Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Объяснительная записка к декларации по упрощенной системе налогообложения (УСН) — это документ‚ который позволяет налогоплательщику разъяснить цифры‚ указанные в декларации‚ предотвратить вопросы со стороны контролирующих органов и избежать штрафов за несоответствие данных. На актуальность грамотного составления этого документа особенно высока в связи с введением новых контрольных соотношений и изменениями в порядке заполнения декларации‚ утвержденными Приказом ФНС России (начиная действовать с );

Что такое объяснительная записка и зачем она нужна?

Важно четко разграничивать понятия: пояснения и объяснительная записка — это разные документы.

Пояснения — обязательная часть декларации по УСН (Раздел 2.1.1 или иные в зависимости от формы)‚ заполняемая по строгим правилам ФНС.
Объяснительная записка, свободная по форме документ‚ который налогоплательщик готовит по своему усмотрению (или по требованию инспекции) для раскрытия сути хозяйственных операций‚ повлиявших на налоговую базу.

Основные цели записки:

Обоснование расхождений между доходами/расходами в декларации и движением средств на расчетном счете.
Разъяснение причин нулевой декларации или существенного снижения налоговой базы.
Подтверждение права на уменьшение налога страховыми взносами (в т.ч. переменными за 2024 год‚ оплаченными в 2025 году).
Описание особенностей учета прослеживаемых товаров (для упрощенщиков с НДС).

Нормативная база на 2026 год

При составлении записки необходимо ссылаться на актуальные нормативные акты:

НК РФ ст. 346.17‚ 346.21‚ 346.23 — порядок определения налоговой базы и заполнения декларации.
Приказ ФНС России от № ЕД-7-3/* (вступ. в силу ) — утверждение новой формы декларации по УСН и порядка ее заполнения.
Письмо ФНС России от № ЕА-36-3/1625 — разъяснения по порядку заполнения новой декларации.
Письмо ФНС России от № СД-4-3/14759 — новые контрольные соотношения (актуальны для проверки до сдачи).
Письмо ФНС России от № СД-4-3/11881 — разъяснения по уменьшению УСН переменными взносами за 2024 год.
Письмо ФНС России от № СД-4-3/4104 — применение норм об уменьшении авансовых платежей.

Структура и обязательные реквизиты записки

Хотя единой формы не существует‚ деловая переписка требует соблюдения стандартов (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Записка должна содержать:

Шапка документа

Наименование получателя: ФНС России по * г. / р-ну (наименование инспекции по месту регистрации).
Данные отправителя: ИП / ООО «»‚ ИНН ‚ КПП (для юрлиц)‚ адрес регистрации .
Контактный телефон: +7 () *—.

Основная часть

Заголовок: «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к налоговой декларации по упрощенной системе налогообложения за 2025 год» (или за отчетный период).
Ссылка на документ: «Направляю объяснительную записку к декларации по УСН‚ поданной (дата/способ сдачи)‚ регистрационный номер ».
Суть разъяснений: Подробное описание ситуаций (см. раздел 4).
Ссылки на документы-основания: Номера и даты первичных документов‚ договоров‚ актов‚ платежных поручений.

Заключительная часть

Дата составления: «*» 2026 г.
Подпись руководителя / ИП: ____________ / * /
МП (при наличии печати).
Приложения: перечень прилагаемых копий документов (постранично).

Типовые ситуации‚ требующие объяснительной записки (с примерами)

Несовпадение доходов в декларации и движений по расчетному счету

Одна из самых частых причин вызова в ФНС. По данным на ‚ ФНС автоматизировала сверку поступивших средств и заявленных доходов.

 Пример формулировки:
 «В декларации по УСН «Доходы» за 2025 г. в строке 010 раздела 1.1 указан доход в размере руб. По выписке из расчетного счета № за тот же период сумма зачислений составила руб. Разница в руб. обусловлена следующими операциями‚ не относящимися к доходам по УСН:
 Возврат покупателю за товар ненадлежащего качества (ПКО № от ) — руб.
 Зачисление страхового возмещения (не доход по ст. 346.15 НК РФ) — руб.
 Перевод собственных средств с вклада — * руб.
 Копии подтверждающих документов приложены». 

Уменьшение налога (авансовых платежей) переменными страховыми взносами за 2024 год

Согласно письму ФНС от № СД-4-3/11881‚ переменные взносы за 2024 год (срок уплаты — 2025 год) подлежат учету при уменьшении налога УСН за 2024 год (в декларации за 2024 год)‚ а не за 2025 год. Это частая ошибка.

 Пример формулировки:
 «В декларации по УСН за 2024 г. (сдана ) в строке 030 раздела 2.1 указано уменьшение налога суммой страховых взносов руб. В данную сумму включены переменные взносы за 2024 год в размере * руб.‚ уплаченные платежным поручением № от (код бюджетной классификации *).
 Основание: п. 3 ст. 346.21 НК РФ‚ письмо ФНС России от № СД-4-3/11881. В 2025 году данные взносы повторно к уменьшению не принимались». 

Сдача «нулевой» декларации

Если декларация сдается с нулевыми показателями (нет движения по счету‚ нет деятельности)‚ инспекция может запросить объяснения.

 Пример формулировки:
 «Декларация по УСН «Доходы минус расходы» за 2025 год сдана с нулевыми значениями налоговой базы и налога. Причина: с по предпринимательская деятельность не велась в связи с (болезнью / обслуживанием в армии / отсутствием заказов / сезонностью). Расчетный счет № не использовался. Движений по счету не было; Уведомление о приостановке деятельности не подавалось‚ так как прекращение деятельности не планируется». 

Учет прослеживаемых товаров (УСН + НДС)

С 2025 года упрощенщики‚ применяющие НДС‚ обязаны учитывать операции с прослеживаемыми товарами. Письмо ФНС от содержит примеры заполнения новых строк декларации.

 Пример формулировки:
 «В разделе 1.2 декларации по УСН за 2025 г. заполнены строки 070–090 в части учета операций с прослеживаемыми товарами (обувь‚ одежда‚ фотоаппараты и др.). Доходы от реализации данных товаров отражены отдельно в соответствии с письмом ФНС от . НДС‚ исчисленный от реализации прослеживаемых товаров‚ принят к вычету в декларации по НДС за соответствующие налоговые периоды». 

Порядок подачи и оформления

Когда и как подавать?

Проактивно: Вместе с декларацией (если вы знаете‚ что данные вызовут вопросы). Подается через тот же канал (ЭДО‚ личный кабинет‚ налог.ру). В качестве вида документа выбирается «Объяснительная записка» или «Иные документы».
Реактивно: В течение 5 рабочих дней после получения требования от ФНС (ст. 101 НК РФ). Требование приходит в ЛК или по ЭДО.

Технические требования (актуально на )

Формат: PDF (скан с подписью) или XML (если требуется структурированный формат по приказу ФНС).
Подпись: УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) руководителя или ИП. При подаче скана — печать (если есть) и живая подпись.
Нумерация страниц: После заполнения посчитайте итоговое количество листов и укажите его на титульном листе. На всех страницах должны быть проставлены ИНН/КПП (п. рекомендации ФНС).
Размер файла: Обычно до 5–10 Мб на один файл. При большом объеме приложений — разбивайте на тома.

Частые ошибки‚ которых стоит избегать

Ошибка	Последствие	Как исправить
Ссылка на устаревшие контрольные соотношения (до )	Отказ в принятии объяснений‚ начисление штрафов ст. 129 НК РФ	Использовать соотношения из письма ФНС от № СД-4-3/14759
Включение переменных взносов 2024 г. в уменьшение УСН за 2025 г.	Завышение убытков/занижение налога за 2025 г.‚ пена‚ штраф ст. 122 НК РФ	Учесть их только в декларации за 2024 г. (подается до / )
Отсутствие ссылок на первичные документы (номера‚ даты)	Инспектор не может проверить обоснование — запрос документов‚ вызов	Обязательно указывайте реквизиты ПКО‚ РКО‚ договоров‚ актов‚ УПД
Подача записки без УКЭП (для ЭДО)	Документ не имеет юридической силы‚ считается неподанным	Подписывать сертификатом организации/ИП
Неуказание ИНН/КПП на всех страницах	Технический отказ в приеме / замечание при камеральной проверке	Проставить реквизиты в колонтитуле каждого листа

Образец структуры файла для загрузки в ЛК ФНС / ЭДО


/Объяснительная_записка_УСН_2025_ИНН_.pdf
 ├── Титульный лист (с ИНН/КПП‚ кол-во листов)
 ├── Текст записки (разбивка по пунктам: 1. Общие сведения‚ 2. По доходам‚ 3. По расходам/взносам‚ 4. По НДС/прослеживаемым)
 ├── Приложение 1: Копия выписки Р/С №  за 2025 г. (с выделением спорных операций)
 ├── Приложение 2: Копии ПКО/РКО № ‚  от *
 ├── Приложение 3: Копия расчета переменных взносов за 2024 г. и ПУ об оплате
 └── Приложение 4: Реестр прослеживаемых товаров (если применимо)

Чек-лист перед отправкой

[ ] Указан верный адресат (ИФНС № * по г. ).
[ ] Указаны корректные ИНН / КПП * на каждой странице.
[ ] Текст не содержит сленга‚ эмоций‚ только факты и ссылки на статьи НК РФ и письма ФНС.
[ ] Все суммы в записке сходятся с декларацией и первичкой до копейки.
[ ] Приложены копии ВСЕХ документов‚ на которые есть ссылки в тексте.
[ ] Файл подписан действующей УКЭП (сертификат не просрочен).
[ ] Размер файла соответствует требованиям портала (обычно < 10 Мб).

Грамотно составленная объяснительная записка — это ваш главный инструмент диалога с ФНС в режиме «до проверки». В 2026 году‚ при ужесточении контрольных соотношений (письмо от № СД-4-3/14759) и переходе на новые формы деклараций (Приказ от )‚ качество этого документа напрямую влияет на вероятность камеральной проверки (ст. 88 НК РФ) и вызова на комиссию (ст. 101 НК РФ).

Рекомендация: Не копируйте шаблоны слепо. Адаптируйте текст под вашу конкретную бизнес-ситуацию‚ прикрепляйте подтверждающие бумаги и сдавайте записку проактивно вместе с декларацией‚ если видите риск расхождений. Это сэкономит время‚ нервы и деньги.

Данная статья подготовлена на основании актуального на года законодательства и разъяснений ФНС России. Не является правовой консультацией. Для решения сложных вопросов обратитесь к профессиональному налоговому консультанту.