Ситуация, когда генеральный директор одновременно является единственным участником (учредителем) ООО, встречается очень часто. И именно она вызывает больше всего вопросов у бухгалтеров и кадровиков: кому писать заявление, кто подписывает приказ, как передать полномочия на время отдыха? Разберём всё пошагово.
Правовая основа
Генеральный директор — это, прежде всего, работник организации, с которым заключён трудовой договор. Согласно статье 123 ТК РФ, ему, как и любому сотруднику, положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Однако особенность в том, что директор-учредитель сочетает в себе две роли:
- работника, подчиняется трудовому законодательству;
- единоличного исполнительного органа и единственного участника — принимает решения от имени общества.
Из-за этого «двоевластия» и возникает вопрос: кто кому разрешает отпуск?
Нужно ли заявление на отпуск?
Если генеральный директор, единственный участник общества, заявление на отпуск писать не нужно. Ему просто некому его адресовать: он не может подавать заявление самому себе. Вместо заявления оформляется один из двух документов:
- Решение единственного участника — о предоставлении отпуска генеральному директору;
- Приказ о предоставлении отпуска — по унифицированной форме Т-6 или по самостоятельно разработанной форме.
На практике чаще всего достаточно одного приказа, который директор подписывает сам — и как руководитель организации, и как работник, ознакомленный с приказом.
Пошаговая инструкция
Шаг 1. Проверьте устав
В первую очередь загляните в устав ООО. В нём может быть прописан порядок предоставления отпуска руководителю. Если такой порядок есть — следуйте ему. Если нет (что бывает чаще всего), действуйте по общей схеме, описанной ниже. Рекомендуется при ближайшей возможности внести в устав соответствующий пункт, чтобы в будущем избежать вопросов.
Шаг 2. Включите отпуск в график отпусков
Отпуск директора должен быть отражён в графике отпусков (форма Т-7), который утверждается не позднее 17 декабря предшествующего года. Отступать от графика можно по согласованию — а поскольку директор сам являеться и работником, и работодателем, формальных препятствий для переноса нет.
Шаг 3. Издайте приказ о предоставлении отпуска
За 14 дней до начала отдыха (или в другой разумный срок) оформляется приказ по форме Т-6. В нём указываются:
- Ф.И.О. работника — например, Иванов И.И. (Иван* И.И.);
- должность — генеральный директор;
- вид отпуска — ежегодный основной оплачиваемый;
- период работы, за который предоставляется отпуск;
- количество календарных дней и даты начала и окончания.
Подписывает приказ сам директор — он вправе это сделать, поскольку обладает полномочиями подписывать распорядительные документы организации. В строке «работник ознакомлен» он также ставит свою подпись.
Шаг 4. Назначьте временно исполняющего обязанности (ВРИО)
Это ключевой момент. На время отпуска директора кто-то должен управлять компанией: подписывать документы, представлять интересы общества. Для этого необходимо:
- Издать приказ о возложении обязанностей генерального директора на доверенного сотрудника (например, заместителя, финансового директора или главного бухгалтера — Петрова П.П., Петр* П.П.) на период отпуска.
- Оформить доверенность — для взаимодействия с контрагентами, банками, налоговыми органами и иными третьими лицами. В доверенности чётко прописывается объём полномочий: право подписи договоров, представительство в госорганах и т.д.
- Решить вопрос с банком — если ВРИО будет подписывать платёжные документы, потребуется временная банковская карточка с образцом подписи. Альтернатива — дистанционное подписание платежей самим директором через систему «клиент-банк».
Кандидатуру ВРИО желательно готовить заранее, чтобы человек успел ознакомиться с новыми обязанностями.
Шаг 5. Начислите и выплатите отпускные
Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Расчёт производится в общем порядке, исходя из среднего дневного заработка за последние 12 месяцев. Нарушение срока выплаты грозит компании штрафом, даже если пострадавший работник — сам директор.
Отпуск без сохранения заработной платы
Если директор-учредитель хочет уйти в отпуск за свой счёт, процедура ещё проще: ему не нужно ни у кого спрашивать разрешения. Он сам принимает решение и оформляет его приказом. Если же компания предпочитает документировать через заявление, оно пишется в свободной форме с указанием адресата, например:
«Единственному учредителю ООО «Пример» Иванову И.И. (Иван* И.И.) от генерального директора Иванова И.И. прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы с по по семейным обстоятельствам».
На основании заявления (или сразу) издаётся приказ.
Частые ошибки
- Не назначен ВРИО. Если на время отпуска никто не наделён полномочиями, компания фактически «парализована»: некому подписывать документы и отвечать на требования госорганов.
- Нет доверенности. Приказа о возложении обязанностей недостаточно для внешних контрагентов — нужна доверенность.
- Отпуск не включён в график. Это нарушение трудового законодательства, даже если речь идёт о директоре.
- Несвоевременная выплата отпускных. Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ налагается независимо от того, кто работник.
Краткая памятка
- Проверить устав на предмет порядка предоставления отпуска директору.
- Включить отпуск в график отпусков.
- Издать приказ по форме Т-6 (заявление не требуется).
- Подписать приказ самостоятельно, и как руководитель, и как работник.
- Назначить ВРИО приказом и выдать ему доверенность.
- Решить вопрос с банковской подписью.
- Выплатить отпускные за 3 дня до начала отдыха.