Внутренний совместитель — это сотрудник, который работает в одной и той же организации по двум (или более) трудовым договорам: по основному месту работы и по совместительству. Согласно ст; 286 ТК РФ, отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) -.3 это вызывает вопросы у многих бухгалтеров и кадровиков. Разберём процедуру пошагово.
Особенности учёта внутреннего совместителя в 1С:ЗУП
В программе 1С:ЗУП 3.1 внутренний совместитель оформляется как отдельный сотрудник, но привязанный к тому же физическому лицу. Это значит:
- у сотрудника две (или более) записи в справочнике «Сотрудники» — по основному месту и по совместительству;
- начисления, отсутствия и отпуска регистрируются по каждому месту работы отдельно;
- остатки отпусков рассчитываются по каждой должности самостоятельно.
Именно поэтому при отправке совместителя в отпуск нужно оформить отпуск по обоим местам работы.
Шаг 1. Проверьте настройки программы
Перед оформлением отпуска убедитесь, что включены нужные опции:
- Перейдите: Настройка → Реквизиты организации → Учетная политика и другие настройки (или Настройка → Кадровый учет).
- Проверьте, что включён учёт внутренних совместителей.
- В разделе Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний на вкладке «Отпуска» установите нужные флажки (ежегодные отпуска, отпуска без сохранения оплаты и т.д.).
Шаг 2. Оформите отпуск по основному месту работы
- Откройте раздел Зарплата → Отпуска (или Кадры → Отпуска).
- Нажмите «Создать» и выберите документ «Отпуск».
- В поле «Сотрудник» выберите сотрудника по основному месту работы.
- Укажите период отпуска, вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный и т.д.).
- Программа автоматически рассчитает средний заработок и сумму отпускных на вкладке «Начислено (подробно)».
Шаг 3. Оформите отпуск по совместительству
Здесь есть два варианта в зависимости от настроек и релиза программы:
Вариант 1. Автоматическое создание по ссылке
В современных релизах 1С:ЗУП 3.1 в документе «Отпуск» по основному месту работы появляется ссылка «Отсутствия по другим местам работы» (или «Исправить отсутствия по другим местам работы»). Нажав на неё, программа предложит автоматически создать документ отпуска по совместительству на тот же период. Это самый удобный способ, программа сама подставит сотрудника-совместителя и даты.
Вариант 2. Ручное создание второго документа
- Создайте ещё один документ «Отпуск».
- В поле «Сотрудник» выберите запись сотрудника по совместительству (обратите внимание на должность и подразделение, чтобы не перепутать).
- Укажите тот же период отпуска, что и по основному месту.
- Проверьте расчёт среднего заработка — он будет рассчитан отдельно, исходя из доходов по совместительству.
Шаг 4. Нюанс: отпуск по совместительству короче, чем по основному месту
Если по совместительству сотрудник ещё не заработал полный отпуск (работает менее 6 месяцев или продолжительность отпуска меньше), то по ст. 286 ТК РФ работодатель обязан:
- предоставить отпуск авансом, либо
- оформить на разницу дней отпуск без сохранения заработной платы (документ «Отпуск без сохранения оплаты»).
В 1С:ЗУП это оформляется отдельным документом по сотруднику-совместителю на недостающие дни.
Шаг 5. Проверка и выплата отпускных
- Проверьте оба документа «Отпуск»: периоды, средний заработок, НДФЛ и взносы.
- Сформируйте приказ по форме Т-6 (печатная форма доступна из документа).
- Выплатите отпускные документом «Ведомость…» не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
- Проверьте остатки отпусков: отчёт Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков — по каждому месту работы остатки отображаются отдельно.
Типичные ошибки
- Оформление отпуска только по основному месту, совместитель числится отсутствующим без основания, а табель не сходится.
- Выбор не той записи сотрудника, проверяйте должность и подразделение в документе.
- Разные периоды отпуска — по закону отпуска должны совпадать по времени.
- Забытый отпуск без сохранения на разницу дней, если по совместительству отпуск короче.
Пример из практики
Рассмотрим условный пример. Сотрудница Иванова Анна Сергеевна (паспорт 45* № 456, тел. +7 (9) —21) работает в ООО «Пример» (ИНН 7745*, адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1) бухгалтером по основному месту и специалистом по кадрам по внутреннему совместительству. Ей оформляется ежегодный отпуск с по . Кадровик Петрова М.В. (вн. тел. 1-35) создаёт два документа «Отпуск»: первый — по основной должности, второй — через ссылку «Отсутствия по другим местам работы» по совместительству. Отпускные рассчитываются отдельно по каждому месту и выплачиваются одной ведомостью .
Отправить внутреннего совместителя в отпуск в 1С:ЗУП несложно, если помнить главное правило: отпуск оформляется по каждому месту работы отдельным документом, но на один и тот же период. Используйте ссылку «Отсутствия по другим местам работы» для автоматизации, проверяйте остатки отпусков и не забывайте про отпуск без сохранения оплаты при нехватке заработанных дней по совместительству.