович).
От кого: Ваша должность, структурное подразделение, ФИО полностью (Менеджер отдела продаж Петров Петр Петрович).
Табельный номер (если принято в организации).

Б. Заголовок:

ЗАЯВЛЕНИЕ
на предоставление учебного отпуска

В. Основная часть (содержание просьбы):

Текст должен содержать конкретные факты, исключающие двоякое толкование:

Цель: «Прошу предоставить мне учебный отпуск для сдачи промежуточной аттестации (сессии) / защиты выпускной квалификационной работы / прохождения производственной практики».
Учебное заведение: «Обучаюсь в ФГБОУ ВО «» (наименование вуза/колледжа) на курсе специальности , форма обучения — заочная».
Сроки: «С по включительно (всего 20 календарных дней)».
Ссылка на основание: «На основании справки-вызова № от г., выданной учебным заведением».
Оплата: «С сохранением среднего заработка в соответствии со ст. 173 ТК РФ» (или «без сохранения заработной платы» — если это доп. отпуск сверх нормы или неаккредитованная программа).

Г. Приложение:

Приложение: Справка-вызов ФГБОУ ВО «» № от г. — 1 экз.

Д. Подпись и дата:

Дата составления (слева) — Подпись / Расшифровка подписи (справа).

Образец заявления (пример заполнения на 2026 год)

Кому:
Директору ООО «ТехноСервис»
Иванову И.И.
от менеджера отдела закупок
Петрова П.П.
таб. № *

ЗАЯВЛЕНИЕ
на предоставление учебного отпуска

Прошу предоставить мне учебный отпуск для сдачи зимней сессии 3 курса
по специальности 38.03.02 «Менеджмент» (форма обучения — заочная)
в ФГБОУ ВО «Московский государственный университет »
с 01 декабря 2026 г. по 20 декабря 2026 г. включительно
(продолжительностью 20 календарных дней)
с сохранением среднего заработка на основании ст. 173 ТК РФ.

На основании справки-вызова ФГБОУ ВО «МГУ » № 12345 от г.

Приложение: Справка-вызов ФГБОУ ВО «МГУ *» № 12345 от г., 1 экз.

 г. ________________ /Петров П.П./

Пошаговый алгоритм действий

Получите справку-вызов в деканате/учебной части заранее (обычно за 2-3 недели до сессии). Убедитесь, что в ней нет ошибок в ФИО и датах.
Напишите заявление (ручкой синей пастой или на компьютере, уточните требования вашего кадровика). Используйте образец выше.
Подайте пакет документов в кадровую службу (или руководителю, если малая компания) не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (общий порядок ст. 123 ТК РФ, но для учебного лучше заранее).
Получите на руки приказ (формы Т-6 или Т-6а) о предоставлении учебного отпуска. Ознакомьтесь с ним под роспись.
Сдайте сессию/защитите диплом.
Вернитесь на работу в следующий рабочий день после окончания отпуска. В течение 3 рабочих дней сдайте в кадры справку об окончании сессии / прохождении практики / защите диплома (подтверждающий документ). Без этого отпуск могут переоформить на за свой счет или неоплачиваемый.

Частые ошибки и нюансы 2026 года

Ошибка 1: Несоответствие дат в заявлении и справке-вызое

Пишите даты строго по справке. Если в справке «с 10.01 по 20.01», а вы написали «с 09.01» (чтобы доехать) — основание не подтверждает просьбу полностью.

Ошибка 2: Учебный заведение без государственной аккредитации

Если у вуза/колледжа нет государственной аккредитации на вашу программу — право на оплачиваемый учебный отпуск (ст. 173 ТК РФ) не возникает. Работодатель может дать отпуск за свой счет или неоплачиваемый (по соглашению сторон). Проверяйте аккредитацию на сайте Рособрнадзора.

Ошибка 3: Заявление «за прошедший период»

Подать заявление и справку-вызов после прохождения сессии (ретроспективно) нельзя. Приказ будет недействителен, дни прогула. Исключение — форс-мажор (больничный во время сессии), но тогда нужен больничный лист, а не справка-вызов.

Нюанс: Сокращенная рабочая неделя

Согласно ст. 173 ТК РФ (ч. 3), работникам, успешно сдавшим все предыдущие экзамены, в период за 10 месяцев до начала ГИА, по заявлению устанавливается сокращенная на 7 часов рабочая неделя с сохранением среднего заработка. Для этого пишется отдельное заявление со ссылкой на эту норму.

Нюанс: Защита диплома (ВКР)

На защиту диплома полагается отпуск продолжительностью до 4 месяцев (для подготовки и защиты) с сохранением зарплаты. В справке-вызое должно быть указано: «Для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы».

Ответственность работодателя и работника

Работодатель обязан предоставить отпуск в сроки, указанные в справке-вызое. Отказ влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф на юрлицо до 50 000 руб., на ИП/должностное лицо — до 5 000 руб.).
Работник обязан использовать отпуск по назначению. Если вы не явились на сессию (нет подтверждающего документа), работодатель вправе переоформить учебный отпуск на неоплачиваемый или за свой счет, а выплаченные средние заработки взыскать (в пределах 20% от зарплаты).

Электронный документооборот (ЭДО) и дистанционная подача

В 2026 году большинство крупных компаний используют ЭДО (СБИС, Диадок, 1С-Документооборот, внутренние порталы).

Скан справки-вызова (цветной, 300 dpi) загружается в систему как приложение к заявлению.
Заявление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) сотрудника.
Оригинал справки-вызова часто требуют предоставить в кадрах в течение 3-5 рабочих дней после начала отпуска для архива (форма Т-2/личная карточка).

Чек-лист перед сдачей документов

№	Проверяемый пункт	Готово?
1	Справка-вызов на бланке вуза, с печатью и подписью ректора/директора	☐
2	В справке верные ФИО, курс, специальность, форма обучения	☐
3	Даты в справке совпадают с датами в заявлении (включительно)	☐
4	В заявлении указано наименование вуза полностью (как в справке)	☐
5	Указана цель (сессия, ГИА, практика, защита диплома)	☐
6	Указана продолжительность в календарных днях	☐
7	Есть ссылка на ст. 173 ТК РФ и номер/дату справки-вызова	☐
8	Заявление подписано и датировано	☐
9	Подача за 3+ дня до начала отпуска	☐

Грамотное оформление заявления на учебный отпуск — залог спокойной сессии и сохраненных денег. Главное правило: заявление пишется под справку-вызов, а не наоборот. Сначала получите документ из вуза, проверьте каждую цифру, и только потом составляйте просьбу к работодателю. Используйте приведенный выше образец как шаблон, адаптируя его под требования вашей организации (некоторые компании просят указывать номер приказа о зачислении, контакты деканата и т.д.).

Сохраните копию заявления с входящим номером и копию приказа Т-6 у себя — это ваша гарантия в случае споров. Успешной учебы и легких экзаменов!

Статья подготовлена на основании действующего на г. Трудового кодекса РФ, Приказа Минобрнауки № 1368 и судебной практики. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных трудовых споров рекомендуется обратиться к инспектору труда или юристу.