Запрос цен у поставщика — один из самых распространённых деловых документов. Он используется как в коммерческих закупках, так и в государственных (по 44-ФЗ). Правильно составленное письмо позволяет получить точные ценовые предложения, сравнить условия разных компаний и выбрать оптимального партнёра. В этой статье разберём структуру письма, обязательные элементы и приведём образец.
Что такое письмо-запрос цен
Письмо-запрос цен (запрос коммерческого предложения) — это официальное обращение организации к потенциальному поставщику с просьбой предоставить информацию о стоимости товаров, работ или услуг. Основная цель документа — получение ценовых сведений для будущей закупки. Важно понимать: такой запрос не создаёт обязательств ни для заказчика, ни для поставщика по заключению договора.
В рамках 44-ФЗ запрос коммерческих предложений используется для определения начальной (максимальной) цены контракта. Согласно Методическим рекомендациям Минэкономразвития (приказ № 567 от ), из ответа на запрос должны однозначно определяться:
- цена единицы товара, работы, услуги;
- общая цена контракта на условиях, указанных в запросе;
- срок действия предлагаемой цены;
- расчёт цены — для предупреждения намеренного завышения или занижения стоимости.
Структура письма-запроса
Грамотный запрос цен должен содержать следующие элементы:
Шапка документа
Указываются реквизиты вашей организации: наименование, адрес, телефон, e-mail. Обычно письмо оформляется на фирменном бланке. Также проставляются дата и исходящий номер документа.
Адресат
Наименование организации-поставщика, ФИО и должность руководителя (если известны). Например: «Генеральному директору ООО «*» Иванову И.И.».
Тема письма
Краткая формулировка, например: «О запросе ценового предложения на поставку древесины» или «Запрос коммерческого предложения».
Основная часть
Здесь необходимо максимально конкретно описать, что вам требуется:
- Спецификация товара — точное наименование, характеристики, количество, единицы измерения. Чем точнее описание, тем корректнее будет цена в ответе;
- Условия поставки, место доставки, сроки, требования к упаковке;
- Условия оплаты — предоплата, отсрочка платежа, форма расчётов;
- Требования к качеству — ГОСТы, сертификаты, гарантийные обязательства;
- Срок действия цены — попросите указать, в течение какого периода предложение остаётся актуальным.
Срок и форма ответа
Укажите желаемую дату получения ответа и удобный способ связи (e-mail, почта, ЭДО). Поставщики обычно отвечают быстро, но чёткий дедлайн дисциплинирует стороны.
Подпись
Должность, подпись и расшифровка уполномоченного лица, контактные данные исполнителя для уточнений.
Образец письма-запроса цен
ООО «Пример»
Адрес: 443, г. Самара, ул. Советская, д. 2
Тел.: +7 (846) *—
E-mail: info@*.ru
Исх. № 23/76 от
Генеральному директору
ООО «*»
Петрову П.П.
О запросе ценового предложения на поставку древесины
Уважаемый Пётр Петрович!
ООО «Пример» планирует закупку пиломатериалов хвойных пород в объёме 50 м³ (ГОСТ 24454-80, влажность не более 20%). Просим Вас предоставить коммерческое предложение с указанием:
- цены за единицу товара (за 1 м³) с НДС и без НДС;
- общей стоимости поставки;
- стоимости доставки по адресу: г. Самара, ул. Советская, д. 2;
- сроков поставки и условий оплаты;
- срока действия предлагаемой цены.
Ответ просим направить до на e-mail: zakup@.ru.
С уважением,
Директор по закупкам _______________ / Сидоров С.С. /
Тел.: +7 (846) *—, доб. 1
Практические советы
- Направляйте запрос нескольким поставщикам — для обоснования цены по 44-ФЗ рекомендуется получить не менее трёх коммерческих предложений;
- Ищите поставщиков в ЕИС или на коммерческих ЭТП — важно, чтобы компания работала по рыночным ценам;
- Делайте запросы идентичными — письмо конкретному поставщику и запрос, размещаемый в ЕИС, должны совпадать по содержанию;
- Утвердите шаблон в организации — единая форма запроса упростит работу и снизит риск ошибок;
- Сохраняйте ответы — коммерческие предложения являются официальным подтверждением цены при обосновании НМЦК;
Письмо-запрос цен, несложный, но важный инструмент закупочной деятельности. Чёткая спецификация, конкретные условия и указание срока ответа помогут получить корректные и сопоставимые предложения от поставщиков. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под специфику своей организации и требования законодательства.