Справка о графике работы — это официальный документ‚ подтверждающий режим труда сотрудника. Она требуется для решения множества вопросов: от оформления визы и получения кредита до предоставления в второй организации (при внутреннем совмещении) или в судебные органы. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно составить такой документ в 2026 году‚ какие реквизиты обязательны‚ и предоставим актуальные образцы.

Зачем и кому нужна справка о графике работы

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62‚ ч. 2‚ ст. 99) и практике применения законодательства‚ работодатель обязан выдавать справки по письменному заявлению работника в течение 3 рабочих дней. Основные основания для запроса:

• Внутреннее совместительство: Второй работодатель обязан запросить справку о графике на основном месте работы‚ чтобы правильно составить график совместителя и не нарушить нормы продолжительности рабочего времени (ст. 284 ТК РФ).
• Банковские и миграционные цели: Для оформления кредита‚ ипотеки‚ визы или вида на жительство.
• Социальные выплаты: При оформлении пособий по беременности и родам‚ по уходу за ребенком (если нужен подтвержденный график для расчета среднего заработка).
• Судебные и административные дела: Для подтверждения факта нахождения на рабочем месте в конкретное время (например‚ при рассмотрении ДТП‚ алби и т.д.).
• Служба занятости и госорганы: По запросу органов госвласти (например‚ форма СЗВ-ТД или СИД-Р могут требовать уточнения графика).

Нормативная база и актуальные формы на 2026 год

Единой утвержденной государством формы справки о графике работы не существует (в отличие от формы 2-НДФЛ или СЗВ-ТД). Организация разрабатывает свой бланк самостоятельно в составе локального нормативного акта (Положения о документообороте или Учреждениях по кадрам).

Однако есть обязательные реквизиты‚ установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 9 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. Наименование документа («Справка»).
2. Дата составления.
3. Наименование организации (полное и сокращенное).
4. ИНН/КПП организации.
5. Текст справки с данными о сотруднике и графике.
6. Должность‚ подпись руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой.
7. Печать организации (если она используется в документообороте).
8. Регистрационный номер и дата (по журналу учета исходящих документов/справок).

Структура и содержание текста справки

Текст документа должен содержать конкретные сведения‚ а не общие фразы. Обязательный минимум:

• ФИО работника полностью (в именительном падеже).
• Должность (в соответствии с штатным расписанием/трудовым договором).
• Период работы: «работает с «___» ________ 20__ г.» или «работал(а) в период с «___» ________ 20__ г. по «___» ________ 20__ г.».
• Режим работы (график):
  • Пятидневка/шестидневка (дни недели).
  • Время начала и окончания работы (например: с 09:00 до 18:00).
  • Перерыв на отдых и питание (начало‚ окончание‚ продолжительность).
  • Для сменных графиков/суммированного учета: ссылка на утвержденный график сменности (номер‚ дата утверждения) и учетный период;
  • Для неполного рабочего дня/недели: указание продолжительности (часов в день/неделю).
• Цель выдачи (по желанию работника или требованию органа): «для предоставления по месту требования»‚ «для оформления внутреннего совместительства в ООО «Ромашка»» и т.д.

Образец справки о графике работы (универсальный)

Ниже приведен типовый образец‚ который можно адаптировать под бланк вашей организации.

ООО «ВЕКТОР» (Полное наименование)
ИНН  КПП *
ОГРН 
Адрес: г. *‚ ул. *‚ д. ‚ офис 

ТЕЛЕФОН: +7 () -*-*
E-MAIL: hr@.ru

№ исх. /26-ОД
СПРАВКА
о графике работы работника

Настоящей подтверждаю‚ что Иванов Иван Иванович (ФИО полностью)‚
родившийся .*. г.‚ паспорт серия  № *‚ выдан 
.*. г.‚ код подразделения -‚ проживающий по адресу: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв. ‚
работает в ООО «ВЕКТОР» с «15» января 2022 г. по настоящее время.

Должность: Главный бухгалтер (в соответствии с трудовым договором № /22 от «10» января 2022 г.‚
штатное расписание утверждено приказом №  от «01» января 2022 г.).

График работы работника установлен следующим образом:

Режим рабочей недели: пятидневная рабочая неделя (понедельник – пятница)‚ суббота и воскресенье – выходные дни.
Продолжительность рабочего времени: 40 часов в неделю.
Ежедневный график:
 ― Начало работы: 09:00
 — Окончание работы: 18:00
 — Перерыв на отдых и питание: с 13:00 до 14:00 (60 минут‚ не включается в рабочее время).
График сменности не применяется. Суммированный учет рабочего времени не ведется.
Оvertime (сверхурочная работа) не привлекался за последние 12 месяцев.


Справка выдана работнику Иванову И.И. для предоставления в ООО «СПУТНИК» (ИНН )
для оформления внутреннего совместительства на должность водителя.

Генеральный директор _______________ /Петров П.П./
(Подпись) (Расшифровка подписи)
М.П. (Печать организации‚ при наличии)

Исполнитель: Кадровик С.С. 
Тел.: +7 () -*-*

Особенности заполнения для разных режимов работы

Суммированный учет рабочего времени (график 2/2‚ вахта‚ сменность)

В этом случае в справке нельзя просто написать «с 09:00 до 21:00». Необходимо сослаться на локальный нормативный акт:

• «График работы установлен Приказом организации № от «__» ______ 20__ г. «Об утверждении графика сменности за __ квартал 20__ г.»».
• Указать учетный период (месяц‚ квартал‚ год).
• Приложить копию графика сменности (по требованию получателя).
• Указать норму часов за учетный период и факт отработанных часов (если справка на прошедший период).

Неполное рабочее время (ч. 1 ст. 93 ТК РФ)

Указывается конкретная продолжительность: «Установлена неполная рабочая неделя — 20 часов в неделю (4 часа в день‚ понедельник–пятница с 09:00 до 13:00)». Оплата производится пропорционально отработанному времени.

Гибкий график / Удаленная работа (ст. 312.1–312.5 ТК РФ)

Если сотрудник на дистанционке или с гибким графиком‚ в справке фиксируются:

• Основное время обязательного присутствия (core time)‚ если есть (например: «Обязательное присутствие с 11:00 до 15:00»).
• Факт работы по графику‚ согласованному с работодателем (ссылка на доп. соглашение к ТД);
• Для удаленников: «Работник выполняет трудовые функции дистанционно в соответствии с доп. соглашением № к трудовому договору».

Процедура оформления и выдачи

1. Заявление работника. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя (произвольной формы) с указанием цели и места предоставления. Можно заполнить на компьютере‚ распечатать и подписать (как указано в интернет-источниках от ).
2. Регистрация. Входящий номер заявления‚ исходящий номер справки в журнале учета справок/исходящей корреспонденции.
3. Подготовка. Кадровик/бухгалтер заполняет бланк‚ сверяя данные с табелем учета рабочего времени (Т-12/Т-13) и трудовым договором.
4. Подписание. Подписывает руководитель организации или лицо‚ уполномоченное приказом/должностной инструкцией (например‚ начальник кадровика‚ директор филиала).
5. Выдача. Под роспись в журнале выдачи справок или на втором экземпляре заявления. Срок — не позднее 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Типичные ошибки и риски

Справка для второго работодателя (внутреннее совместительство), нюансы

Это самый частый сценарий запроса. Второй работодатель обязан запросить эту справку до оформления совместительства (ч. 4 ст. 282 ТК РФ‚ Письмо Минтруда).

В справке для совместительства критически важно указать:

• Точное количество часов в неделю на основном месте.
• Конкретные дни и часы работы (чтобы второй работодатель мог составить график‚ не превышающий 4 часа в день / 16 часов в неделю для неполного дня‚ или правильно совместить смены).
• Наличие/отсутствие сверхурочных и работы в выходные/праздничные дни.

Пример фразы для совместительства: «Данная справка выдана для предоставления в ООО «ВТОРОЙ РАБОТАДАТЕЛЬ» (ИНН ) для оформления внутреннего совместительства на должность оператора колл-центра с установлением неполного рабочего дня (20 часов в неделю) с учетом графика на основном месте работы».

Электронный документооборот и ЭДО

В 2026 году большинство крупных и средних компаний перешли на ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур‚ 1С-ЭДО).

• Справка формируется в системе (1С:ЗУП‚ 1С:Кадры и т.д.) и подписывается КЭП руководителя.
• Отправляется работнику в личный кабинет или на email / в мессенджер (если есть согласие на электронный обмен).
• Для предоставления в госорганы (ФНС‚ СФР‚ суды) часто требуется именно электронный вариант с КЭП через личный кабинет налогоплательщика или ГАС «Правосудие».
• Если второй работодатель тоже на ЭДО‚ удобно передать справку через оператора ЭДО (форматированный XML/PDF с подписью).

Чек-лист перед выдачей справки (для кадровика)

• [ ] Заявление работника получено‚ зарегистрировано‚ срок исполнения не просрочен.
• [ ] ФИО‚ должность‚ дата приема на работу совпадают с ТД и личной карточкой (Т-2).
• [ ] График работы совпадает с действующим приказом о графике/сменности и табелем за текущий период.
• [ ] Указан режим неполного времени / суммированного учета / гибкого графика (если применимо) со ссылками на приказы/доп. соглашения.
• [ ] Прописана цель выдачи (куда и зачем предоставляется).
• [ ] Подписал уполномоченное лицо (директор или лицо по приказу).
• [ ] Поставлена печать (если организация использует печати).
• [ ] Номер и дата исходящего присвоены‚ запись в журнале учета справок сделана.
• [ ] Выдана под роспись / отправлена по ЭДО / почте.

Написание справки о графике работы — рутинная‚ но юридически значимая процедура. Главное правило 2026 года: данные в справке должны быть зеркальным отражением табеля учета рабочего времени и локальных нормативных актов на день составления документа. Используйте единый бланк организации‚ храните историю выдач в журнале и следите за сроками (3 рабочих дня). Это сэкономит время вашим сотрудникам при оформлении кредитов‚ виз‚ совместительств и защитит компанию от претензий инспекций.

Статья подготовлена на основе актуального на г. трудового законодательства РФ (ТК РФ)‚ Приказов Минтруда‚ ФНС и судебной практики. Данные о реквизитах организации и ФИО в образцах частично замаскированы (*) в целях безопасности.