С 2020 года в России действует двойная система ведения трудовой книжки: электронная (ЭТК) и бумажная․ По умолчанию для всех вновь поступающих на работу ведется электронная трудовая книжка․ Однако у работника сохраняется право выбрать бумажный формат․ Статья подробно разбирает, как правильно составить заявление в различных жизненных ситуациях, опираясь на актуальные нормативные акты и судебную практику на ․

Правовые основы: какой закон регулирует процесс?

Основным документом является Федеральный закон от № 439-ФЗ «О трудовой книжке» (в ред․ на 2026 год)․ Ключевые статьи:

• Ст․ 2, ч․ 2: Работник вправе выбрать форму ведения трудовой книжки (электронную или бумажную)․
• Ст․ 2, ч․ 3: Работник, ранее выбравший бумажную форму, может в любой момент перейти на электронную, написав заявление․ После этого бумажная ТК выдается на руки․
• Ст․ 66 ТК РФ: Работодатель обязан вести трудовую книжку (в выбранной форме) для каждого работника, работающего более 5 дней․

Важно: Единой утвержденной государственной формы заявления не существует․ Документ пишется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты․

Ситуация 1: Первое трудоустройство (Выбор формата ТК)

При приеме на работу впервые (или если у работника еще не было трудовой книжки) он обязан написать заявление с выбором формата․ Если заявления нет — по умолчанию заводится ЭТК․

Образец заявления на ведение ЭТК (по умолчанию или по выбору)

Кому: Генеральному директору ООО «Ромашка»

От: Иванова Ивана Ивановича
Паспорт: серия * № *, выдан *

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (завести электронную трудовую книжку)․

Образец заявления на ведение бумажной трудовой книжки

Если работник хочет сохранить привычный формат, он должен явно задекларировать это волю; Согласно данным КонсультантПлюс за 2024–2026 гг․, формулировка должна быть однозначной: «Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде»․

Кому: Генеральному директору ООО «Ромашка»
От: Петрова Петра Петровича
Паспорт: серия * № *, выдан *

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде․ Отказаться от ведения электронной трудовой книжки․

Ситуация 2: Переход с бумажной ТК на электронную (ЭТК)

Это самая частая ситуация на 2026 год․ Работник, имеющий бумажную ТК, решает перейти на ЭТК․ Основание, ч․ 3 ст․ 2 Закона № 439-ФЗ․

Порядок действий:

1. Работник пишет заявление о переходе на ЭТК․
2. Работодатель (кадровик) вносит сведения в СФР (через отчет ЕФС-1, подраздел 1․1, раздел 1: строка «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности/ведении трудовой книжки»)․
3. Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки под роспись в личной карточке (ф․ Т-2) или журнале выдачи․
4. В бумажной ТК на последней заполненной странице ставится отметка: «Выдана в связи с переходом на электронную трудовую книжку», дата, подпись кадровика, печать (есть)․

Образец заявления на переход на ЭТК (актуальный на 2026 год)

Кому: Генеральному директору АО «Спектр»
От: Сидорова Сидора Сидоровича
Табельный номер: **
Паспорт: серия  № *, выдан *

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу перевести ведение моей трудовой книжки с бумажной формы на электронную․
Бумажную трудовую книжку (серия * № **) прошу выдать мне на руки․

Ситуация 3: Восстановление утерянной трудовой книжки

Если бумажная ТК утеряна (пожар, потеря, порча), работодатель заводит дубликат (бумажный) на основании заявления работника и справок о стаже с предыдущих мест работы․

• Заявление пишется от имени работника: «Прошу завести дубликат трудовой книжки в связи с утерей оригинала․․․»․
• Срок заведения дубликата — не более 15 календарных дней со дня обращения (п․ 44 Правил ведения ТК, Постановление Минтруда № 69)․
• Если у работника была ЭТК, «восстанавливать» её не нужно — данные хранятся в СФР․ Достаточно получить выписку (СТД-Р)․

Оформление в отчетности ЕФС-1 (для кадровиков и бухгалтерии)

Информация из интернета (КонсультантПлюс, Кадровик-практик 2024–2025) подтверждает: отражение выбора работника происходит в ЕФС-1․

• Раздел 1, подраздел 1․1 — сведения о работнике;
• Строка: «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности/ведении трудовой книжки»․
• Дата подачи заявления указывается в соответствующем поле․
• Если других кадровых мероприятий в месяце нет — остальные строки не заполняются․

Это критически важно для синхронизации данных с реестром СФР․

Сроки подачи заявления

• При приеме на работу: В день приема (в день заключения трудового договора) или до выхода первого приказа о приеме․
• При переходе на ЭТК в процессе работы: В любой рабочий день․ Срок вступления в силу — дата подачи заявления (если иная дата не указана в самом заявлении)․
• Работодатель не имеет права заставлять писать заявление «с прошлой даты» (антидэйт), это грубое нарушение трудового права;

Частые ошибки и риски

Можно ли вернуть бумажную ТК после перехода на ЭТК?

Нет․ Закон (ст․ 2 Закона № 439-ФЗ) предусматривает переход только в одну сторону: Бумажная → Электронная․ Обратный переход (ЭТК → Бумажная) запрещен․ Если работник подал заявление на ЭТК и получил бумажную ТК на руки, вернуть запись в бумажном виде уже невозможно․ Ведется только ЭТК․

Полезные советы и чек-лист для работника

• Читайте внимательно то, что подписываете․ В договоре труда или приемном приказе часто мелким шрифтом прописывают согласие на ЭТК․
• Храните копию заявления с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись принявшего HR)․ Фотографируйте на телефон․
• Проверяйте данные в СФР через Госуслуги или приложение «СФР» через 1–2 месяца после подачи заявления — появятся ли сведения о стаже/работодателе․
• Бумажную ТК храните надежно даже после перехода на ЭТК — она подтверждает стаж до момента перехода (до 2020 г․ или до даты перехода)․

Где скачать проверенные образцы (шаблоны)

На 2026 год актуальные бланки можно найти в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) в разделах «Акты, образцы, формы, договоры» по запросам:

• «Образец заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку» (Кадровая служба, 2024, № 2)․
• «Форма ЕФС-1 (образец заполнения) при выборе ЭТК» (Кадровик-практик, 2025, № 10)․
• «Образец заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде»․

Также бесплатные шаблоны (проверенные юристами) доступны на сервисах ЭДО (например, Nopaper, Диадок, СБИС) в разделах «Кадровые документы»․

Данная статья носит информационный характер․ Трудовое законодательство меняется․ При сложных ситуациях (споры о стаже, утере ТК, ошибках в СФР) рекомендуется обратиться к профессиональному юристу или кадровику․ Актуальность нормативной базы проверена на ․