Потребность в копии трудовой книжки возникает у работников регулярно: для оформления кредита, получения визы, расчета пенсии, приема на новую работу или предоставления в суд. Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать копии документов, хранящихся в организации, в течение трех рабочих дней с момента обращения. Основанием для выдачи является письменное заявление работника.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, какие страницы копировать, как их заверять и в какие сроки выдается документ. Информация актуальна на .

Законодательная база и права работника

Ключевым нормативным актом является ст. 62 ТК РФ «Выдача работнику трудовой книжки, ее дубликата, а также копий трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности».

• Пункт 3 ст. 62 ТК РФ: По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копию трудовой книжки (или ее отдельных страниц) в течение 3 рабочих дней.
• Пункт 4 ст. 62 ТК РФ: Копии заверяются подписью уполномоченного лица, печатью организации (при ее наличии) и указывается дата выдачи.
• Важный нюанс: Оригинал трудовой книжки выдается на руки только при увольнении или для расчета пенсии в СФР (ранее ПФР). Во всех остальных случаях достаточно заверенной копии.

Когда может понадобиться копия трудовой книжки?

1. Оформление кредита или ипотеки (банки требуют копию всех заполненных разворотов).
2. Подача документов на визу (посольства часто просят копию для подтверждения стажа и дохода).
3. Прием на новую работу (если оригинал временно у работника, а новому работодателю нужны данные о стаже).
4. Обращение в СФР (Пенсионный фонд) для уточнения стажа или пенсионных коэффициентов.
5. Судебные разбирательства (трудовые споры, алименты, наследство).
6. Личные цели (архив, проверка записей).

Правила составления заявления

Закон не устанавливает строгой утвержденной формы заявления (единой бланка), поэтому оно пишется в свободной форме, но с соблюдением делового стиля и обязательных реквизитов.

Обязательные реквизиты заявления:

• Шапка: Кому адресуется (ФИО руководителя организации, название ООО/ИП/учреждения).
• От кого: ФИО работника, должность, структурное подразделение, табельный номер (по желанию).
• Название документа: «Заявление на выдачу копии трудовой книжки» (по центру строки).
• Суть просьбы: Четкое указание, что именно нужно (копия всей книжки, определенных страниц, разворотов).
• Цель получения (не обязательно, но желательно для ускорения: «для предоставления в банк *», «для оформления визы» и т.д.).
• Способ получения: Лично на руки / через уполномоченного лица (требуется доверенность) / по почте (заказным письмом с вложением).
• Дата и подпись работника с расшифровкой.

Образец заявления (заполненный пример)

Ниже приведен типовой образец, который можно скопировать в Word и отредактировать под свои данные.

Какие страницы копировать и как их заверять?

Это один из самых частых вопросов. Правила заверения регламентируются Приказом Минтруда России от № 69 (в ред. от 2021 г.) и разъяснениями Роструда.

Порядок действий кадрового сотрудника:

1. Выбор страниц: Копируются все заполненные страницы: ьный лист, развороты с записями о работе, награждениях, а также вкладыши (если есть). Пустые страницы копировать не нужно.
2. Порядок листов: Копии собираются в хронологическом порядке (как в книжке).
3. Сшивка (если копий более 1 листа): Листы прошиваются нитью, на задней стороне последнего листа клеится листок (пробковый или бумажный) с надписью: «Сшито и пронумеровано листов (страниц)».
4. Заверение каждого листа (или последнего при сшивке):
   • Надпись: «Копия верна» (или «С копией трудовой книжки ознакомлен(а)»).
   • Должность уполномоченного лица (например, «Менеджер по кадрам», «Инспектор отдела кадров»).
   • Подпись с расшифровкой (ФИО).
   • Дата заверения (день выдачи работнику).
   • Печать организации (если она есть; ИП и некоторые ООО могут работать без печати, тогда достаточно подписи и даты).

Пример заверения на последней странице сшитого пакета:

Сроки выдачи и ответственность

• Срок: 3 рабочих дня с дня регистрации заявления (п. 3 ст. 62 ТК РФ). День подачи заявления в счет не идет;
• Ответственность работодателя: За несвоевременную выдачу, штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц от 30 000 до 50 000 руб.). При повторном нарушении — дисквалификация или штраф до 70 000 руб.
• Отказ в выдаче: Недопустим. Работодатель не имеет права спросить «зачем?» (кроме случаев, когда цель указана добровольно) или отказать, ссылаясь на отсутствие бланка заявления.

Особенности 2026 года: Электронная трудовая книга (ЭТК)

С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК и ЭТК (в СФР).

• Если работник выбрал только электронный вид (бумажная ТК не заводилась или сдана работодателю для хранения), то «копия трудовой книжки» в привычном понимании не существует.
• В этом случае работодатель выдает Справку о трудовой деятельности (СТД) — официальный документ на бланке СФР, формируемый через программу «СФР-Отчет» или личный кабинет работодателя.
• Если у работника есть бумажная ТК (он не отказался от нее), копия делается именно от бумажного оригинала, хранящегося у работодателя.

Как подать заявление: способы

1. Лично в кадровую службу / приемную (в 2 экземплярах: один уходит в дело, второй с отметкой о принятии остается у вас).
2. Через Единую систему электронного документооборота (ЭДО), если в компании настроен внутренний документооборот (1С:ЗУП, Диадок, СБИС и др.).
3. Почтой (заказное письмо с вложением и описью вложения) — актуально для уволенных сотрудников или удаленщиков. Адрес: юр. адрес компании или фактический адрес кадровика.
4. Через уполномоченное лицо по нотариальной или простой письменной доверенности (подпись доверенного лица в заявлении или приложение доверенности).

Частые ошибки и риски

Ответы на популярные вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за копию трудовой книжки?

Нет. Выдача копии документов по требованию работника, прямая обязанность работодателя (ст. 62 ТК РФ). Взимать плату за копирование, бумагу или заверение запрещено.

Можно ли отказать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Нет. Если ТК утеряна по вине работодателя, он обязан за свой счет изготовить дубликат (ст. 66 ТК РФ) и выдать его копию. Отказ недопустим.

Сколько времени хранится заявление?

Заявления о выдаче документов хранятся в делах кадровика по сроку, установленному в Перечне типовых управленческих архивных документов (обычно 5 лет или до окончания проверки), в соответствии с Приказом Росархива.

Можно ли заверять копию самому работнику (самозаверение)?

Нет. Заверяет только уполномоченное лицо работодателя (кадровик, директор, ИП). Самозаверенная копия не имеет юридической силы для третьих лиц (банков, СФР, судов).

Что делать, если работодатель затягивает выдачу более 3 дней?

1. Написать претензию руководителю (в 2-х экземплярах).
2. Пожаловаться в ГИТ (Государственную инспекцию труда), онлайн через Госуслуги или сайт Rostrud.ru.
3. Обратиться в суд о принуждении к выдаче и возмещении морального вреда (ст. 234 ТК РФ — компенсация за задержку, хотя она относится к зарплате, суды часто применяют аналогию для копий ТК).

Написание заявления на копию трудовой книжки — процедура простая, но требующая внимательности. Главное — четко сформулировать просьбу (какие страницы, в каком виде, как получить), указать дату и поставить подпись. Работодатель обязан выполнить требование в течение 3 рабочих дней бесплатно.

Используйте приведенный выше образец, адаптируйте его под свою ситуацию и сохраните второй экземпляр с отметкой о принятии — это ваша гарантия соблюдения сроков. Если у вас электронная трудовая книга, запрашивайте не копию, а Справку о трудовой деятельности (СТД).

Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ, Приказа Минтруда № 69 и судебной практики. Актуальность информации проверена на . Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных ситуациях рекомендуется обратиться к трудовому юристу.