Административные выходные, в трудовом праве официально называемые отпуском без сохранения заработной платы (или отпуском за свой счет), — это период, когда работник освобождается от выполнения трудовых обязанностей по собственному желанию, но при сохранении места работы. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, за эти дни заработная плата не выплачивается.

Ниже мы подробно разберем правовые основания, порядок оформления, структуру заявления и важные нюансы, о которых часто забывают.

Правовые основания: когда работодатель обязан, а когда — имеет право отказать

Ключевой нормативный акт — статья 128 ТК РФ. Она делит основания на две категории:

Категории работников, которым отпуск нельзя отказать (обязательное предоставление)

Если работник относится к льготной категории и представляет подтверждающие документы, работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет на определенное количество дней:

• Инвалиды — до 60 календарных дней в год.
• Трудящиеся пенсионеры по старости — до 14 календарных дней в год.
• Родственники бойцов, участвующих в СВО (супруги, родители, дети) — до 14 календарных дней в год.
• Работники, регистрирующие брак, ставшие родителями, хоронящие близких родственников — до 5 календарных дней (п. 1 ст. 128 ТК РФ).
• Участники ВОВ, ветераны боевых действий, инвалиды ВОВ/боевых действий, жители блокадного Ленинграда/осажденного Севастополя/Сталинграда — до 35 календарных дней (ФЗ № 5 «О ветеранах»).
• Родители и супруги погибших военнослужащих/сотрудников силовой структуры — до 14 календарных дней.
• Добровольные пожарные — для участия в тушении пожаров (ФЗ № 172).
• Гражданские служащие — в порядке, установленном ФЗ № 79.

Другие обязательные случаи (по иным статьям ТК РФ)

• Обучение (ст. 173, 174 ТК РФ): выходные дни для сдачи экзаменов, защиты дипломов и т.д. (оплачиваемость зависит от вида обучения).
• Внешнее совместительство (ст. 286 ТК РФ): если отпуск по основному месту не совпадает с отпуском по совместительству — предоставляется за счет дней основного отпуска или без сохранения зарплаты.
• Участие в выборах/референдумах (Федеральные законы).

Случаи по согласованию с работодателем (дискреционные)

Любой другой работник может попросить административный отпуск по «семейным обстоятельствам или иным уважительным причинам» (п. 2 ст. 128 ТК РФ). В этом случае:

• Работодатель имеет право полностью отказать или уменьшить количество дней.
• Согласование фиксируется в приказе и/или на самом заявлении (визой руководителя).
• Коллективный договор может расширить перечень обязательных случаев или увеличить количество дней.

Порядок оформления: пошаговая инструкция

1. Написание заявления свободной формы (образец см. ниже).
2. Подача заявления руководителю организации (вручение под роспись у секретаря/HR или отправка почтой/ЭДО).
3. Рассмотрение руководством (для льготных категорий — проверка документов-оснований).
4. Издавание приказа (формы Т-6 или Т-6а) о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.
5. Ознакомление работника с приказом под роспись.
6. Внесение записи в табель учета рабочего времени (код «ОД» или «37»). В трудовую книжку запись НЕ вносится.

Структура и образец заявления

Единой утвержденной формы (бланка) не существует. Заявление пишеться от руки или на компьютере. Обязательные реквизиты:

• Кому (ФИО руководителя, название организации).
• От кого (ФИО работника, должность, структурное подразделение).
• Название документа: «Заявление».
• Текст просьбы с указанием срока (с какой по какую дату) и количества календарных дней.
• Основание (ссылка на ст. 128 ТК РФ, конкретную категорию или формулировку «по семейным обстоятельствам»).
• Дата составления и личная подпись.

Пример заполнения (данные замаскированы):

Важно: Если отпуск обязательный (льготная категория), в тексте лучше прямо сослаться на норму закона (например: «На основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ в связи с инвалидностью I группы»). Если отпуск по согласовании, достаточно фразы «по семейным обстоятельствам», детализировать причину работнику законом не обязано.

Ключевые нюансы и риски

Нельзя отозвать без согласия

Согласно позиции ГИТ (письмо ГИТ г. Москвы от № ПГ/04883/10-10318-ОБ/18-1277), если отпуск за свой счет уже предоставлен и приказ подписан, работодатель не имеет права отозвать работника из отпуска без его письменного согласия. Это важное отличие от оплачиваемого отпуска.

Влияние на стаж и отпуска

• До 14 дней в год (в сумме за рабочий год) — включаются в страховой стаж, стаж за работы во вредных условиях, и в стаж для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.
• Свыше 14 дней, «сгорают» для стажа ежегодного отпуска (сдвигает дату следующего оплачиваемого отпуска), но включаются в страховой стаж для пенсии (п. 3 ст. 121 ТК РФ, Постановление Пленума ВС РФ № 2).

Больничный во время административного отпуска

Если работник заболел во время отпуска за свой счет — больничный не оплачивается (ФСС/СФР не считает это страховым случаем, так как нет обязанности выходить на работу), за исключением случаев, когда отпуск предоставлен по обязательным основаниям и совпадает с нетрудоспособностью по другим основаниям (спорные ситуации решаются в суде).

Отказ в предоставлении обязательного отпуска

Отказ работодателю, обязанному предоставить отпуск по ст. 128 ТК РФ, влечет ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ). Работник может обратиться в ГИТ или в суд с требованием предоставить отпуск и возместить моральный вред.

Частые ошибки при оформлении

1. Не указание точных дат. Фраза «на неделю» или «на пару дней» недопустима — нужны конкретные календарные даты начала и окончания.
2. Отсутствие ссылки на закон для льготников. Без ссылки на ст. 128 ТК РФ или спецзакон HR может ошибочно считать просьбу дискреционной и отказать.
3. Игнорирование приложений. Для обязательных отпусков (инвалидность, рождение ребенка, СВО) к заявлению обязательно прикладываются копии подтверждающих документов (свидетельство, справка МСЭ, военный билет родственника и т.д.).
4. Оформление «задним числом». Заявление должно быть подано до начала отпуска. Оформление прошедших дней как «административных» по факту прогула, грубое нарушение ТК РФ.
5. Путаница с кодом в табеле. Использование кода «ОТ» (оплачиваемый отпуск) вместо «ОД/37» ведет к начислению зарплаты и ошибкам в отчетности.

Резюме

Написание заявления на административные выходные — процедура простая, но требующая знания своих прав. Главное правило: четко формулируйте даты и правовое основание. Если вы относитесь к льготной категории — работодатель не имеет права отказать. Если нет — готовьтесь к переговорам и фиксируйте согласие руководителя на заявлении или в приказе.

Всегда сохраняйте копию заявления с входящим номером/визой и копию приказа — это ваше главное доказательство законности отсутствия на рабочем месте.

Информация актуальна на ..2026 г. Статья носит информационный характер и не заменяет консультацию трудового юриста. Нормативная база: ТК РФ, ФЗ № 5, ФЗ № 79, ФЗ № 172, судебная практика.