Написание официального письма-заявления (letter of application или formal letter/statement) на английском языке — навык, необходимый для трудоустройства, обучения за границей, решения визовых вопросов или деловой переписки. В отличие от неформальной переписки, здесь строго регламентированы структура, лексика и форматирование. В этой статье мы подробно разберем все этапы создания грамотного документа, опираясь на актуальные стандарты делового английского;

Фундаментальные отличия делового и личного стиля

Прежде чем приступать к написанию, важно определить регистр языка. Как отмечают эксперты (Инглекс, Lingualeo, JustSchool), выбор стиля диктует лексику, грамматику и пунктуацию:

• Деловой стиль (Formal): Используется для официальных заявлений, резюме, мотивационных писем, жалоб. Характеризуется отсутствием сокращений (I am, а не I’m), пассивными конструкциями, клише и полными предложениями. Тон — сдержанный, вежливый, без эмоциональной окраски.
• Полуформальный/Нейтральный стиль (Semi-formal): Допустим при переписке с коллегами, которых вы знаете, или в современных электронных письмах. Позволяет чуть более простую лексику, но требует сохранения структуры.
• Неформальный стиль (Informal): Только для личных писем друзьям/родным. Сокращения, сленг, разговорные фразы здесь уместны, но категорически недопустимы в заявлении.

Важное правило: В деловой переписке предложения формулируются в сдержанном официальном стиле. Не спешите прощаться после того, как закончили описывать основную мысль — этикет требует обязательного заключительного абзаца.

Стандартная структура официального письма (Business Letter Structure)

Любое письмо-заявление, будь то Resignation Letter (заявление об увольнении), Cover Letter (сопроводительное письмо) или Letter of Request (письмо-просьба), строится по единому шаблону. Визуально отделите блоки пустыми строками.

1. Sender’s Address (Адрес отправителя) — в правом верхнем углу (без имени, только адрес).
   Пример:
   * (улица, дом, квартира)
   * (город, индекс)
   * (страна)
2. Date (Дата) — под адресом отправителя.
   Форматы:
   • Британский стандарт: 7 September 2026 (день, месяц словами, год).
   • Американский стандарт: September 7, 2026 (месяц словами, день, год).

   Избегайте числовых форматов — их трактуют по-разному в UK и US.

3. Recipient’s Address (Адрес получателя / Inside Address) — по левому краю, через строку после даты.
   Пример:
   Mr. * / Ms. * (Имя и фамилия контактного лица, если известно)
   Job (Должность)
   Company Name (Название организации)
   * (Адрес организации)
4. Salutation (Приветствие / Обращение), по левому краю.
   • Dear Mr. * / Dear Ms. *, — если знаете имя и фамилию (золотой стандарт).
   • Dear Hiring Manager, / Dear Admissions Committee, — если имя неизвестно (для HR или приемной комиссии).
   • To Whom It May Concern, — очень формально, для официальных справок/жалоб, когда адресат не важен.

   Примечание: В британском английском после приветствия часто не ставят знака препинания или ставят запятую. В американском — двоеточие (Dear Mr. Smith:). Правило согласованности: если запятую поставили после Dear Mr. Smith, — ставьте её и после закрывающей фразы (Sincerely yours,). Если не ставили — не ставьте и в конце.

5. Subject Line (Тема письма / Re:), опционально, но рекомендуется для ясности. Пишется жирным или с префиксом Re: (Regarding).
   Пример: Re: Application for the position of Marketing Manager (Ref: *)
6. Body of the Letter (Основная часть / Тело письма), состоит из 3–4 абзацев:
   • Основная часть (1–2 абзаца): Аргументация, квалификация, детали просьбы. Используйте связки: Furthermore, Moreover, Apart from the above (said)…
7. Complimentary Close (Завершающая фраза / Подпись), по левому краю (или по центру в блоковом формате);
   • Yours sincerely, — если обращались по имени (Dear Mr. Smith).
   • Yours faithfully,, если обращались без имени (Dear Sir/Madam, To Whom It May Concern). (Британский стандарт)
   • Sincerely yours, / Sincerely, — универсально, особенно в американском английском.
   • Best regards, / Kind regards, — для полуформальной/электронной переписки.
8. Signature (Рукописная подпись), отступ 3–4 строки для ручной подписи (в распечатанном варианте).
9. Printed Name (Распечатанное имя и фамилия) — под строкой для подписи.
   Пример:
   [Подпись]
   * (Имя Фамилия)
   Contact Phone: * *
   Email: *@*.com
10. Enclosures / Attachments (Вложения) — если приложены документы.
    Пример: Enclosures: CV, Diploma Copy, References.

Типовые фразы-клише (Useful Phrases) для разных типов заявлений

Знание устойчивых выражений — залог скорости и грамотности. Ниже приведены фразы, рекомендованные учебными центрами (ЕШКО, Lingualeo, JustSchool) для основных частей письма.

• I am writing to apply for the position of [Job ] advertised on [Source]…, Я пишу, чтобы подать заявку на должность… (стандарт для Cover Letter).
• I am writing to formally notify you of my resignation from the position of [Job ], effective [Date]. — Я пишу, чтобы официально уведомить вас об увольнении с должности… с даты… (шаблон Resignation Letter от ЕШКО).
• I am writing to inquire about… / I am writing to request… — Я пишу, чтобы узнать о… / просить о;.. (для Letter of Request/Inquiry).
• With reference to your advertisement in… / Further to our conversation… — В ответ на ваше объявление… / Дальнейшее к нашему разговору…

Б. «Жест вежливости» и связки (Politeness Markers & Linkers)

В первом абзаце перед сутью обращения принято поставить короткую фразу-клише (courtesy phrase):

• I hope this letter finds you well., Надеюсь, это письмо найдет вас в хорошем состоянии (универсально).
• Thank you for your prompt reply. — Спасибо за быстрый ответ.

Для связывания аргументов в теле письма:

• Furthermore / Moreover / In addition, — Более того / Кроме того.
• Apart from the above (said), — Помимо вышесказанного… (акцент на дополнительном аргументе).
• However / Nevertheless, — Однако / Тем не менее.
• Therefore / Consequently, — Следовательно / В связи с этим.

В. Аргументация и описание навыков (для Cover Letter / Application)

• I believe I possess the necessary skills and experience for this role. — Я считаю, что обладаю необходимыми навыками…
• I fully meet or exceed the requirements of the [Position Name] position… — Я полностью соответствую или превышаю требования к должности… (пример из источников).
• My background in [Field] has equipped me with… — Мой опыт в сфере… снабдил меня…
• I would like to thank you for the opportunities for professional growth during my time at the company., Хочу поблагодарить за возможности профессионального роста… (стандарт для Resignation Letter).

• I would appreciate your prompt attention to this matter. — Я буду признателен за оперативное рассмотрение данного вопроса (очень сильная фраза для официальных просьб/жалоб).
• I look forward to hearing from you / to your positive response. — С нетерпением жду вашего ответа / положительного ответа.
• I am available for an interview at your earliest convenience., Я доступен для собеседования в удобное для вас время.
• Please do not hesitate to contact me if you require any further information. — Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной, если нужна доп. информация.

Разбор популярных типов заявлений (с примерами)

Resignation Letter (Заявление об увольнении)

Самый строгий по форме тип. Краткость и профессионализм — главные правила. Не нужно расписывать причины ухода подробно, если они негативны.

Cover Letter / Letter of Application (Сопроводительное письмо к вакансии)

Здесь цель — «продать» себя. Структура: Кто я -> Почему я подхожу (Hard/Soft skills) -> Почему эта компания -> Призыв к собеседованию.

Letter of Request / Formal Statement (Письмо-просьба / Официальное заявление в универ, визовый центр, банк)

Акцент на четкости: Что прошу? На каком основании? Какие документы приложены?

Особенности электронной переписки (Email Conventions)

Современная деловая переписка часто происходит по email. Структура сохраняется, но есть нюансы (Lingualeo, ЕШКО):

• Subject Line (Тема письма) — критически важна. Должна быть информативной: Application: Business Analyst III — Ivan Ivanov (Ref: 12345). Пустая тема или просто «Hello» — в спам.
• Адреса (Sender/Recipient), в теле письма обычно опускаются (они в заголовках письма), но приветствие, тело, подпись — обязательны.
• Подпись (Email Signature) — настройте автоматическую подпись: ФИО, должность, компания, телефон, LinkedIn, сайт.
• Вложения — уведомляйте в тексте: Please find attached my CV and Cover Letter in PDF format. Называйте файлы понятно: Ivanov_Ivan_CV.pdf, а не doc1.pdf.
• Формат — отправляйте PDF, если не просят Word. PDF гарантирует сохранение верстки.

Чек-лист перед отправкой (Proofreading Checklist)

Ошибки в официальном заявлении могут стоить визы, работы или учебы. Проверьте по пунктам:

1. Орфография и грамматика: Проверьте через Grammarly, LanguageTool или встроенный проверщик. Обратите внимание на its/it’s, their/there/they’re, your/you’re.
2. Имена и ы: Правильно ли написано имя адресата? Использован ли Mr. (мужчина), Ms. (женщина, универсально, если не знаете семейного положения), Dr./Prof. (если есть ученная степень). Избегайте Mrs. и Miss в деловой переписке.
3. Контакты: Телефон в международном формате (+7 * * ), рабочий email.
4. Тон (Tone): Нет ли сленга, сокращений (don’t, won’t, can’t → do not, will not, cannot), смайликов, восклицательных знаков?!
5. Форматирование: Единый шрифт (Times New Roman, Arial, Calibri — 11-12 pt), одинаковые отступы, выравнивание по левому краю (Block format) или с отступом первой строки.
6. Вложения: Все ли файлы прикреплены? Упомянуты ли они в тексте?

Частые ошибки, которых стоит избегать

• Прямой перевод с русского («Рунглиш»): «I want to say that..;» → Лучше: «I would like to state that…» / «I am writing to inform you…».
• Слишком эмоциональный язык: «I am very very sad to leave…» → Лучше: «I regret to inform you…» / «It is with regret that I submit my resignation…».
• Игнорирование структуры: «Стена текста» без абзацев. Получатель (HR, визовый офицер, деканат) сканирует письмо по диагонали за 10 секунд. Абзацы — ваш друг.
• Несоответствие приветствия и прощания: Dear Sir, … Yours sincerely, — Ошибка! Правильно: Dear Sir, … Yours faithfully, (UK) или Dear Sir, … Sincerely yours, (US).
• Указание зарплатных ожиданий в Cover Letter без просьбы: Делайте это только если прямо попросили в вакансии.

Написание письма-заявления на английском — это не творчество, а следование алгоритму. Успех зависит от трех компонентов: правильной структуры (блоки адресов, даты, приветствия, тела, подписи), уместной лексики (клише, связки, формальный регистр) и безупречной грамотности. Используйте приведенные выше шаблоны как «скелет», наполняйте их вашими конкретными данными (скрывая конфиденциальную информацию в черновиках за *), и ваши официальные письма будут производить профессиональное впечатление на любом адресате — будь то HR-менеджер в Лондоне, консуль в посольстве или секретарь приемной комиссии.

Главный совет: Всегда читайте готовое письмо вслух перед отправкой. Ухо лучше глаза ловит неловкие фразы и пропущенные слова.