Оформление трудовой книжки при увольнении по инициативе работодателя — одна из самых ответственных процедур в кадровом делопроизводстве. Ошибки в формулировке, неверная ссылка на статью Трудового кодекса РФ (ТК РФ) или нарушение сроков выдачи документа могут привести к штрафам для организации, проверкам со стороны ГИТ и даже восстановлению работника на работе через суд. В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, правильные формулировки для самых распространенных оснований и частые ошибки.

Нормативная база: на что опираться в 2024–2026 годах

Главные документы, регулирующие порядок ведения трудовых книжек и оформления записей об увольнении:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст. 77 (общие основания прекращения), ст. 81 (основания по инициативе работодателя), ст. 83 (прекращение по истечении срока договора), ст. 84.1 (ликвидация организации), ст. 178 (увольнение при ликвидации/сокращении), ст. 84.1 (смена собственника).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек, бланков трудовых книжек и вкладышей в них…» (далее — Приказ № 320н). Важно: он заменил старый Постановление Госстата № 69 и Приказ Минтруда № 69.
• Постановление Пленума ВС РФ от № 2 «О применении судами трудового законодательства…» (разъяснения по спорным вопросам).

Согласно п. 5.2 Приказа № 320н, при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением п. 3 ч. 1 ст. 77 — инициатива работника, и п. 4, 10 ч. 1 ст. 77 — обстоятельства не зависящие от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 77 ТК РФ и на конкретную статью ТК РФ (например, ст. 81), которая является правовым основанием.

Общий алгоритм оформления записи (Раздел «Сведения о работе»)

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» строго по порядковому номеру. Структура записи (по графам бланка):

1. Графа 1 (Порядковый номер): Следующий по порядку номер записи.
2. Графа 2 (Дата): Дата прекращения трудового договора (день увольнения). Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
3. Графа 3 (Сведения о работе): Текст записи. Обязательные элементы:
   • Формулировка: «Трудовой договор расторгнут» (не «Уволен», это устаревшая формулировка, не соответствующая ст. 77 ТК РФ);
   • Основание: ссылка на пункт части 1 статьи 77 ТК РФ (обычно пункт 4 части 1 статьи 77 ТК РФ — «по инициативе работодателя») И на конкретную статью ТК РФ (например, пункт N части 1 статьи 81 ТК РФ).
   • Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.
4. Графа 4 (Основание): Наименование документа-основания: «Приказ № * от ДД.ММ.ГГГГ». Печать организации ставится на номер и дату приказа в графе 3 (если принято локальными актами) или в графе 4.

Типовые формулировки для основных оснований (Статья 81 ТК РФ)

Ниже приведены корректные образцы записей для самых частых ситуаций. Обратите внимание: формулировка всегда начинается с «Трудовой договор расторгнут…».

Пункт 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — Несоответствие занимаемой должности (неуспешное прохождение испытательного срока или аттестации)

Пример записи:

Трудовой договор расторгнут в связи с несоответствием работника занимаемой должности по результатам испытательного срока, пункт 2 части первой статьи 81, пункт 4 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № * от .

Пункт 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — Грубое нарушение трудовых обязанностей (прогулы, явка в нетрезвом виде и т.д.)

Пример записи:

Трудовой договор расторгнут за грубое нарушение трудовых обязанностей (прогул), пункт 3 части первой статьи 81, пункт 4 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № * от .

Примечание: В самой записи в ТК не рекомендуется детализировать вид нарушения (достаточно ссылки на п. 3 ч. 1 ст. 81), однако в приказе основание должно быть описано конкретно.

Пункт 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — Неуспешное прохождение испытательного срока при приеме на работу

Пример записи:

Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытательного срока, пункт 5 части первой статьи 81, пункт 4 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № * от .

Пункт 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — Ликвидация организации или прекращение деятельности ИП

Пример записи:

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 6 части первой статьи 81, пункт 4 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № * от .

Пункт 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — Сокращение численности или штата

Пример записи:

Трудовой договор расторгнут в связи со сокращением численности работников, пункт 7 части первой статьи 81, пункт 4 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № * от .

Пункт 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — Смена собственника имущества (переход предприятия к другому работодателю)

Пример записи:

Трудовой договор расторгнут в связи со сменой собственника имущества организации, пункт 8 части первой статьи 81, пункт 4 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № * от .

Особенности оформления в особых случаях

Увольнение по истечении срока трудового договора (ст. 79, 83 ТК РФ)

Здесь основание — не ст. 81, а ст. 79 (прекращение по истечении срока) и п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Формулировка:

Трудовой договор прекращен по истечении срока его действия, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № * от .

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Основание: п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Формулировка:

Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № * от .

Увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4, 10 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Например: призыв на срочную службу, восстановление на работе ранее работавшего лица по судебному решению, вступление в законную силу приговора суда с назначением наказания, исключающим продолжение работы.

Формулировка (пример — призыв):

Трудовой договор расторгнут в связи с призывом работника на срочную военную службу, пункт 4 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № * от .

Процедура последнего рабочего дня: выдача ТК и расчеты

Согласно ст. 84.1 ТК РФ и п. 5.3 Приказа № 320н:

• В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику лично под роспись в журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-3 или свободная форма).
• Если работник не явился за ТК, работодатель направляет письменное уведомление (заказным письмом с уведомлением о вручении) о необходимости получить ТК. До получения ТК она хранится у работодателя в сейфе;
• Параллельно производится окончательный расчет (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты по увольнению — ст. 178 ТК РФ при сокращении/ликвидации).
• Выдаются иные документы, связанные со работой (свидетельства, удостоверения, справки 2-НДФЛ, СЗВ-ТД и т.д.), по письменному заявлению работника (ст. 62, 84.1 ТК РФ).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): нюансы 2024–2026 гг.

С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и ЭТК (в Пенсионном фонде / СФР).

• При увольнении работодатель обязан передать сведения в СФР (через оператора ЭТК) в течение 1 рабочего дня со дня приказа (согласно ФЗ-439 и регламентам обмена).
• В бумажной ТК запись вносится в день увольнения (как описано выше).
• Если у работника только ЭТК (отказался от бумажной), запись в бланк не вносится. Работодатель выдает работнику Сведения о трудовой деятельности (СТД), выписку из ЭТК (утв. Приказом Минтруда № 743н от ). Формулировка в СТД идентична записи в бумажной ТК.

Типичные ошибки и как их избежать

Исправление ошибок в уже внесенной записи

Если ошибка обнаружена до выдачи ТК работнику:

1. Неверную запись зачеркивают тонкой линией так, чтобы текст оставался читаемым.
2. Рядом (или на следующей строке) вносят правильную запись с новым порядковым номером.
3. В графе 4 (Основание) указывают: «Запись № N неверна. Правильная запись № N+1. Приказ № * от ДД.ММ.ГГГГ».
4. Подпись ответственного лица и печать.

Если ТК уже выдана работнику — исправление производится только по месту работы, выдавшему ТК, на основании заявления работника и приказа текущего работодателя (п. 39 Приказа № 320н).

Контрольный чек-лист для кадровика перед выдачей ТК

• [ ] Приказ об увольнении подписан руководителем, согласован с профсоюзом (если требуется п. 1 ч. 1 ст. 81, п. 370 ТК РФ).
• [ ] Работник ознакомлен с приказом под роспись за 3 дня (для п. 2, 7, 8 ч. 1 ст. 81) или в иные сроки, установленные законом.
• [ ] Проведен окончательный расчет (зарплата + компенсация отпуска + выплаты по ст. 178 ТК РФ при необходимости).
• [ ] Выписка СЗВ-ТД (для ЭТК) передана в СФР / оператор ЭТК.
• [ ] Запись в бумажной ТК (если ведется) сделана верной формулировкой, со ссылками на п. 4 ч. 1 ст. 77 и соотв. п. ст. 81 ТК РФ, с номером/датой приказа.
• [ ] ТК выдана работнику лично под роспись в журнале учета (Т-3) в день увольнения.
• [ ] Если работник не явился — отправлено уведомление заказным письмом, сделано актуальное примечание в журнале.

Грамотное оформление записи об увольнении по инициативе работодателя — это не просто бюрократическая формальность, а юридическая защита организации от трудовых споров. Ключевые принципы: точная формулировка («Трудовой договор расторгнут…»), двойная ссылка на ст. 77 и ст. 81 ТК РФ, словесное обозначение частей статей, обязательное указание номера и даты приказа, соблюдение срока выдачи ТК в день увольнения.

Рекомендуется использовать типовые образцы, утвержденные локальными нормативными актами организации (Инструкцией по ведению трудовых книжек), и регулярно проверять актуальность форм бланков СТД и регламентов обмена с СФР.

Данная статья носит информационный характер и не заменяет консультацию с трудовой инспекцией или юристом по конкретной ситуации. Нормативная база актуальна на .