Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя ежегодно предоставлять каждому работнику оплачиваемый отпуск. Однако на практике нередко возникают ситуации, когда сотрудник не использовал свой отпуск вовремя, и у него накапливаются «хвосты» за прошлые рабочие годы. Разберёмся, как правильно оформить такой отпуск, какие документы потребуются и на что обратить внимание кадровику и бухгалтеру.

Общие правила предоставления отпуска

Все работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Эта обязанность работодателя не зависит от сферы деятельности, размера компании и численности штата.

Ключевые моменты:

• Право на отпуск за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше.
• Отпуск за второй и последующие годы предоставляется в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).
• Исключение — сезонные работники и сотрудники по срочному договору до двух месяцев: им положено 2 рабочих дня отпуска за каждый месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ).
• Стаж для отпуска считается по правилам ст. 121 ТК РФ: в него включаются периоды фактической работы и ряд других периодов.

Почему возникают неиспользованные отпуска

Отпуска «за прошлые периоды» накапливаются по разным причинам:

1. Отпуск был перенесён по заявлению работника или по производственной необходимости (ст. 124 ТК РФ).
2. Работник был отозван из отпуска, и оставшаяся часть не была использована.
3. Сотрудник находился на больничном во время отпуска, и отпуск не был продлён или перенесён.
4. Ошибки кадрового учёта — отпуск просто не был включён в график.

Важно: непредоставление отпуска более двух лет подряд запрещено законодательством и грозит работодателю административной ответственностью.

Способы предоставления отпуска за прошлые периоды

Включение в график отпусков

Накопившиеся неиспользованные дни можно включить в график отпусков на очередной календарный год. Это наиболее безопасный способ с точки зрения проверок ГИТ: график обязателен как для работодателя, так и для работника.

По заявлению работника

Сторонники этого подхода ссылаются на ст. 124 ТК РФ: перенос отпуска осуществляется по заявлению работника. В этом случае сотрудник пишет заявление с просьбой предоставить неиспользованный отпуск за конкретный рабочий период.

На практике допустимы оба варианта — главное, чтобы было документальное оформление и согласие сторон.

Порядок оформления: пошаговая инструкция

1. Определите количество неиспользованных дней. Кадровая служба поднимает личную карточку работника (форма Т-2) и рассчитывает остатки отпусков по каждому рабочему году.
2. Согласуйте даты. Либо включите дни в график отпусков, либо получите заявление от работника.
3. Издайте приказ. Используется унифицированная форма Т-6 (или самостоятельно разработанная форма). В приказе указывается, за какой рабочий период предоставляется отпуск.
4. Ознакомьте работника с приказом под подпись.
5. Рассчитайте и выплатите отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска;
6. Внесите сведения в личную карточку и табель учёта рабочего времени.

Особенности оформления приказа

Если отпуск предоставляется сразу за несколько рабочих периодов, в приказе можно указать их все. Например:

«Предоставить Иванову И. И. ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 56 календарных дней: 28 дней — за рабочий год с 15.03.20* по 14.03.20, 28 дней, за рабочий год с 15.03;20 по 14.03.20*».

Предоставление длительного отпуска (например, два месяца подряд) не является нарушением трудового законодательства — ограничений в ТК РФ по этому вопросу нет.

Расчёт отпускных

Каких-либо особенностей в расчёте отпускных за «старые» рабочие периоды нет. Отпускные рассчитываются в общем порядке:

• берётся средний дневной заработок за последние 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску;
• средний заработок умножается на количество календарных дней отпуска.

То есть не имеет значения, за какой рабочий год предоставляется отпуск, расчётный период определяется от даты начала отпуска.

Денежная компенсация вместо отпуска

Заменить отпуск денежной компенсацией можно только в двух случаях:

1. При увольнении, компенсируются все неиспользованные отпуска за все годы работы.
2. Часть отпуска свыше 28 календарных дней — по письменному заявлению работника (ст. 126 ТК РФ). Основные 28 дней «сгорать» не могут и замене деньгами не подлежат.

Обратите внимание: неиспользованные отпуска не сгорают — право на них сохраняется, и при увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за все накопленные дни.

Типичные ошибки работодателей

• Отсутствие документального оформления переноса отпуска.
• Непредоставление отпуска более двух лет подряд — прямое нарушение ст. 124 ТК РФ.
• Замена основного отпуска денежной компенсацией без увольнения.
• Нарушение срока выплаты отпускных (менее чем за 3 дня до начала отпуска).

Отправить сотрудника в отпуск за прошлые периоды можно двумя способами: включив накопленные дни в график отпусков или оформив отпуск по заявлению работника. В обоих случаях издаётся приказ с указанием рабочих периодов, отпускные рассчитываются в общем порядке. Главное — не допускать накопления отпусков более чем за два года и своевременно оформлять все документы, чтобы избежать претензий со стороны трудовой инспекции.