Объяснительная записка — это официальный документ, который сотрудник пишет по требованию работодателя для выяснения причин совершения проступка․ В контексте уборки такие проступки могут касаться: некачественного выполнения санитарных норм, отказа от выполнения уборочных работ (если они входят в должностные обязанности), порчи имущества при уборке или нарушения графика уборки․ Ниже приведена пошаговая инструкция, правовые основы и готовые шаблоны․
Правовые основания: может ли работодатель требовать объяснительную?
Согласно ст․ 193 ТК РФ, дисциплинарное взыскание (замечание, выговор, увольнение) не может быть применено без письменного объяснения сотрудника․ Порядок выглядит так:
- Руководитель составляет акт о нарушении (например, акт о некачественной уборке помещения), подписывает его с комиссией/свидетелями․
- Сотруднику вручается требование написать объяснительную (обычно в течение 2 рабочих дней)․
- Сотрудник пишет записку от руки или на компьютере (оба варианта законны)․
- Если сотрудник отказывается писать — составляется акт об отказе (не менее 3 человек в комиссии)․ Это не лишает права на взыскание, но фиксирует факт отказа․
Важно: Требовать объяснительную можно только в отношении работника по трудовому договору․ С самозанятыми, подрядчиками (ГПХ) или клининговыми компаниями отношения регулируются гражданским кодексом и договором, там действуют штрафные санкции, а не ТК РФ․
Структура и обязательные реквизиты объяснительной
Строгой формы (бланка) не существует, но деловой оборот требует наличия следующих элементов:
- Шапка: Кому (ФИО директора/руководителя, название ООО/ИП), От кого (ФИО автора, должность, структурное подразделение)․
- Заголовок: «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» (по центру)․
- Суть события: Дата, время, место, обстоятельства (что именно произошло с уборкой)․
- Причины: Объективные (техника сломалась, нет средств, чужой мусор, болезнь) или субъективные (недосмотр, незнание норм)․
- Меры по исправлению/профилактике: Что сделано или будет сделано (переуборка закуплена, изучен чек-лист)․
- Дата и подпись с расшифровкой․
Типовые ситуации и образцы формулировок
Ниже приведены шаблоны для самых частых случаев․ Данные в квадратных скобках замените на свои․ Персональные данные (телефоны, адреса регистрации, паспортные данные) в примерах замаскированы․
Ситуация 1: Некачественная уборка (претензия заказчика/начальника)
Причина: недостаток времени, отсутствие средств, высокая нагрузка, незнание стандарта․
Иванову И․И․
От кого: Уборщицы отдела уборки
Петровой А․С․ (таб․ № *)
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
DD․MM․2026 * г․ в : мне было предъявлено замечание по качеству уборки в офисе № * (этаж )․
Причина некачественного выполнения: в смену не поступили расходные материалы (средство для стекол, пакеты для мусора) со склада к :․ Заявка на пополнение подана была * DD․MM․2026 * (рег․ № *), однако кладовщик отказал в выдаче со ссылкой на отсутствие на остатках․
Физически не было возможностью довести уборку до стандарта без химии․ После получения средств (в 
провел(а) повторную уборку проблемных зон․
Прошу принять к сведению и не применять к мне дисциплинарное взыскание, так как вины в произошедшем не несу․
Подпись: _____________ / Петрова А․С․ /
Ситуация 2: Отказ выполнять уборку (не входит в должностные обязанности)
Важно: Если уборка НЕ прописана в трудовом договоре/описании должности — это не проступок․
Сидорову П․П․
От кого: Менеджера по продажам
Козлова Д․М․ (таб․ № *)
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
В отношении устного поручения от DD․MM․2026 * г․ о мытье полов в конференц-зале после совещания сообщаю следующее․
Согласно моему трудовому договору № от DD․MM․202Y * г․ и должностной инструкции (утв․ приказом № ), мои обязанности заключаются в ведении клиентской базы и переговорах․ Функции уборщицы/приборщика в мои обязанности не входят․
Выполнение посторонней работы противоречит ст․ 60 ТК РФ (запрет на выполнение работы, не предусмотренной договором)․ Готов(а) организовать вызов уборщицы штата/аутсорса через администратора․
Подпись: _____________ / Козлов Д․М․ /
Ситуация 3: Порча имущества при уборке (полив техники, царапина паркет)
Здесь важно указать на отсутствие умысла и нарушении инструкции по безопасности/эксплуатации․
Смирнову В․В․
От кого: Уборщицы производственного цеха
Волковой Е․Н․ (таб․ № *)
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
DD․MM․2026 * г․ во время влажной уборки участка № случайно пролил(а) воду на блок питания сервера (инв․ № ), стоявшего на полу в нарушение правил размещения оборудования (по инструкции по охране труда оборудование должно быть на подставках не ниже 20 см от пола)․
Действовал(а) по регламенту уборки (приказ № ), не мог(ла) предугадать наличие техники в зоне риска․ Меры приняты: сразу отключил(а) питание, вызвал(а) сисадмина * (тел․ —)․
Прошу учесть обстоятельства: отсутствие умысла, нарушение правил размещения техники сторонними сотрудниками․
Подпись: _____________ / Волкова Е․Н․ /
Ситуация 4: Пропуск плановой уборки (опоздание/отсутствие на смене)
Связано со ссылкой из интернета про опоздания․ Причина должна быть уважительной (боль, задержка транспорта, форс-мажор)․
Козлову С․С․
От кого: Уборщика ночной смены
Морозова К․В․ (таб․ № *)
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
По факту неявки на смену DD․MM․2026 * г․ (начало смены объясняю:
В : вызвало острое зубное боль․ Обратился(ась) в стоматологию «» по адресу: г․ , ул․ , д․ * (чек № * прилагаю)․ Врач выдал справку на освобождение от работы на DD․MM․2026 * г․ (справка 095/у прилагается)․
О невозможности выйти на связь заранее сообщаю: телефон разрядился в пути к врачу, зарядное устройство было дома․
Прошу не считать это прогулом, так как отсутствие было вынужденным по состоянию здоровья․ К DD․MM․2026 г․ выйду на работу․
Подпись: _____________ / Морозов К․В․ /
Нюансы для сотрудников клининговых компаний (аутсорс)
Если вы работаете в клининговой фирме, а объект уборки — заказчик (офис, ТЦ, склад):
- Объяснительную пишете своему работодателю (клининговой компании), а не заказчику․
- Заказчик пишет акт/претензию вашей компании․
- В объяснительной ссылайтесь на Чек-лист / Технологическую карту вашей компании: «Уборка выполнена по чек-листу № , п․ , подписано контролером *»․
- Если претензия несправедлива, просите предъявить фото/видеофиксацию нарушения с меткой времени․
Советы: как написать так, чтобы не уволили
- Пишите факты, а не эмоции․ Не «Начальник придирается», а «Претензия по п․ 4 чек-листа (пятна на столе) не обоснована: стол полирован восковым составом, дающий блеск, принятый за пятно»․
- Ссылайтесь на документы․ Должностная инструкция, График уборки, Санитарные правила (SanPiN), Технологические карты, Приказы по ОТ․
- Укажите на системные проблемы․ Нет инвентаря, сломан пылесос, не вывезли мусор, заказчик не предоставил доступ — это обстоятельства, смягчающие вину․
- Предложите решение․ «Готов(а) провести переуборку к :», «Прошу закупить профессиональную химию», «Прошу скорректировать график уборки с учетом нагрузки»․
- Срок сдачи․ ТК РФ дает 2 рабочих дня․ Пишите в день получения требования — так надежнее․
- Копия․ Попросите поставить входящий номер на вашей копии или сфотографируйте записку на столе у секретаря/HR с датой/временем․
Что делать, если вы не согласны с фактом нарушения?
В объяснительной прямо укажите: «С фактом нарушения не согласен(на)․ Уборка выполнена в полном объеме согласно графику № * от DD․MM․YYYY․ Имеются фото/видео подтверждения (файлы на флешке/в облаке/в отчете в приложении *)․ Прошу провести повторную проверку в присутствии свидетелей/профсоюза»․
Работодатель обязан рассмотреть ваше объяснение․ Если взыскание все же наложено, его можно обжаловать в трудовой инспекции (ГИТ) или суде в течение 3 месяцев (ст․ 393 ТК РФ)․
Чек-лист перед сдачей объяснительной
- [ ] Адресат (ФИО директора/начальника) указан верно?
- [ ] Мои ФИО, должность, табельный номер указаны?
- [ ] Дата события и дата написания совпадают/логичны?
- [ ] Описана конкретная ситуация (кто, что, где, когда)?
- [ ] Причины изложены четко (объективные/субъективные)?
- [ ] Есть ссылки на документы (договор, инструкция, акт, чек, справка)?
- [ ] Приложения перечислены (справка, фото, чек-лист, заявка на склад)?
- [ ] Нет грубости, угроз, нецензурной лексики?
- [ ] Поставлена личная подпись и расшифровка?
- [ ] Получена отметка о принятии (вх․ номер/подпись получателя) на моей копии?
Объяснительная по уборке — это не признание вины, а ваше конституционное право на защиту (ст․ 51 Конституции РФ, ст․ 193 ТК РФ)․ Грамотно написанный документ фиксирует вашу позицию, перекладывает ответственность на системные проблемы (если они есть) и служит доказательством в суде или ГИТ․ Всегда храните копию и приложения․ Действуйте спокойно, деловито и по фактам․
Статья подготовлена на основе ТК РФ и судебной практики по состоянию на г․ Не является правовой консультацией․ В сложных случаях обратитесь к трудовому юристу․