Представление копий документов в суд, стандартная процедура, но ошибки в их оформлении могут привести к тому, что доказательства не будут приняты к рассмотрению. На актуальными являются требования ГОСТ Р 7.0.97–2025 и судебная практика. В этой статье разберем пошаговый алгоритм заверения копий для судебных органов.

Нормативная база: что изменилось в 2025–2026 годах

С вступлением в силу ГОСТ Р 7.0.97–2025 («Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы. Общие требования к оформлению») единый стандарт оформления отметки о заверении копии сохранился практически без изменений по сравнению с версией 2016 года. Главное отличие нового ГОСТ, уточнение правил для электронных документов, но для бумажных копий порядок остался прежним.

Важно: Специального федерального закона, устанавливающего уникальные правила заверения копий только для суда, не существует. Суды руководствуются ГПК РФ, АПК РФ, КасК РФ и требованиями ГОСТ как общепринятым стандартом делового оборота.

Разница между ГОСТ и Приказом ФНС

Часто возникает путаница из-за требований налоговой инспекции. В Приказе ФНС России (регламентирующем обмен документами с налоговой) нет требования писать слово «Верно» и ставить печать. Однако для суда и иных госорганов рекомендуется соблюдать полный набор реквизитов ГОСТ, чтобы избежать вопросов со стороны судьи.

Обязательные реквизиты отметки о заверении (по ГОСТ Р 7.0.97–2025)

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и должна содержать:

1. Слово «ВЕРНО» (прописными буквами). На практике допускается и надпись «КОПИЯ ВЕРНА», но ГОСТ требует именно «ВЕРНО». Лучше использовать оба варианта: «ВЕРНО. КОПИЯ ВЕРНА».
2. Наименование должности лица, заверившего копию (например: «Генеральный директор», «Заведующий архивом», «Уполномоченный представитель»).
3. Собственноручная подпись уполномоченного лица.
4. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия полностью).
5. Дата заверения копии (число, месяц словом, год — например: «15 июня 2026 г.»).
6. Печать организации (если она есть). ГОСТ требует печати. ИП могут заверять копии без печати, но с указанием статуса ИП.

Два способа заверения многостраничных документов

Для представления в суд многостраничных документов (договоры, приказы, протоколы, судебные акты) существует два устоявшихся способа. Второй способ (прошивка) является предпочтительным для судов.

Способ 1: Заверение каждого листа отдельно

• На каждом листе копии проставляется отметка «Копия верна» / «Верно».
• Ставится подпись, расшифровка, дата, печать.
• Минус: Трудоемко, увеличивает объем бумаг. Суд вправе потребовать оригинал даже при таком заверении.

Способ 2: Прошивка и заверение на последнем листе (Рекомендуемый для суда)

Это «золотой стандарт» для арбитражных и гражданских судов.

1. Прошить все листы копии (нитью, в 3–4 местах).
2. Наклеить бумажку (наклейку для прошивки) на обороте последнего листа, закрывая концы нити.
3. Пронумеровать листы (карандашом или печатью нумератором) в правом верхнем углу каждого листа.
4. На наклейке (обратной стороне последнего листа) оформить единую отметку о заверении всего документа.

Что писать на наклейке прошивки (Образец 2026):

Критически важный момент 2026 года: На наклейке прошивки обязательно указывают место хранения оригинала.

Пример фразы: «Подлинник находится в деле № * от ..202_ г., хранящемся в архиве ООО «» по адресу: г. , ул. *, д. *».

Печать накладывается так, чтобы её оттиск заходил на наклейку прошивки и на сам последний лист (скрепление).

Оформление первого листа копии

Согласно лучшей практике (ранее было обязательным по ГОСТ Р 7.0.97–2016, сейчас — рекомендацией):

• На верхнем поле первого листа в левом углу прописными буквами или штампом ставится слово «КОПИЯ».
• Это позволяет суду сразу отличить копию от оригинала в объеме дела.

Особенности заверения конкретных видов документов для суда

Судебные акты (решения, определения, приговоры)

Для заверения копий судебных актов часто используются специальные штампы форм (например, Форма № 55» или «Форма № 67 — «Штамп КОПИЯ ВЕРНА для заверения соответствия копии судебного акта подлиннику»).
Текст штампа обычно содержит реквизиты акта (номер, дата, суд) и стандартные графы для заверения. Заверяет копию судебного акта — судебный пристав или секретарь судебного заседания, выдавший копию.

Документы из кадрового дела / Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения)

• Прошиваются и заверяются на наклейке (Способ 2).
• Обязательно указывается: «Подлинник хранится в личном деле сотрудника * / в журнале регистрации приказов № *».

Документы, заверенные нотариусом

Если копия заверена нотариусом, дополнительное заверение организацией не требуется. Нотариальное заверение имеет высшую юридическую силу (ст. 80 Основ законодательства о нотариате).

Кто имеет право заверять копии?

• Руководитель организации (Директор, Генеральный директор) — по умолчанию.
• Уполномоченное лицо — на основании приказа о делегировании полномочий (доверительности, должностной инструкции). В отметке указывается должность именно этого лица (напр., «Начальник отдела кадров», «Юрисконсульт»).
• ИП — заверяет самостоятельно, пишет «ИП» в графе должности, ставит подпись, расшифровку, дату. Печать ставит по желанию (если есть).
• Секретарь суда / Судебный пристав — для копий судебных актов и документов из материалов дела.

Типичные ошибки, из-за которых суд может не принять копию

1. Отсутствие даты заверения.
2. Отсутствие расшифровки подписи (только неразборчивая грифель).
3. Нет указания места хранения оригинала на наклейке прошивки (актуально для 2026 г.).
4. Печать не заходит на прошивку (наклеена «поверх» печати или печать стоит отдельно).
5. Листы не пронумерованы при прошивке.
6. Заверяет лицо без полномочий (нет приказа о делегировании, в доверенности нет такой власти).
7. Исправления/зачеркивания в отметке заверения без заверения самих исправлений.

Электронные копии и сканы (Нюанс 2026)

Если вы предоставляете копию в электронном виде (через ГАС «Правосудие», Мой Арбитр, электронную почту суда):

• Скан должен быть цветным (чтобы видеть печать и синюю подпись).
• Все листы сканируются в один PDF-файл в правильном порядке.
• На скане последнего листа должна быть четко видна наклейка прошивки с отметкой заверения и печатью.
• Подписание файла усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) стороны, представляющей документ, заменяет заверение копии на бумаге для целей электронного документооборота.

Резюме: Чек-лист перед подачей в суд

• [ ] Документ прошит (нить, 3–4 пролета).
• [ ] Листы пронумерованы.
• [ ] Наклейка на обороте последнего листа заполнена полностью.
• [ ] Написано: «ВЕРНО. КОПИЯ ВЕРНА».
• [ ] Указано количество листов.
• [ ] Указано место хранения оригинала.
• [ ] Должность, Подпись, Расшифровка, Дата.
• [ ] Печать наложена на наклейку и лист (скрепление).
• [ ] На 1-м листе в углу слово «КОПИЯ».

Данная статья основана на актуальной на информации, включая ГОСТ Р 7.0.97–2025 и судебную практику. Конкретные фамилии, адреса и номера дел в примерах скрыты (заменены на ). Для решения конкретного спора рекомендуется проконсультироваться с юристом .